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Die elektronische Patientenakte (ePA) ist das zentrale Element des digital vernetzten Gesundheitswesens. In ihr sollen alle wichtigen Informationen zum Gesundheitszustand und zur Krankheitsgeschichte eines Patienten gespeichert werden. Für Psychotherapeuten mit Kassensitz ist die Nutzung der ePA seit Oktober 2025 gesetzlich verpflichtend. Doch in der Branche wird Kritik laut: Sind die Patientendaten in der ePA wirklich sicher? Und wie sieht der Arbeitsalltag mit der elektronischen Akte überhaupt aus? In diesem Artikel wollen wir die Funktionsweise, die Voraussetzungen und das Potenzial der digitalen Patientenakte aus dem Blickwinkel von Psychotherapeuten näher beleuchten.

Die elektronische Patientenakte gilt als “Herzstück” der Digitalisierung im Gesundheitswesen. Sie soll medizinische Befunde und Informationen aus vorherigen Behandlungen über Praxis- und Krankenhausgrenzen hinweg verfügbar machen und dadurch die allgemeine Behandlungsqualität verbessern – beispielsweise indem unnötige Mehrfachuntersuchungen vermieden oder mögliche Wechselwirkungen unterschiedlicher Arzneimittel angezeigt werden.

Bei der Nutzung der ePA gilt das Opt-Out-Verfahren. Das bedeutet: Sofern ein Patient nicht aktiv widerspricht, erhält er eine eigene ePA von seiner Krankenkasse – und Psychotherapeuten müssen diese Akte lesen und befüllen können. So sieht es das Gesetz zur Beschleunigung der Digitalisierung des Gesundheitswesens (Digital-Gesetz) vor.

Nach einer schleppenden Testphase in Hamburg, Franken und Teilen Nordrhein-Westfalens ging die ePA mit Verzögerung im April 2025 an den Start. Bundesweit war die elektronische Akte erst freiwillig nutzbar. Seit dem 1. Oktober 2025 sind Psychotherapeuten mit Kassensitz zur Nutzung verpflichtet.

Aber was bedeutet das genau für die Psychotherapie? Wie funktioniert die ePA im Therapiekontext, wer hat Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen und wie steht es um den Datenschutz? Und welche technischen Voraussetzungen müssen überhaupt gegeben sein, um als Psychotherapeut mit der ePA arbeiten zu können? All diese Fragen klären wir im folgenden Blogbeitrag. 

Die Grafik symbolisiert, dass sich ein Psychotherapeut für den Newsletter von Praxissoftware-Anbieter RED erfolgreich angemeldet hat oder ein PDF (Sitzungsprotokoll, Praxisgründung, Anamnesebogen) erhalten hat.

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Psychotherapie: So funktioniert die ePA

Benötigt jeder Patient eine eigene ePA?

Nein. Die Nutzung einer elektronischen Patientenakte steht jedem Versicherten frei. Es ist jedoch das erklärte Ziel des BMG, dass Ende 2025 über 80 % der Versicherten die ePA nutzen. 

Wichtig: Im Rahmen der ePA-Nutzung gilt das “Opt out”-Verfahren. Demnach müssen die Kassen ihren Versicherten automatisch eine eigene Akte zur Verfügung stellen – es sei denn, der Patient widerspricht aktiv. In den Jahren zuvor galt noch das “Opt-in”-Prinzip: Patienten erhielten die ePA nur dann, wenn sie aktiv auf ihre Krankenkasse zugingen und diese beantragten.

Die ePA ist sowohl ein Speichermedium als auch eine Informationsquelle. Gespeichert werden Patientendaten, wie etwa Notfalldatensätze, Diagnosen, Befunde und Therapiemaßnahmen. Außerdem können auch patienteneigene Daten (wie beispielsweise ein Tagebuch mit therapiebezogenen Inhalten) digital hinterlegt werden. Damit haben Patientinnen und Patienten alle relevanten Informationen auf einen Blick vorliegen und können diese ihren Ärzten, Apothekern – und natürlich auch ihren Psychotherapeuten – zur Verfügung stellen.

Gespeichert werden diese Daten übrigens in den unterschiedlichsten Formaten, z. B. als PDF-Dokumente, aber auch in strukturierter Form als sogenannte medizinische Informationsobjekte. Dazu gehören beispielsweise der elektronische Medikationsplan oder der elektronische Impfausweis. 

Wichtig: Patienten sollen ihre ePA ein Leben lang nutzen können. Aus diesem Grund werden die Daten nicht wie im Papierformat nach 10 Jahren gelöscht, sondern können für eine unbegrenzte Zeit gespeichert werden. Die Daten sind also jederzeit verfügbar – ganz ohne Papierchaos.

Als Eigentümer aller in der ePA gespeicherten Informationen liegt die Datenhoheit beim Patienten selbst. Grundsätzlich haben Psychotherapeuten, Ärzte, Apotheken und Krankenhäuser also keinen Zugriff auf die Daten – es sei denn, der Patient hat die entsprechenden Zugriffsrechte erteilt.

Der Patient kann Ihnen auf zwei verschiedene Wege Zugriff auf seine Patientenakte geben:

  • indem er Ihnen manuell eine Berechtigung in seiner ePA-App erteilt.
  • indem er Ihnen seine eGK übergibt und Sie diese in Ihrer Praxis einlesen.

Sobald Sie den Zugriff erhalten haben, können Sie Dokumente in der ePA einsehen und hinterlegen. Generell ist der Zugriff für alle Heilberufler aber auf 90 Tage beschränkt und muss dann wieder manuell oder durch das Stecken der eGK erneuert werden.

Was Sie auch wissen sollten: Die in der ePA gespeicherten Daten können auch für medizinische Forschungsprojekte verwendet werden. Beim Einrichten der ePA-App wird der Versicherte über die Nutzung der hochgeladenen Dokumente für Forschungszwecke informiert. Lehnt der Patient diese Freigabe nicht aktiv ab, wird dies als Zustimmung gewertet. Die Informationen können dann pseudonymisiert an Forschungsprojekte weitergeleitet werden. Dort unterstützen sie beispielsweise die Entwicklung neuer Therapieansätze.

Wichtig: Sofern der Patient nicht aktiv widerspricht, stellen die Krankenkassen alle Leistungs- und Abrechnungsdaten für den Versicherten in die ePA ein. Abgesehen davon können Krankenkassen allerdings – ebenso wie die Betreiber der ePA – zu keiner Zeit auf die in der Patientenakte gespeicherten Daten zugreifen.

Daten können vom Patient selbst sowie seinen Behandlern in die ePA eingestellt werden. Der Patient hat dazu eine ePA-App (beispielsweise auf seinem Smartphone), mit der er Bilder und Dokumente in seine ePA einstellen kann. Psychotherapeuten können – wie andere Heilberufler auch – Dokumente direkt aus ihrer Praxissoftware für die ePA des Patienten bereitstellen, sofern dieser ihnen die entsprechenden Zugriffsrechte erteilt hat.

Im Idealfall geschieht dieser Übertragungsvorgang komfortabel per Drag and Drop. Die Daten in der ePA sind dabei nur Kopien, denn die Primärdokumentation bleibt selbstverständlich in der Praxissoftware bestehen.

Wichtig: Psychotherapeuten stoßen die Datenübertragung selbst an, müssen sich dafür aber stets die Genehmigung des Patienten einholen. Dies geschieht entweder, indem der Patient in seiner ePA-App dem Therapeuten aktiv den Zugriff erteilt, oder indem er seine eGK in das Kartenterminal steckt (sog. Behandlungskontext). Auch ist ein Gespräch über die Widerspruchsmöglichkeiten des Patienten notwendig (siehe nächster Punkt).

Alle Daten liegen verschlüsselt in der ePA ab. Das bedeutet, dass niemand außer dem Versicherten und den Zugriffsberechtigten diese Informationen einsehen kann – auch nicht die Krankenkasse.

Technisch betrachtet ist die ePA außerdem Teil der Telematikinfrastruktur (TI). Hierbei handelt es sich um ein in sich geschlossenes Netzwerk, das hohen Sicherheitsanforderungen unterliegt und dessen Server sich allesamt in Deutschland befinden. So muss jeder Heilberufler beispielsweise über spezifische TI-Hardware verfügen (z. B. Konnektor und Signaturkarten), um Daten aus der ePA auslesen zu können. Psychotherapeuten, die die ePA ihrer Patienten lesen oder befüllen, arbeiten also absolut im Einklang mit den europäischen Datenschutzbestimmungen.

Und: Selbst die IT-Experten vom Chaos Computer Club (CCC) haben es bei ihrem Test-Angriff nicht geschafft, Patientendaten direkt von den Servern der Telematikinfrastruktur auszulesen. Zwar konnte der CCC zeigen, dass man über einige Tricks an die notwendige TI-Hardware gelangen kann, um sich als “Berechtigter” auszugeben und Zugriff zur TI zu erlangen – patientenbezogene Daten konnte der Verein jedoch zu keinem Zeitpunkt auslesen.

Dennoch muss klar sein, dass es nie eine hundertprozentige Datensicherheit gibt – weder in der mehrfach geschützten TI noch in Form der Papierakten.

Wichtig: Nur medizinische Einrichtungen wie Praxen, Apotheken oder Krankenhäuser verfügen über die technischen Voraussetzungen, um Inhalte der Patientenakte lesen zu können.

Generell gilt: Der Patient entscheidet immer selbst, ob und wie er seine ePA nutzt. Möchte er zum Beispiel keine ePA zur Verfügung gestellt bekommen, muss er dies seiner Krankenkasse mitteilen. Verfügt er hingegen über eine ePA, kann er dem Heilberufler auftragen, bestimmte Inhalte gar nicht erst hochzuladen.

Außerdem kann der Patient bereits eingestellte Dokumente ausblenden oder einzelne Dokumente nur für einen bestimmten Zeitraum zugänglich machen. Generell ist das Zugriffsrecht aller Heilberufler auf 90 Tage beschränkt. Anschließend muss der Patient den Zugriff erneut erteilen.

Wichtig: Als Psychotherapeut gelten für Sie besondere Informationspflichten zum Thema ePA. Konkret bedeutet das, dass Sie den Patienten ausdrücklich auf seine Widerspruchsmöglichkeit hinweisen und einen solchen ePA-Widerspruch in der Behandlungsdokumentation innerhalb Ihrer Praxissoftware dokumentieren müssen.

Psychotherapie: Technische Voraussetzungen für die ePA

Anforderungen an Praxen:

Als Psychotherapeut sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, patientenbezogene Untersuchungen und Maßnahmen zu dokumentieren. Um Inhalte aus Ihrem Praxissystem in die elektronische Patientenakte zu übertragen oder ePA-Dokumente einzusehen, muss Ihre Praxis über folgende technische Voraussetzungen verfügen:

Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur ist Grundvoraussetzung für die ePA-Nutzung. Es ist außerdem wichtig, dass Sie einen ePA-fähigen Konnektor nutzen. Das bedeutet: Sie sollten das PTV4-Update auf dem Konnektor installiert haben. Übrigens: Um der Praxis einen direkten Zugriff auf die ePA zu erteilen, muss der Patient seine eGK in das Kartenterminal stecken. Es sollte daher stets ein Kartenterminal in Ihrer Praxis geben.

Tipp: Mit RED telematik müssen Sie sich nicht um Konnektor-Updates kümmern, da das sensible IT-Gerät nicht in Ihrer Praxis, sondern in einem mehrfach gesicherten Rechenzentrum steht. Dort kümmern sich IT-Profis darum, dass alles funktioniert. So können Sie rund um die Uhr auf die Akten Ihrer Patienten zugreifen, ohne sich mit komplizierten Technik-Themen beschäftigen zu müssen.

Mehr zu RED telematik

Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Praxissoftware ein sogenanntes ePA-Modul installiert ist. Erst dadurch wird die wechselseitige Datenübertragung zwischen dem PVS und der ePA ermöglicht. Das Modul ist entweder in Ihrer Software enthalten oder kann kostenpflichtig installiert werden.

Tipp: Mit RED medical können Sie – ganz ohne zusätzliche Module und Kosten – vollumfänglich mit der ePA arbeiten und haben auch Zugriff auf alle weiteren eHealth-Funktionen (eArztbrief, KIM, etc.).

Mehr zu RED medical

Der elektronische Heilberufsausweis (“eHBA”) ist erforderlich, um medizinische Dokumente, die in die ePA eingestellt werden sollen, durch digitale Signaturen zu validieren.

eHBA bestellen

Anforderungen an Ihre Patienten:

Die Versicherten benötigen folgende technischen Ausstattungen:

Der Zugriff auf Patientenseite erfolgt über die ePA-App. Diese erhalten Versicherte von ihrer jeweiligen Krankenkasse (inklusive der Zugangsdaten). Für Patienten ohne Smartphone oder Tablet ist auch eine PC- oder Laptop-Version der ePA erhältlich. Diese verfügt jedoch nur über einen eingeschränkten Funktionsumfang. Eine Auflistung der ePA-Apps aller gesetzlichen Krankenkassen finden Sie auf der Themenseite der gematik.

Die elektronische Gesundheitskarte (eGK) mit sogenannter Near Field Communication Function (“NFC”) beantragen Versicherte bei ihrer Krankenkasse.

Annika Götz ist Vertriebsleiterin bei RED und berät Psychotherapeuten zur RED medical Praxissoftware.

Die ePA in RED medical

In unserer Praxissoftware RED medical können Sie einfach und bequem auf die ePA zugreifen. Das moderne System erleichtert Ihnen zudem Dokumentation, Praxisverwaltung und Abrechnung. Buchen Sie noch heute einen Termin und lernen Sie unsere Psychotherapie-Software in einer kostenlosen, unverbindlichen Demo kennen.

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Psychotherapie: Erstattung & Vergütung der ePA

Erstattung

Die Kosten, die im Rahmen der Implementierung und Nutzung der TI-Funktionalitäten (und damit auch der ePA) anfallen, werden seit Juli 2023 durch die monatliche TI-Pauschale ausgeglichen. Die Höhe dieser Pauschale ist abhängig von der Praxisgröße, dem Zeitpunkt der Erstausstattung und (falls bereits erfolgt) dem Zeitpunkt des Konnektortauschs.

Der nachfolgenden Übersicht können Sie entnehmen, wie hoch Ihre monatliche TI-Erstattung ausfällt:

Aktualisierte Übersicht der 2025 geltenden, monatlichen TI-Erstattungspauschalen für Psychotherapeuten – unterteilt nach Praxisgröße und Zeitpunkt des Erstanschlusses an die Telematikinfrastruktur.

Wichtig: Achten Sie bei der Wahl Ihrer Praxissoftware darauf, dass alle gesetzlich geforderten eHealth-Funktionen enthalten sind, da andernfalls die Erstattung gekürzt wird oder sogar ganz entfällt. Mit RED medical sind Sie hier auf der sicheren Seite.

Vergütung

Für das Erfassen, Verarbeiten und Speichern von Daten auf der ePA können Psychotherapeuten folgende GOP-Ziffern abrechnen:

  • Erstbefüllung (nur wenn noch keine ePA vorhanden ist)
    GOP 01648 (2025: 89 Punkte)
  • Weitere Befüllung (Zuschlags-Pauschale, einmal pro Behandlungsfall)
    GOP 01647 (2025: 15 Punkte)
  • Weitere Befüllung ohne Patientenkontakt (Zuschlags-Pauschale)
    GOP 01431 (2025: 3 Punkte)

Genauere Informationen können Sie dieser Seite entnehmen.

Diese Positionen sind voraussichtlich noch bis Ende 2025 abrechenbar. Dann wollen die KBV und der GKV-Spitzenverband entscheiden, wie die ePA ab 2026 vergütet wird.

Drei ePA-Tipps für Psychotherapeuten

Es lohnt sich nicht, das Thema ePA zu ignorieren.

Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig und aktiv mit dem Thema ePA auseinanderzusetzen – allein schon, um Ihrer beruflichen Sorgfaltspflicht nachzukommen und sich juristisch abzusichern. Schließlich wird im Rahmen der psychotherapeutischen Behandlung der Zugriff auf die ePA notwendig sein – und im Streitfall kann auch der Rechtsanwalt des Patienten Einsicht in die ePA erlangen.

Unser Tipp: Informieren Sie sich zum Thema, tauschen Sie sich mit Ihren Kollegen aus und klären Sie Ihre internen Abläufe, um möglichst schnell Routinen im Umgang mit der ePA zu etablieren. Wir hoffen sehr, dass Ihnen dieser Blogartikel dabei hilft!

Ohne TI-Anbindung können Sie die ePA Ihrer Patienten nicht lesen und befüllen, keine KIM-Nachrichten von Ihren Kollegen erhalten und müssen obendrein mit Honorarkürzungen rechnen. Sie benötigen also unbedingt einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur.

Unser Tipp: Holen Sie sich einen TI-Zugang, der sicher funktioniert, preiswert erhältlich ist und Ihnen technischen Aufwand erspart – so wie RED telematik.

Die ePA alleine gewährleistet kein lückenloses Bild eines Patienten – sie ist schließlich keine ärztliche Fallakte, sondern eine vom Patienten selektierte Auswahl an medizinischen Dokumenten ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Umso wichtiger ist es, dass Ihre Praxissoftware alle wirklich relevanten Daten über den Patienten zentral und übersichtlich bündelt und einen möglichst einfachen Datenaustausch mit der ePA gewährleistet.

Unser Tipp: Wechseln Sie zu einer Praxissoftware, die eine einfache und unkomplizierte Arbeit mit der ePA ermöglicht und Sie bestmöglich bei Ihren Therapieentscheidungen unterstützt – so wie RED medical.

Mit RED medical die ePA befüllen

Junge Frau verwaltet ihre Psychotherapie-Patientenakte elektronisch am Laptop.

Mit der ePA erhalten Sie (und Ihr Patient) nun ein zusätzliches Werkzeug, um die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation mit anderen Heilberuflern – insbesondere auch mit anderen Psychotherapeuten – zu teilen. Eine Arbeitserleichterung stellt die ePA zwar zunächst nicht dar; in ihrer Funktion als zentrale Informationsquelle unterstützt sie aber den Austausch unter den verschiedenen Fachgruppen enorm und trägt so zu einer ganzheitlichen Behandlung bei.

Um das Potenzial der ePA voll auszunutzen, ist aber auch eine Praxissoftware notwendig, die eine unkomplizierte und vor allem schnelle Arbeit mit Patientenakten ermöglicht. 

Wir bei RED haben ein Praxisverwaltungssystem entwickelt, das genau das ermöglicht. Mit RED medical sind Sie bestens auf den zielgerichteten Einsatz der ePA vorbereitet und können auch alle anderen TI-Fachanwendungen auf dem höchstmöglichen Sicherheitsniveau nutzen.

Ihre Vorteile mit RED medical

Praxisgründung in der Psychotherapie: Das Bild zeigt einen Computerbildschirm, ein Smartphone und ein Tablet. Auf den Geräten sind jeweils unterschiedliche Anwendungen der RED medical Praxissoftware geöffnet.

  • Vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Patientendaten
  • Automatische, fortlaufende Datensicherungen
  • Revisionssichere Praxisverwaltung
  • Daten werden in deutschem Rechenzentrum verarbeitet
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • 100 % DSGVO-konform

  • Optimale Protokollierung Ihrer Behandlungen
    • Vorgefertigte Textbausteine
    • Integrierte Spracherkennung
    • Dokumentation via Tablet & Stift
    • Einfügbare Bilder & Dokumente
  • Leicht verständliche Patientenakte
    • Übersichtliche Struktur
    • Klares Farbleitsystem
    • Protokolle, Notizen, Formulare & Diagnosen auf einen Blick
  • Intelligente Diagnose- & Leistungserfassung
    • Unterstützung bei Diagnose-Kodierung
    • Effizientes Arbeiten dank Dauerdiagnosen
    • Leistungsziffer-Ketten, um zeitintensive Einzel-Eingaben zu vermeiden

  • Einfache, schnelle Abrechnung mit Ihrer KV
  • Effiziente Abrechnung mit Privatpatienten
  • Einfache Rechnungsstellung an Selbstzahler
  • Frei gestaltbares, individuelles Rechnungsdesign
  • Abrechnung via Verrechnungsstellen möglich

  • Intelligenter Terminkalender (inkl. automatischer Verknüpfung zur Patientenakte)
  • Klar strukturierte Patientenübersicht
  • Integrierte Warteliste & frei definierbare Patientengruppen
  • Umfangreiche Reports, Leistungsberichte und Statistiken

  • Marktführende Videosprechstunde RED connect in RED medical integriert
  • Kein separates Video-Tool notwendig (großes Sparpotenzial)
  • Videotermine direkt mit der Patientenakte und dem Terminkalender verknüpft
  • RED als zentraler Ansprechpartner für PVS und Videotherapie

  • Kein Server in Ihrer Praxis notwendig
  • Wartungen, Datensicherungen und Updates laufen automatisch
  • IT in Händen von Experten (inkl. 24/7-Monitoring) 
  • Mehr Zeit für Ihre Patienten

  • Fachlich geschulte Mitarbeiter
  • Kommunikation auf Augenhöhe
  • Schnelle Reaktionszeiten
  • Sehr hohe Erreichbarkeit (auch samstags)
  • Hohe Kundenzufriedenheit

  • Alle notwendigen eHealth-Funktionen integriert 
  • ePA, KIM, VSDM – alles direkt nutzbar 
  • Die KV zahlt Ihre TI-Erstattung in voller Höhe aus 
  • Keine Kürzung der Pauschale zu befürchten

  • Niedrige monatliche Gebühren
  • Keine Kosten für einen eigenen Server
  • Teure Technikereinsätze vor Ort fallen weg
  • Updates, Wartungen, Datensicherungen und 24/7-Monitoring im Preis enthalten
  • Keine Mindestvertragslaufzeit und kurze Kündigungsfrist

Informieren Sie sich jetzt zu unserer zertifiziert sicheren und innovativen Praxissoftware:

Praxissoftware für die Psychotherapie: Grafische Darstellung eines Computers, einer Tastatur, eines Aktenordners und eines Notizbuchs. Auf dem Bildschirm des Computers ist das Gesicht einer Patientin sowie ein E-Mail-Symbol zu sehen, das eine neue Benachrichtigung anzeigt.

RED medical

Unsere zertifiziert sichere Praxissoftware erleichtert den Arbeitsalltag vieler Psychotherapeuten – sei es bei der Dokumentation, der Abrechnung oder der Befüllung der ePA.