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Wer sich mit dem Thema Datenmigration beschäftigt, hat eine wichtige Entscheidung bereits getroffen: Die bisher verwendete Praxissoftware soll ersetzt werden. Spätestens in diesem Moment taucht fast immer die gleiche Sorge auf: Was passiert mit all den Patientendaten – und was, wenn beim Umzug etwas verloren geht? Immerhin gilt eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht für viele psychotherapeutische Unterlagen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Datenumzug technisch abläuft, welche Informationen in der Regel übernommen werden können, wo typische Grenzen liegen und wie Sie den Wechsel so planen, dass Ihre Praxis arbeitsfähig bleibt.

Warum der Datenumzug für viele Psychotherapeuten so heikel ist

Laut einer Umfrage der DPtV von 2024 denkt jede vierte Psychotherapie-Praxis aktuell über einen IT-/PVS-Anbieterwechsel nach. Tatsächlich sind Praxissoftware-Wechsel aber eher selten – viele Praxen arbeiten seit ihrer Gründung mit demselben System. Die Erklärung: Es besteht zwar eine grundsätzliche Wechselbereitschaft, der tatsächliche Schritt wird aber aus Sorge vor intensiven Einarbeitungszeiträumen, potenziellen Abrechnungsproblemen und möglichem Datenverlust immer wieder verschoben.

Ein Praxissoftware-Wechsel ist ein komplexer Vorgang, bei dem der Datenmigration häufig erst im späteren Prozess Beachtung geschenkt wird. Und das, obwohl Ihre digitale Dokumentation die Arbeit der letzten Jahre abbildet – von Erstgesprächen über Krisensituationen bis hin zu Langzeittherapien und Berichten an die Kostenträger. Viele Therapeuten haben das Gefühl: „Wenn hier etwas verloren geht, fehlt nicht nur ein Stück meiner beruflichen Geschichte. Ich könnte auch meine Aufbewahrungspflicht verletzen und mich beim Thema Revisionssicherheit aufs Glatteis begeben.“

Eine gut geplante Datenmigration nimmt genau diese Sorgen ernst. Sie schafft einen klaren Ablauf, macht transparent, welche Daten übernommen werden und wie diese geprüft werden können.

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Zentrale Begriffe rund um die Datenmigration

Damit Sie den Ablauf der Datenmigration besser einordnen können, erklären wir die wichtigsten Begriffe im Folgenden kurz und verständlich.

Die Datenmigration bezeichnet den Umzug Ihrer Praxisdaten von einem Praxisverwaltungssystem in ein anderes. Ziel ist, dass Stammdaten, Patientendaten und Abrechnungsinformationen im neuen System wieder vollständig und nutzbar vorliegen, ohne dass Sie alles neu erfassen müssen.

Bei einer Testmigration wird nur ein Teil Ihrer Daten (z. B. 30–50 %) in eine separate Testumgebung übertragen. In diesem Testsystem können Sie prüfen, ob die Daten korrekt angekommen sind und wo sie im neuen Programm zu finden sind – bevor der vollständige Umzug gestartet wird.

Das Livesystem ist die „echte“ Praxisumgebung, in der Sie täglich mit aktuellen Patientendaten arbeiten, dokumentieren und abrechnen. Im Unterschied zum Testsystem hat jede Änderung im Livesystem unmittelbare Auswirkungen auf Ihren laufenden Praxisbetrieb.

Ein Data Freeze bedeutet, dass ab einem vereinbarten Zeitpunkt im alten System keine neuen Daten mehr erfasst oder geändert werden. So wird verhindert, dass während der Datenmigration noch Einträge hinzukommen, die anschließend im neuen System fehlen würden.

Beim Datenexport werden Ihre Praxisdaten aus der alten Software herausgelöst und in einer Exportdatei – dem sogenannten Transferpaket – zusammengefasst. Diese Datei enthält die für die Migration relevanten Informationen (z. B. Stammdaten, Diagnosen, Verläufe, Abrechnungsdaten). Das Transferpaket kann lokal auf dem Rechner oder auf einem verschlüsselten externen Datenträger gespeichert werden, der an den neuen Anbieter übergeben wird. Aus diesem Paket werden die Daten in das neue System importiert.

Der Datenimport ist der umgekehrte Schritt zum Export: Die Exportdatei mit Ihren Praxisdaten wird in das neue Praxisverwaltungssystem eingelesen. Die Software ordnet die Informationen den passenden Bereichen (Patientenakte, Dokumentation, Abrechnung) zu und überführt sie in die eigene Struktur.

In vielen Fällen läuft der Datenaustausch beim Praxissoftware-Wechsel über die sogenannte BDT-Schnittstelle. Dahinter steckt ein Format, das Anfang der 1990er-Jahre vom Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung (ZI) entwickelt wurde und seitdem als faktischer Standard für den Wechsel zwischen Arzt- und Praxisprogrammen gilt. Über BDT lassen sich neben Stammdaten auch zentrale Behandlungsinformationen wie Diagnosen, Karteikarteneinträge und Verlaufsdaten verlässlich übertragen.

Weil die BDT-Spezifikation viele optionale Felder enthält, werden jedoch nicht immer alle praxisnahen Zusatzinformationen mit übernommen. Häufig lassen sich zum Beispiel Textbausteine, Arztadressen, praxiseigene Ziffern oder eingescannte Arztbriefe nicht vollständig als strukturierte Daten übernehmen, sondern müssen im neuen PVS anders aufbereitet werden (z. B. über Dokumentenarchive).

Obwohl die Weiterentwicklung des Formats eingestellt wurde, bleibt BDT bis heute der am weitesten verbreitete Weg für Datenübernahmen beim Praxissoftware-Wechsel.

Neben der bekannteren BDT-Schnittstelle wurde eine weitere, gesetzlich vorgeschriebene Möglichkeit geschaffen, Patientendaten zu exportieren: die Archiv- und Wechselschnittstelle nach § 371 SGB V – genannt AWS. Ziel war es, Systemwechsel zu erleichtern, indem alle Anbieter Daten in einem gemeinsamen, FHIR-basierten Format bereitstellen.

In der Versorgungspraxis hat sich AWS bisher jedoch nicht als Hauptweg für die Datenmigration etabliert. Die Schnittstelle ist technisch komplex und in der Umsetzung fehleranfällig – deshalb wird die Datenmigration überwiegend auf bewährtem Weg über die BDT-Schnittstelle oder mit spezialisierten Exportprogrammen durchgeführt.

Ein Praxisserver ist ein Computer in Ihrer Praxis, auf dem die Praxissoftware installiert und alle Daten gespeichert werden. Lokales System bedeutet: Die Anwendung läuft ausschließlich in Ihrer Praxis. Über das Praxisnetzwerk greifen Sie auf diesen zentralen Speicherort zu.

Eine Cloud-Software ist nicht bei Ihnen auf einem Praxisserver installiert, sondern in einem Rechenzentrum. Updates, Datensicherung und technische Infrastruktur liegen in der Verantwortung des Anbieters. Sie greifen über das Internet auf die Software zu und nutzen diese von verschiedenen Geräten aus, ohne selbst einen Server betreiben zu müssen.

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass digitale Unterlagen so aufbewahrt werden, dass sie vollständig, nachvollziehbar und vor Manipulation geschützt sind. Jede Änderung muss protokolliert sein und einem eindeutigen Nutzer zugeordnet werden können. Revisionssichere Dokumente müssen auffindbar und verfügbar bleiben, manche sollten nach fest definierten Regeln sogar unveränderbar sein.

In diesem Artikel finden Sie mehr Informationen zum Thema:
Patientenakte: So klappt die revisionssichere Datenspeicherung

Psychotherapeuten müssen Behandlungsunterlagen mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahren. In Fällen mit möglicher Haftung wird sogar eine deutlich längere Aufbewahrung (Ende der zivilrechtlichen Verjährungsfrist nach 30 Jahren) empfohlen. Unterlagen dürfen in Papierform oder elektronisch gespeichert werden, müssen aber dauerhaft lesbar, vollständig und nachvollziehbar bleiben. Bei elektronischer Aufbewahrung sind besondere Sicherheitsmaßnahmen nötig, um Veränderungen, Verlust oder unbefugte Nutzung zu verhindern.

Die psychotherapeutische Aufbewahrungspflicht für Behandlungsunterlagen ist ein komplexes Thema.
Mehr zum Thema Archivierung finden Sie in diesem Artikel:
Patientenakte: So klappt die revisionssichere Datenspeicherung.

Schritt für Schritt: So läuft die Datenmigration in eine neue Praxissoftware

Auf den ersten Blick erscheint ein Wechsel der Praxissoftware simpel: Daten aus dem alten Programm herunterladen, in die neue Software einfügen – fertig. Der Datenmigration wohnt jedoch mehr Komplexität inne, als man zunächst vermuten würde.

Im Kern läuft der Umzug nach einem gut nachvollziehbaren Fahrplan ab:

Am Anfang stehen eine Beratung und eine kurze Bestandsaufnahme:

  • Welche Daten sollen auf jeden Fall mit in die neue Praxissoftware übertragen werden?
  • Gibt es Bereiche und Zeiträume, die nicht mehr benötigt werden?
  • Wird ein Medienexport (Bilder, Videos, PDFs) benötigt oder reichen die Patientendaten aus?

Weitere Detailfragen können lauten:

  • Wie exportiert das bisher verwendete System seine Daten?
  • Wird dafür eine BDT-Schnittstelle verwendet oder ein anderes Format, wie etwa die Archiv- und Wechselschnittstelle?

Vor dem großen Umzug wird eine Testmigration durchgeführt. Dazu wird zunächst ein Testexport erstellt, der einen Teil Ihrer Daten enthält (oft in pseudonymisierter Form, also ohne direkt erkennbare Namen und Kontaktdaten). Diese Testdatei wird in die neue Praxissoftware eingespielt, damit Sie zum Beispiel in ausgewählten Patientenakten sehen können, wie die Daten dort dargestellt werden.

Nach der Testmigration werden Kennzahlen und Stichproben geprüft:

  • Stimmt die Patientenanzahl?
  • Werden Diagnosen und Leistungen korrekt dargestellt?
  • Sind wichtige Langzeitverläufe vollständig?

Es kann vorkommen, dass nach der Testmigration Nacharbeiten anfallen, denn eine neue Praxissoftware bietet oft zusätzliche Möglichkeiten der Datenorganisation. Diese Korrekturen sind normal und Teil des Feinschliffs, bis die Darstellung Ihrer Daten im neuen System für Sie stimmig ist. Nehmen Sie sich Zeit für diese Kontrolle – im Ernstfall kann der Test-Import angepasst und wiederholt werden, bis alles zu 100 % passt.

Wenn die Testmigration überzeugt hat, folgt der eigentliche Umzug. Dafür wird ein Zeitpunkt festgelegt (Data Freeze), ab dem im alten System nichts mehr verändert wird, damit keine Daten „zwischen den Stühlen“ verloren gehen. Anschließend werden alle Daten exportiert, an das neue System übergeben und dort vollständig importiert. Bei lokalen Systemen erfolgt der Export zunächst als gesicherte Datei auf Ihren Praxisrechner oder Server, von wo aus sie z. B. per Upload oder über einen verschlüsselten Datenträger übertragen wird.

Nach dem finalen Import sollte die Praxis im neuen System möglichst ohne größere Nacharbeiten starten können. Im Alltag werden höchstens kleinere Anpassungen vorgenommen (z. B. individuelle Ansichten, Favoriten, Drucklayouts), aber keine grundlegenden Korrekturen mehr.

Im Anschluss des Umzugs wird Ihr Team im neuen System geschult. So wissen alle Mitarbeiter, wo sie die umgezogenen Daten finden, wie typische Arbeitsabläufe funktionieren und wie der Praxisalltag in der neuen Praxissoftware sicher und effizient fortgesetzt wird.

So läuft die Datenmigration konkret bei RED ab:
Praxissoftware-Wechsel mit RED medical

Was Sie vor dem Praxissoftware-Wechsel wissen sollten

Bevor Sie Ihre Praxissoftware tatsächlich wechseln, hilft ein kurzer Blick hinter die Kulissen: Wie läuft der Datenumzug technisch ab? Welche Daten können ins neue System mitgenommen werden und welche Aufgaben liegen bei wem? Nicht zuletzt geht es darum, den Wechsel so zu planen, dass Ihr Praxisalltag möglichst wenig gestört wird.

Die folgenden Abschnitte fassen diese zentralen Punkte übersichtlich zusammen:

Zunächst sorgt Ihre bisherige Praxissoftware dafür, dass die vorhandenen Informationen in einer Exportdatei gebündelt werden. Man kann sich das ein wenig vorstellen wie Umzugskartons mit Beschriftung: Alles, was zu Ihren Patientinnen und Patienten gehört, wird verpackt und an einem festgelegten Ort auf Ihrem Rechner gespeichert.

Im zweiten Schritt übernimmt das neue Praxisverwaltungssystem diese „Kartons“. Die Daten werden aus der Exportdatei ausgelesen, in die Struktur der neuen Praxissoftware übersetzt und an den passenden Stellen einsortiert: in die Patientenstammdaten, in den Behandlungsverlauf, in die Terminübersicht oder in die Abrechnungshistorie. Im Idealfall rufen Sie eine vertraute Patientin im neuen System auf und erkennen auf Anhieb, was Sie vorher dokumentiert haben.

In der Regel lässt sich ein Großteil der für Ihren Praxisalltag wichtigen Informationen übertragen. Dazu gehören:

  • Basisinformationen zu Ihren Patienten: Name, Adresse, Kontaktdaten, Versicherungsnummer und ähnliches.
  • Abrechnungsrelevante Daten: Diagnosen, dokumentierte und abgerechnete Leistungen mit den zugehörigen Ziffern sowie die Zuordnung zu Quartalen und ähnliche Informationen, die Sie für die KV- oder Privatabrechnung benötigen.
  • Aktive Behandlungsverläufe: Weitere Einträge aus der Patientenakte wie z. B. Verlaufsnotizen, Sitzungsprotokolle, Übersicht der genehmigten Bewilligungskontingente – also all das, was Ihnen einen schnellen Überblick über den Stand der Therapie gibt.
  • Weitere Dokumente: Arztbriefe, Befunde, Notizen, Formulare oder eingescanntes Schriftmaterial.
  • Terminkalender

Abrechnungsrelevante Informationen werden in der Praxissoftware in sogenannten Behandlungsfällen zusammengefasst. Ein Behandlungsfall enthält die dazugehörigen Diagnosen und Leistungen, zum Beispiel einen KV-Fall pro Quartal oder einen privaten Behandlungsfall. Bei gesetzlich versicherten Patienten wird zusätzlich das entsprechende Quartal gespeichert, bei Privatfällen dagegen nicht.

Oft werden Verlaufsinformationen wieder als chronologische Einträge in der Patientenakte sichtbar, wie zum Beispiel Diagnosen und Leistungen. Grenzen gibt es dort, wo sehr individuelle Lösungen im Altsystem genutzt wurden – etwa selbst angelegte Felder oder selbst angelegte Regeln. Solche Inhalte lassen sich nicht immer eins zu eins nachstellen – sie werden in der Regel zwar in die neue Praxissoftware übernomme, die dahinterliegende Logik kann aber nicht immer übertragen werden. Wichtig ist, dass Sie auf diese Informationen weiterhin zugreifen können, auch wenn sie im neuen System anders dargestellt werden.

Klären Sie diese Fragen am besten vorab mit dem neuen Anbieter:

  • Welche Daten werden strukturiert übernommen?
  • Was landet unstrukturiert in den Patientenakten?
  • Welche Alt-Daten werden gegebenenfalls bewusst nicht übernommen, weil sie veraltet oder irrelevant sind?

An einer Datenmigration sind in der Regel nur zwei Seiten beteiligt: Sie selbst mit Ihrem Praxisteam und der Anbieter der neuen Praxissoftware. Es kann vorkommen, dass Sie auch Ihren bisherigen Softwareanbieter mit einbeziehen müssen – nämlich dann, wenn der Datenexport nicht so funktioniert, wie er sollte.

Normalerweise übernimmt der neue Anbieter den größten Teil der technischen Arbeit: Er liest die Exportdatei ein, wandelt die Daten in die eigene Struktur um und sorgt dafür, dass sie in der neuen Praxissoftware an der richtigen Stelle landen.

Ihre Rolle konzentriert sich darauf, einzelne Datensätze bei der Testmigration zu prüfen, und sicherzustellen, dass Sie mit den übertragenen Daten im Alltag gut arbeiten können. Denn Sie wissen am besten, welche Patientendaten Sie im Alltag unbedingt brauchen, wo Besonderheiten dokumentiert sind und bei welchen Fällen sich eine Stichprobe besonders lohnt.

Einen „perfekten“ Zeitpunkt gibt es im Praxisalltag selten, aber es gibt Zeitfenster, in denen der Umzug sinnvoller eingebunden werden kann als in anderen.

Die meisten Praxen entscheiden sich für einen Wechsel nach Quartalsende: Zuerst wird das laufende Quartal im alten System abgerechnet und danach erfolgt die Datenmigration. Das neue Quartal startet direkt in der neuen Software. Damit wird gewährleistet, dass alle Daten vollständig und mit dem korrekten Abrechnungsstand übertragen werden. Das hat den Vorteil einer klaren Trennung, auch wenn der Quartalswechsel oft eine ohnehin arbeitsintensive Phase ist.

Wichtig ist, dass Sie für den Umzug genügend Zeit einplanen, während der im alten System keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Ihr Anbieter kann meist gut einschätzen, wie lange Export und Import dauern werden und wie sich diese Vorgänge am besten in Ihren Praxisalltag integrieren lassen.

Eine Psychotherapeutin dokumentiert ihre Behandlung digital am Laptop in Form eines Bilanzberichts.

Warum sich der Aufwand meistens lohnt

Auf den ersten Blick wirkt eine Datenmigration vorwiegend wie zusätzlicher Aufwand: Praxisbetrieb stoppen, sich mit Exportformaten beschäftigen und Wechseltermine mit einem neuen Softwareanbieter koordinieren. Wer schon lange mit der selben Praxissoftware arbeitet, braucht zudem ein wenig Mut, Vertrautes loszulassen.

Gleichzeitig eröffnet ein Wechsel die Chance, die digitale Praxisorganisation auf den Stand zu bringen, den Sie sich eigentlich schon länger wünschen. Eine zeitgemäße Praxissoftware kann Abläufe vereinfachen, wiederkehrende Tätigkeiten beschleunigen und Ihnen einen besseren Überblick über aktuell stattfindende Therapien und die nächste Quartalsabrechnung geben. Gerade in der Psychotherapie, wo Leistungen oft über lange Zeiträume laufen, macht es einen großen Unterschied, ob die Software Sie unterstützt – oder ob Sie das Gefühl haben, ständig gegen sie anzukämpfen.

Bei einer sauberen Datenmigration überwiegen die Vorteile einer neuen Praxissoftware. Ihre gewachsene Dokumentation bleibt erhalten, Sie arbeiten aber fortan in einer Umgebung, die grundlegend besser zu Ihrem aktuellen Praxisalltag passt.

Häufige Fragen zur Datenmigration beim Wechsel der Praxissoftware

Wir beantworten typische Fragen, die uns Psychotherapeuten immer wieder stellen – etwa zum Ablauf und der Dauer des Datenumzugs oder zur Rolle des neuen Softwareanbieters.

Die Sorge vor Datenverlust ist verständlich und taucht fast immer auf. Ganz ausschließen lässt sich ein technisches Risiko nie, aber es lässt sich deutlich begrenzen. Wichtig sind: eine Testmigration, eine gründliche Prüfung der Testdaten und eine konsequente Rückmeldung bei Fehlern an den neuen Softwareanbieter.

Diese Frage lässt sich nicht auf die Stunde genau beantworten, aber eine grobe Einschätzung ist wichtig. In vielen Praxen lässt sich die Datenmigration so planen, dass für einige Stunden keine neuen Daten im alten System erfasst werden, während im Hintergrund Export und Import laufen. Dieser Prozess kann auch über Nacht stattfinden.

In der Regel sollten Sie sich für den Softwarewechsel ausreichend Zeit einplanen. Wenn möglich, ist ein Tag für den Datenumzug und ein Tag für die Schulung und Gewöhnung in der neuen Software ein guter Zeitrahmen.

Zur besseren Einschätzung für Sie: In diesem Fallbeispiel berichtet ein Arzt von seinem Wechselerlebnis. Sprechen Sie mit Ihrem neuen Softwareanbieter über Ihren Zeitplan. Da dieser sehr häufig Datenmigrationen durchführt, hat er bereits einige Erfahrung gesammelt und kann den zeitlichen Ablauf gut einschätzen.

Ja – denn für psychotherapeutische Praxen sind das genau die Informationen, die im Alltag zählen. Wie gut die Datenintegration in der neuen Praxissoftware gelingt, hängt stark davon ab, wie das bisherige System diese Informationen speichert. Fragen Sie gezielt nach, wie typische Fälle nach der Datenmigration aussehen, und lassen Sie sich ein bis zwei reale Beispiele zeigen – das ist meist aussagekräftiger als jede theoretische Beschreibung.

Nein, die rechtliche Pflicht zur Aufbewahrung von Behandlungsunterlagen bedeutet nicht, dass die alte Software jahrelang weiterbetrieben werden muss. Denn Ihre alten Datensätze sind nach der Datenmigration auch im neuen System abrufbar.

Häufig ist ein Übergangszeitraum sinnvoll, um sicherzustellen, dass auch wirklich alle Daten im neuen System gelandet sind. In manchen Fällen kann auch eine Archivlösung ratsam sein – insbesondere dann, wenn die Kompatibilität zwischen dem alten und neuen System eingeschränkt ist. In einem solchen Fall können Sie ihre alten Patientendaten so archivieren, dass sie unabhängig von der neuen Software lesbar bleiben – etwa als PDF-Sammlung.

Genau das ist für viele Praxen ein wichtiger Grund, sich überhaupt mit einem Wechsel zu beschäftigen. Wer von einer lokalen Lösung zu einer webbasierten Praxissoftware wechselt, kann auf Server, manuelle Updates und viele Wartungsthemen verzichten. Sie arbeiten dann mit einer Praxissoftware, die Sie über einen Internetbrowser aufrufen. Anwender berichten, dass sie sich aufgrund des verringerten IT-Ballasts stärker auf die Psychotherapie Ihrer Patienten konzentrieren können, während der technische Aufwand bei einer webbasierten Lösung hauptsächlich beim Anbieter liegt.

Mehr zum Thema finden Sie in diesem Artikel:
Praxischeck: Cloudbasierte Software in der Psychotherapie

Bewährt hat sich eine Mitarbeiterschulung in der neuen Praxissoftware. Im Vorfeld sollten Sie aber unbedingt folgende Aspekte prüfen, idealerweise schon nach dem Testdaten-Import:

  • Sehen Sie bei einigen ausgewählten Patienten die letzten Sitzungen, Diagnosen und Kontingente?
  • Können Sie neue Termine anlegen und Leistungen dokumentieren?
  • Ist eine Testabrechnung möglich, die plausibel aussieht?

Wenn diese Punkte erfüllt sind, haben Sie eine solide Grundlage und können die restlichen Feinheiten im Alltag Schritt für Schritt nachziehen.

Praxissoftware-Wechsel mit RED medical: Datenumzug ohne IT-Stress

RED medical ist eine cloudbasierte Praxissoftware, die speziell für Psychotherapeuten entwickelt wurde. Sie läuft im Browser, kommt ohne eigenen Praxisserver aus und ist auf die Arbeitsabläufe psychotherapeutischer Praxen zugeschnitten – von der Dokumentation bis zur Abrechnung.

Beim Thema Datenmigration werden Sie nicht allein gelassen: Gemeinsam klären wir, welche Daten aus Ihrem bisherigen System übernommen werden sollen, wie der Umzug zeitlich sinnvoll geplant werden kann und welche Prüfungen dafür sorgen, dass Sie am ersten Tag im neuen System arbeitsfähig sind.

Das Kundenmanagement von RED begleitet Sie von der ersten Entscheidung bis zur finalen Übergabe Ihrer neuen Praxisumgebung. Gemeinsam planen wir mit Ihnen einen realistischen Umstiegszeitplan und klären alle offenen Fragen. Anschließend werden Sie von unserem Team Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess der Datenmigration geführt.

Ob Laptop, Tablet, Smartphone oder PC: Die eigens für Psychotherapeuten konzipierte Praxissoftware RED medical ist auf allen Endgeräten nutzbar.

Wie läuft der Wechsel zu RED medical Schritt für Schritt ab?

Sobald Sie sich für einen Wechsel zu RED medical entschieden und die Datenmigration beauftragt haben, plant unser Kundenmanagement gemeinsam mit Ihnen den weiteren Ablauf – inklusive grobem Zeitplan bis zum Umstieg. Nutzen Sie vermehrt Anhänge zur Dokumentation oder gar eine Archivierungssoftware? Dann prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob ein zusätzlicher Medienimport für Ihre Praxis sinnvoll ist.

Rund zwei Monate vor dem geplanten Umstieg führen wir per Fernzugriff einen Testexport der Daten aus Ihrer bisherigen Praxissoftware durch. Da wir hierfür eine spezielle Exportsoftware nutzen, müssen Sie keine umfangreiche Datenbank auf einen Datenträger kopieren oder verschicken. Auf diese Weise minimieren wir potenzielle Risiken.

Die Exportdatei wird in RED medical eingelesen und in eine eigene Testumgebung („Testpraxis“) übertragen. So sehen Sie Ihre Patienten- und Praxisdaten bereits in der neuen Software. Dank unserem Cloud-Ansatz geschieht dies nahtlos und ohne manuelle Installation bei Ihnen.

Sie erhalten Zugang zu dieser Testpraxis und können in Ruhe prüfen, ob die Testmigration (ca. 50 % der Daten) für Sie stimmig ist. Zur Unterstützung erhalten Sie ein detailliertes Prüfprotokoll, das Ihnen als Leitfaden für die Überprüfung dient.

Nicht immer können alle Daten übertragen werden. Es kann z. B. vorkommen, dass ein verordnetes Medikament übertragen werden kann, aber die entsprechende Dosierung dazu nicht. Unser Kundenmanagement begleitet Sie bei diesem Prozess und beantwortet all Ihre Fragen.

Wenn Sie zustimmen, vereinbaren wir einen zweiten Termin für den vollständigen Export. Dieser findet kurz vor dem eigentlichen Systemwechsel statt, damit alle aktuellen Daten (z. B. neue Patienten, aktuelle Behandlungen) berücksichtigt werden.

Wir importieren die Exportdaten mit Ihrem vollständigen Datenbestand in RED medical. Anschließend wird Ihre „Produktiv-Praxis“ freigeschaltet, damit Sie in den laufenden Betrieb starten können.

Abschließend bietet Ihnen unser Kundenmanagement bei Bedarf Nachschulungen an und steht Ihnen in der Anfangsphase mit weiterer Unterstützung zur Seite, bis der Alltag mit RED medical für Sie zur Routine geworden ist.
Praxissoftware für die Psychotherapie: Grafische Darstellung eines Computers, einer Tastatur, eines Aktenordners und eines Notizbuchs. Auf dem Bildschirm des Computers ist das Gesicht einer Patientin sowie ein E-Mail-Symbol zu sehen, das eine neue Benachrichtigung anzeigt.

RED medical unterstützt Sie!

Sie möchten wissen, wie ein Praxissoftware-Wechsel in Ihrem konkreten Fall aussehen könnte? Lernen Sie RED medical in einer unverbindlichen Software-Demo kennen und besprechen Sie, wie die Datenmigration aus Ihrer aktuellen Praxissoftware ablaufen könnte.

Eine gelungene Datenmigration ist nur der Anfang

Neben einem harmonischen Praxissoftware-Wechsel profitieren Sie mit RED medical auch von einer spürbaren Erleichterung Ihres Arbeitsalltags:

  • Optimale Protokollierung Ihrer Behandlungen
    • Vorgefertigte Textbausteine
    • Integrierte Spracherkennung
    • Dokumentation via Tablet & Stift
    • Einfügbare Bilder & Dokumente
  • Leicht verständliche Patientenakte
    • Übersichtliche Struktur
    • Klares Farbleitsystem
    • Protokolle, Notizen, Formulare & Diagnosen auf einen Blick
    • Einfügbare Bilder & Dokumente
  • Intelligente Diagnose- & Leistungserfassung
    • Unterstützung bei Diagnose-Kodierung
    • Effizientes Arbeiten dank Dauerdiagnosen
    • Leistungsziffer-Ketten, um zeitintensive Einzel-Eingaben zu vermeiden

  • Intelligenter Terminkalender (inkl. Serientermin-Funktion)
  • Automatische Verknüpfung zwischen Kalender und Patientenakte
  • Integrierte Warteliste
  • Übersicht „Laufende Psychotherapie“ (Patient, Geburtsdatum, Bewilligung, Status, Einheiten)
  • Reports, Leistungsberichte und Statistiken

  • Marktführende Videosprechstunde RED connect in RED medical integriert
  • Kein separates Video-Tool notwendig (großes Sparpotenzial)
  • Videotermine direkt mit der Patientenakte und dem Terminkalender verknüpft
  • RED als zentraler Ansprechpartner für Praxisverwaltung und Videotherapie

  • Vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Patientendaten
  • Automatische Datensicherungen
  • Revisionssichere Praxisverwaltung
  • Daten werden in deutschem Rechenzentrum gespeichert
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung

  • Fachlich geschulte Mitarbeiter
  • Kommunikation auf Augenhöhe
  • Schnelle Reaktionszeiten
  • Sehr hohe Erreichbarkeit (auch samstags)
  • Hohe Kundenzufriedenheit
  • Online-Hilfe & Notfall-Kontaktformular

  • Alle notwendigen eHealth-Funktionen integriert
  • ePA, KIM, VSDM – alles direkt nutzbar
  • Die KV zahlt Ihre TI-Erstattung in voller Höhe aus
  • Keine Kürzung der Pauschale zu befürchten

  • Niedrige monatliche Gebühren
  • Sie benötigen keinen teuren Server
  • Keine kostspieligen Vor-Ort-Technikereinsätze mehr
  • Im Preis inklusive: Updates, Wartungen, Datensicherungen & 24/7-Monitoring
  • Keine Mindestvertragslaufzeit und kurze Kündigungsfrist
Annika Götz ist Vertriebsleiterin bei RED und berät Psychotherapeuten zur RED medical Praxissoftware.

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Über die Autorin

Jenny Ludwig ist PR- und Marketing Managerin bei RED. Sie beschäftigt sich unter anderem mit den organisatorischen und technischen Aufgaben rund um Praxisgründung in der Psychotherapie – von Praxissoftware über Telematikinfrastruktur bis hin zu digitalen Praxisprozessen.

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