Die elektronische Patientenakte (ePA) ist das zentrale Element des digital vernetzten Gesundheitswesens. In ihr sollen alle wichtigen Informationen zum Gesundheitszustand und zur Krankheitsgeschichte eines Patienten gespeichert werden. Seit Juli 2021 müssen auch alle Vertragspsychotherapeuten die ePA lesen und befüllen können. Doch in der Branche wird Kritik laut: Sind die Patientendaten in der ePA wirklich sicher? Und wie sieht ein zukünftiger Arbeitsalltag mit der elektronischen Akte überhaupt aus? In diesem Artikel wollen wir die Funktionsweise, die Voraussetzungen und das Potential der digitalen Patientenakte aus dem Blickwinkel von Psychotherapeuten näher beleuchten.

Inhaltsverzeichnis

Die elektronische Patientenakte gilt als “Herzstück” der Digitalisierung im Gesundheitswesen. Sie soll medizinische Befunde und Informationen aus vorherigen Behandlungen über Praxis- und Krankenhausgrenzen hinweg verfügbar machen und dadurch die allgemeine Behandlungsqualität verbessern – beispielsweise indem unnötige Mehrfachuntersuchungen vermieden oder mögliche Wechselwirkungen unterschiedlicher Arzneimittel angezeigt werden.

Von einer flächendeckenden Nutzung der ePA kann (Stand Februar 2024) jedoch kaum die Rede sein – und das, obwohl die Krankenkassen ihren Versicherten bereits seit dem 1. Januar 2021 auf Wunsch eine eigene ePA bereitstellen müssen. Um die Hürden in der praktischen Umsetzung zu senken und die Nutzungszahlen deutlich zu steigern, wird jedem Versicherten ab Januar 2025 nun automatisch eine elektronische Patientenakte im Rahmen des Opt-Out-Verfahrens bereitgestellt – so sieht es das Gesetz zur Beschleunigung der Digitalisierung des Gesundheitswesens (Digital-Gesetz) vor. 

Aber was bedeutet „Opt-out“ genau? Wie funktioniert die ePA, wer hat Zugriff auf die Daten und wie steht es um den Datenschutz? Und welche technischen Voraussetzungen müssen überhaupt gegeben sein, um die ePA als Psychotherapeut lesen und befüllen zu können? All diese Fragen klären wir im folgenden Blogbeitrag. 

Psychotherapie: So funktioniert die ePA

Benötigt jeder Patient eine eigene ePA?

Nein. Die Nutzung einer elektronischen Patientenakte steht jedem Versicherten frei. Es ist jedoch das erklärte Ziel des BMG, dass Ende 2025 über 80 % der Versicherten die ePA nutzen. Das ist durchaus ambitioniert: Aktuell verfügen gerade einmal 1 % der Versicherten über eine elektronische Patientenakte (Stand Dezember 2023).

Wichtig: Bisher erhalten Patienten nur eine elektronische Patientenakte, wenn sie aktiv auf ihre Krankenkasse zugehen und diese beantragen (“Opt-in”). Das wird sich ab 2025 ändern: Dann müssen die Kassen ihren Versicherten automatisch eine eigene Akte zur Verfügung stellen – es sei denn, der Patient widerspricht. Diese Lösung wird auch als “Opt-out”-Verfahren bezeichnet.

Die ePA ist sowohl ein Speichermedium als auch eine Informationsquelle. Gespeichert werden Patientendaten, wie etwa Notfalldatensätze, Diagnosen, Befunde und Therapiemaßnahmen. Außerdem können auch patienteneigene Daten (wie beispielsweise ein Tagebuch mit therapiebezogenen Inhalten) digital hinterlegt werden. Damit haben Patientinnen und Patienten alle relevanten Informationen auf einen Blick vorliegen und können diese ihren Ärzten, Apothekern – und natürlich auch ihren Psychotherapeuten – zur Verfügung stellen.

Gespeichert werden diese Daten übrigens in den unterschiedlichsten Formaten, z. B. als PDF-Dokumente, aber auch in strukturierter Form als sogenannte medizinische Informationsobjekte. Dazu gehören beispielsweise der elektronische Medikationsplan oder der elektronische Impfausweis. 

Wichtig: Patienten sollen ihre ePA ein Leben lang nutzen können. Aus diesem Grund werden die Daten nicht wie im Papierformat nach 10 Jahren gelöscht, sondern können für eine unbegrenzte Zeit gespeichert werden. Die Daten sind also jederzeit verfügbar – ganz ohne Papierchaos.

Als Eigentümer aller in der ePA gespeicherten Informationen liegt die Datenhoheit beim Patienten selbst. Grundsätzlich haben Psychotherapeuten, Ärzte, Apotheken und Krankenhäuser keinen Zugriff auf die Daten, es sei denn, der Patient oder die Patientin hat entsprechende Zugriffsrechte erteilt. Wurde diese Befugnis gewährt, ist zum Beispiel auch der zuständige Psychotherapeut in der Lage, Dokumente in der ePA einzusehen und zu hinterlegen. Das Zugriffsrecht ist zeitlich begrenzt und kann nach Dokumentenklassen und -arten differenziert werden. So können bestimmte sensible Inhalte nur in einem bestimmten Zeitraum zugänglich gemacht oder ganz vom Zugriff ausgenommen werden.

Was Sie wissen sollten: Die ePA unterstützt mit der Datenspeicherung gleichzeitig Forschungsprojekte. Beim Einrichten der ePA-App wird der Versicherte über die Datenfreigabe der hochgeladenen Dokumente informiert. Lehnt der Patient diese Freigabe nicht aktiv ab, wird dies als Zustimmung gewertet. Die Informationen können dann pseudonymisiert an Forschungsprojekte weitergeleitet werden. Dort unterstützen sie beispielsweise die Entwicklung neuer Therapieansätze.

Wichtig: Krankenkassen und die Betreiber der ePA können zu keiner Zeit auf die ePA-Daten zugreifen.

Daten können vom Patient selbst sowie seinen Behandlern in die ePA eingestellt werden. Der Patient hat dazu eine ePA-Applikation (beispielsweise auf seinem Smartphone), mit der er Bilder und Dokumente in seine ePA einstellen kann. Psychotherapeuten können – wie andere Heilberufler auch – Dokumente direkt aus ihrer Praxissoftware für die ePA des Patienten bereitstellen, sofern dieser die entsprechenden Zugriffsrechte erteilt hat. Im Idealfall geschieht dieser Übertragungsvorgang komfortabel per Drag and Drop. Die Daten in der ePA sind dabei nur Kopien, denn die Primärdokumentation bleibt selbstverständlich in der Praxissoftware bestehen.

Wichtig: Psychotherapeuten stoßen die Datenübertragung selbst an, müssen sich dafür aber stets die Genehmigung des Patienten einholen. Dies geschieht entweder, indem der Patient in seiner ePA-Applikation dem Therapeuten aktiv den Zugriff erteilt, oder über einen sogenannten Ad-hoc-Zugriff in der Praxis. Daten können also niemals automatisch ohne das Wissen der Patienten vom PVS in die ePA übertragen werden.

Alle Daten liegen verschlüsselt in der ePA ab. Das bedeutet, dass niemand außer dem Versicherten und den Zugriffsberechtigten diese Informationen einsehen kann – auch nicht die Krankenkasse. Technisch betrachtet ist die ePA außerdem Teil der Telematikinfrastruktur (TI). Hierbei handelt es sich um ein in sich geschlossenes Netzwerk, das hohen Sicherheitsanforderungen unterliegt und dessen Server sich allesamt in Deutschland befinden. Technisch gesehen arbeiten Psychotherapeuten, die die ePA ihrer Patienten lesen oder befüllen, also absolut im Einklang mit den europäischen Datenschutzbestimmungen. Dennoch muss klar sein, dass es nie eine hundertprozentige Datensicherheit gibt – weder in der mehrfach geschützten TI noch wenn die Daten in analoger Form bei Heilberuflern oder dem Patienten gespeichert sind.

Wichtig: Nur medizinische Einrichtungen wie Praxen, Apotheken oder Krankenhäuser verfügen über die technischen Voraussetzungen, um auf die TI und somit die Patientenakte zugreifen zu können.

Junge Frau verwaltet ihre Psychotherapie-Patientenakte elektronisch am Laptop.

Psychotherapie: Technische Voraussetzungen für die ePA

Anforderungen an Praxen:

Als Psychotherapeut sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, patientenbezogene Untersuchungen und Maßnahmen zu dokumentieren. Um Inhalte aus Ihrem Praxissystem in die elektronische Patientenakte zu übertragen oder ePA-Dokumente einzusehen, muss Ihre Praxis über folgende technische Voraussetzungen verfügen:

Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur ist Grundvoraussetzung für die ePA-Nutzung. Es ist außerdem wichtig, dass Sie einen ePA-fähigen Konnektor nutzen. Das bedeutet: Sie sollten das PTV4-Update auf dem Konnektor installiert haben.

Übrigens: Um in der Praxis einen Ad-hoc-Zugriff auf die ePA zu erteilen, muss der Patient seine eGK in das TI-Kartenterminal stecken und zusätzlich seine PIN eingeben. Es sollte daher stets ein Kartenterminal geben, auf das auch der Patient zugreifen kann.

Tipp: Mit RED telematik müssen Sie sich nicht um Konnektor-Updates kümmern, da das sensible IT-Gerät in einem externen, mehrfach gesicherten Rechenzentrum steht. Von dort aus übernehmen professionelle IT-Administratoren rund um die Uhr alle Wartungen und Konnektor-Updates.

Mehr zu RED telematik

Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Praxissoftware ein sogenanntes ePA-Modul installiert ist. Erst dadurch wird die wechselseitige Datenübertragung zwischen dem PVS und der ePA ermöglicht.

Tipp: Mit RED medical können Sie – ganz ohne zusätzliche Module und Kosten – vollumfänglich mit der ePA arbeiten und haben auch Zugriff auf alle weiteren eHealth-Funktionen.

Mehr zu RED medical

Der elektronische Heilberufsausweis (“eHBA”) ist erforderlich, um medizinische Dokumente, die in die ePA eingestellt werden sollen, durch digitale Signaturen zu validieren.

eHBA bestellen

Anforderungen an Ihre Patienten:

Die Versicherten benötigen folgende technischen Ausstattungen:

Der Zugriff auf Patientenseite erfolgt über die ePA-App. Diese erhalten Versicherte von ihrer jeweiligen Krankenkasse (inklusive der Zugangsdaten). Für Patienten ohne Smartphone oder Tablet ist auch eine PC- oder Laptop-Version der ePA erhältlich. Diese verfügt jedoch nur über einen eingeschränkten Funktionsumfang.

Die elektronische Gesundheitskarte (eGK) mit sogenannter Near Field Communication Function (“NFC”) beantragen Versicherte bei ihrer Krankenkasse. Zusätzlich benötigen die Versicherten eine PIN, um bestimmte Funktionen der Karte (wie z.B. die Ad-hoc-Freigabe) zu nutzen.

Eine Auflistung der ePA-Apps aller gesetzlichen Krankenkassen finden Sie auf der Themenseite der gematik.

Psychotherapie: Vergütung & Erstattung der ePA

Erstattung / Finanzierung

Die Kosten, die im Rahmen der Implementierung und Nutzung der ePA-Funktionalität anfallen, werden seit Juli 2023 durch die monatliche TI-Pauschale ausgeglichen. Die Höhe dieser Pauschale ist abhängig von der Praxisgröße, dem Zeitpunkt der Erstausstattung und (falls bereits erfolgt) dem Zeitpunkt des Konnektortauschs. 

Der nachfolgenden Übersicht können Sie entnehmen, wie hoch Ihre monatliche TI-Erstattungspauschale ausfällt:

Übersicht der monatlichen TI-Erstattungspauschalen für Psychotherapeuten – unterteilt nach Praxisgröße und Zeitpunkt des Erstanschlusses an die Telematikinfrastruktur.

Wichtig: Achten Sie bei der Wahl Ihrer Praxissoftware darauf, dass alle gesetzlich geforderten eHealth-Funktionen enthalten sind, da andernfalls die Erstattung gekürzt wird oder sogar ganz entfällt. Mit RED medical sind Sie hier auf der richtigen Seite.

Entdecken Sie weitere Vorteile unserer neuen Praxissoftware, indem Sie an einem unserer kostenlosen Webinare teilnehmen. Wir zeigen Ihnen, wie unsere innovative Praxisverwaltung ihren administrativen Aufwand erheblich reduziert und zeigen die Schlüsselfunktionen, die das ermöglichen.

Jetzt kostenlos informieren

Intuitive Software für Ihre Praxis

Jetzt kostenlos informieren

Intuitive Software für Ihre Praxis

Jetzt kostenlos informieren

Intuitive Software für Ihre Praxis

Vergütung / Abrechnung

Für das Erfassen, Verarbeiten und Speichern von Daten auf der ePA können Psychotherapeuten folgende GOP-Ziffern abrechnen:

  • Sektorenübergreifende Erstbefüllung
    GOP 01648 (2023: 89 Punkte)
  • Erfassung medizinischer Daten im aktuellen Behandlungskontext
    GOP 01647 (2023: 15 Punkte)

Genauere Informationen können Sie dieser Seite entnehmen.

Mit RED medical die ePA befüllen

Als Psychotherapeut bekommen Sie (und Ihr Patient) mit der ePA nun ein zusätzliches Werkzeug, um die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation mit anderen Heilberuflern – insbesondere auch mit anderen Psychotherapeuten – zu teilen. Im Einsatz kann dies eine große Arbeitserleichterung darstellen. 

Um das vorhandene Potenzial der ePA voll auszunutzen, ist aber auch eine Praxissoftware notwendig, die eine unkomplizierte und vor allem schnelle Arbeit mit Patientenakten ermöglicht. 

Wir bei RED haben ein Praxisverwaltungssystem entwickelt, das genau das ermöglicht. Mit RED medical sind Sie bestens auf den zielgerichteten Einsatz der ePA vorbereitet und können auch alle anderen TI-Fachanwendungen auf dem höchstmöglichen Sicherheitsniveau nutzen.

Praxisgründung in der Psychotherapie: Das Bild zeigt einen Computerbildschirm, ein Smartphone und ein Tablet. Auf den Geräten sind jeweils unterschiedliche Anwendungen der RED medical Praxissoftware geöffnet.

Ihre Vorteile von RED medical im Überblick

RED medical ist cloudbasiert. Das heißt konkret: Der Server befindet sich nicht in Ihrer Praxis, sondern in einem externen, zertifiziert sicheren Rechenzentrum. Von dort aus übernehmen unsere professionellen IT-Administratoren jegliche Wartungsarbeiten, Datensicherungen oder Updates. Die IT liegt also in den Händen von Experten – und Ihnen bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die Arbeit mit Ihren Patienten. Außerdem müssen Sie sich keinen eigenen Server anschaffen, wodurch Sie viel Geld sparen.

Mit RED medical können Sie bedenkenlos patientenbezogene Daten dokumentieren und verwalten. Grund hierfür ist die vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Daten. Diese stellt sicher, dass unbefugte Dritte zu keiner Zeit Zugriff auf die im System gespeicherten, sensiblen Patientendaten haben – auch nicht die Mitarbeiter und Administratoren von RED – sondern wirklich nur die Praxis selbst. Dadurch arbeiten Sie garantiert DSGVO-konform und kommen Ihrer ärztlichen Schweigepflicht zu 100 % nach.

Komplexe, überdimensionierte Praxissoftware? Nein danke! RED medical ist klar strukturiert und verfügt über ein modernes Design sowie eine intuitive Benutzeroberfläche. Dadurch finden sich Psychotherapeuten im neuen System spielend leicht zurecht – und können endlich effizient arbeiten.

Unser kompetentes Support-Team zeichnet sich durch schnelle Reaktionszeiten und eine sehr hohe telefonische Erreichbarkeit aus. Wie auch immer Ihre Frage lautet – unser Kundenmanagement steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

  • Effiziente KV- und Privatabrechnung
  • Einfache Dokumentation
  • Modernes Bewilligungsmanagement
  • Vollintegrierte Videosprechstunde 
  • Intelligenter Terminkalender
  • … und vieles mehr.

Informieren Sie sich jetzt zu unserer zertifiziert sicheren und innovativen Praxissoftware:

Praxissoftware für die Psychotherapie: Grafische Darstellung eines Computers, einer Tastatur, eines Aktenordners und eines Notizbuchs. Auf dem Bildschirm des Computers ist das Gesicht einer Patientin sowie ein E-Mail-Symbol zu sehen, das eine neue Benachrichtigung anzeigt.

RED medical

Die webbasierte Praxissoftware erleichtert den Arbeitsalltag vieler Psychotherapeuten mit modernsten Technologien und zertifizierter Sicherheitsarchitektur.