Von Papierakten zur volldigitalen Privatpraxis – mit RED medical

Frau Asveld, wie sind Sie zur Psychotherapie gekommen – und was fasziniert Sie an diesem Beruf?

Wiebke Asveld: Psychotherapie hat mich schon immer interessiert. Ich habe mich relativ früh für ein Psychologiestudium entschieden und unter anderem in den Niederlanden und in England studiert. Ursprünglich dachte ich aber eher, dass ich später in Richtung Positive Psychology oder Business Psychology gehen würde. Dann habe ich erste klinische Erfahrungen gesammelt – eigentlich mit dem Gedanken, dass das für eine spätere Tätigkeit im Coaching hilfreich sein könnte. Die Arbeit in der Klinik hat mir dann aber so viel Spaß gemacht, dass ich anschließend eine Ausbildung zur Psychotherapeutin absolviert habe.

Wie ging es dann weiter?

Wiebke Asveld: Ich hatte während dieser Zeit viel Glück mit einem tollen Klinik-Team und einem Ausbildungsinstitut, in dem ich mich sehr wohlgefühlt habe. Das hat mich nochmal bestärkt, dass der Beruf der Psychotherapeutin für mich der richtige Weg ist. Relativ früh habe ich parallel dazu angefangen, meine eigene Praxis aufzubauen. 2018 bin ich zunächst mit psychologischer Beratung gestartet und später – also nach der Approbation – dann auch mit Psychotherapie.

Und wie sieht Ihr Arbeitsalltag heute aus?

Wiebke Asveld: In meiner Privatpraxis arbeite ich vor allem verhaltenstherapeutisch und biete zusätzlich Paartherapie und Coachings an. Dabei arbeite ich sehr gerne in Blocktagen, sprich: An manchen Tagen sehe ich viele Patienten hintereinander, an anderen Tagen kümmere ich mich stärker um Büroarbeit, Buchhaltung oder Berichte. Das funktioniert für mich besser, als jeden Tag alles ein bisschen zu machen.

Wie der Praxisalltag vor RED aussah

Ihr Praxisalltag besteht also aus sehr unterschiedlichen Aufgaben – von der reinen Praxisorganisation über Therapiesitzungen bis hin zur Dokumentation und Abrechnung. Wie haben Sie diese Abläufe organisiert, als Sie mit Ihrer Praxis gestartet sind?

Wiebke Asveld: Ich habe für die damalige Zeit ganz klassisch gestartet: mit Papierakten. Meine Dokumentation habe ich handschriftlich gemacht und die entsprechenden Berichte dann am Laptop geschrieben. Später kam eine Praxissoftware dazu, über die ich zum Beispiel die Abrechnung gemacht und wichtige Dokumente gespeichert habe – die Papierakten liefen aber noch eine ganze Zeit parallel weiter. Dadurch hatte ich irgendwann eine Praxissoftware, eine Menge Papierakten und noch eine zusätzliche Online-Lösung für Videosprechstunden im Einsatz. Das wurde zunehmend kompliziert.

Gab es einen konkreten Moment, in dem Sie sich dachten: „So kann es nicht weitergehen“?

Wiebke Asveld: Ja, den gab es tatsächlich. Ich bin eigentlich Mac-Nutzerin, meine damalige Praxissoftware lief aber nur über Windows. Deshalb habe ich mithilfe einer Windows-Virtualisierung auf meinem Mac gearbeitet. Das hat jedoch mit der Zeit zu immer mehr Problemen geführt – irgendwann konnte ich meine Praxissoftware nicht mal mehr öffnen. Da war der Punkt erreicht, an dem ich dachte: So möchte ich nicht weiterarbeiten.

Die Suche nach der passenden Praxissoftware

Sie haben sich also auf die Suche nach einem moderneren PVS gemacht. Was waren Ihre wichtigsten Anforderungen an eine neue Praxissoftware?

Wiebke Asveld: Ganz wichtig war mir, dass die Software unabhängig vom Betriebssystem funktioniert und natürlich auch auf dem Mac läuft. Es lief also alles auf eine web- bzw. browserbasierte Lösung hinaus. Wichtig war mir außerdem, dass die Praxissoftware möglichst alles kann, was ich für meinen Praxisalltag brauche. Dazu zählen insbesondere die klassische Rechnungsstellung und die Abrechnung über private Verrechnungsstellen. Und ich wollte eine im PVS integrierte Videosprechstunde haben. Das waren die wesentlichen Punkte.

Wie verlief Ihre Suche? Und wie sind Sie letztendlich bei RED medical gelandet?

Wiebke Asveld: Ich habe mir erst einmal angeschaut, welche Praxissysteme überhaupt auf einem Mac funktionieren. Da fielen schon viele Lösungen weg. Dann habe ich die übrigen Programme miteinander verglichen und mir jeweils Produkt-Demos gebucht, um die unterschiedlichen Software-Systeme auszuprobieren. Bei einigen Lösungen hatte ich das Gefühl, dass sie wenig auf Psychotherapeuten ausgerichtet waren oder dass ich ein riesiges Paket an Funktionen bekomme, die ich gar nicht brauche. Bei RED hatte ich dagegen das Gefühl: Es ist alles da, was ich brauche! Außerdem fand ich die Benutzeroberfläche sehr intuitiv und aufgeräumt.

Viele Therapeuten scheuen einen Softwarewechsel aus Sorge vor dem Aufwand. Wie war das bei Ihnen?

Wiebke Asveld: Ich glaube, viele Therapeuten haben die Sorge, beim Wechsel Daten zu verlieren und auf relevante Unterlagen später nicht mehr zugreifen zu können – diese Gedanken hatte ich auch. Im Nachhinein muss ich aber sagen, dass der Übergang wirklich unkompliziert und schnell ablief. Geholfen hat mir dabei auch der gute Support von RED. Gleich am Anfang hatte ich zum Beispiel einen Termin, bei dem mir die Funktionen detailliert gezeigt wurden und ich alle meine Fragen stellen konnte. Danach habe ich vieles selbst ausprobiert, bei Rückfragen hin und wieder den RED-Support kontaktiert und zur Sicherheit die beiden Praxissysteme – also RED medical und meine Vorgängersoftware – noch eine Zeit lang parallel laufen lassen. Ich erinnere mich noch gut an den Moment, in dem der Parallelbetrieb dann nicht mehr notwendig war und wirklich alles funktioniert hat. Das war ein richtig gutes Gefühl!

Die Arbeit mit RED medical: alles digital an einem Ort

Nehmen Sie uns gerne mit: Wie sieht denn bei Ihnen ein typischer Arbeitstag mit RED medical aus?

Wiebke Asveld: Das Schöne ist, dass alles so unkompliziert läuft: Ich nehme morgens meinen Laptop mit in die Praxis, klappe ihn auf und logge mich ein – und schon kann es losgehen. Vor einer Sitzung schaue ich noch einmal in die Verlaufsdokumentation: Was haben wir beim letzten Mal gemacht? Gibt es etwas vorzubereiten? Wie steht es um die Stundenkontingente des Patienten? Im Rahmen der Sitzung nutze ich RED medical dann auch für die Testdiagnostik und die Leistungserfassung, was mir die Arbeit wirklich einfacher macht. Und einmal im Monat nehme ich mir Zeit für die Abrechnung. Hier erstelle ich direkt mit RED medical meine Rechnungen oder übermittle die Daten an eine private Verrechnungsstelle.

Welche Rolle spielt für Sie, dass Sie mit RED medical auch von zu Hause aus arbeiten können? War das ebenfalls ein wichtiges Entscheidungskriterium?

Wiebke Asveld: Ja, absolut. Meine Online-Therapie kann ich zum Beispiel auch bequem von zu Hause aus durchführen. Und wenn mir abends noch einfällt, dass ich etwas zur Dokumentation ergänzen wollte oder einen Bericht fertig schreiben möchte, kann ich das einfach direkt machen. Ich muss nicht zurück in die Praxis, mir keinen Zettel hinlegen und keine zusätzliche Notiz auf dem Handy erstellen. Das ist für mich ein wichtiger Punkt: Ich kann Dinge immer sofort erledigen, weil der Aufwand so gering ist, sich noch einmal kurz einzuloggen.

Gibt es auch Funktionen innerhalb der Praxissoftware, die Sie erst auf den zweiten Blick zu schätzen gelernt haben?

Wiebke Asveld: Es klingt vielleicht unspektakulär, aber für mich ist die Patientenakte in RED medical sehr intuitiv und logisch aufgebaut. Ich muss mich nicht durch ganz viele verschiedene Bereiche klicken, sondern finde zum Beispiel einen älteren Arztbericht genauso schnell wie die Information darüber, wie viele Sitzungen noch offen sind. Außerdem ist die gesamte Testdiagnostik in die Patientenakte integriert. Früher musste ich mir teilweise große Testpakete anschaffen – heute kann ich in RED medical gezielt den Test auswählen, den ich für einen Patienten brauche, und den Link zum Test digital verschicken. Der Patient führt den Test dann durch und die Auswertung wird anschließend direkt in der Akte hinterlegt.

Alle Unterlagen zentral und digital an einem Ort zu haben: Ist das vielleicht der größte Vorteil für Sie?

Wiebke Asveld: Ja. RED hilft mir dabei, meine Praxis gewissermaßen minimalistisch zu führen. Nicht, weil die Software selbst minimalistisch wäre, sondern weil ich deutlich weniger zusätzliche Tools brauche. Im besten Fall steht da einfach mein Laptop – und nichts weiter. Darüber kann ich dann meine Dokumentation machen, meine Abrechnung erledigen, meine Praxis organisieren, Testdiagnostik nutzen oder Online-Therapie in Form von Videosprechstunden anbieten.

Tipps für die Gründung einer Privatpraxis

Neben Ihrer eigenen psychotherapeutischen Tätigkeit unterstützen Sie mittlerweile auch andere Psychotherapeuten auf dem Weg zur eigenen Praxis. Wie kam es dazu?

Wiebke Asveld: Freunde und Kollegen haben mich tatsächlich immer wieder gefragt: Du hast doch selbst eine Praxis gegründet – worauf muss ich achten? Ich habe ihnen dann erzählt, wie ich vorgegangen bin, und irgendwann wurden es immer mehr Anfragen. Mir kam dann der Gedanke, einen Ort zu schaffen, den ich mir damals selbst gewünscht hätte: einen Ort, an dem man Informationen zu den verschiedenen Themen einer Praxisgründung gebündelt findet. Also zum Beispiel: Wo muss ich mich anmelden? Welche rechtlichen Voraussetzungen gibt es? Was muss ich bei der Abrechnung beachten? Welche Unterlagen brauche ich? Wie organisiere ich meine Praxis? Daraus sind zunächst Gruppenangebote entstanden. Später habe ich das professionalisiert, Seminare angeboten, einen E-Learning-Bereich aufgebaut und weitere Experten beispielsweise aus Medizinrecht, Abrechnung und Steuerberatung eingebunden. Mittlerweile hat sich auch eine echte Community gebildet und es gibt regelmäßige Online-Termine, um sich zum Thema Praxisgründung auszutauschen.

Wie ist Ihr Eindruck: Welche Rolle spielt das Thema Praxissoftware bei einer Gründung?

Wiebke Asveld: Das ist eines der Themen, die Praxisgründer sehr früh beschäftigen. In meinen Seminaren kommen eigentlich immer Fragen wie: Ab wann brauche ich eine Praxissoftware? Welche Lösung passt zu mir? Wie funktioniert die Abrechnung? Wie muss ich dokumentieren? Viele sind am Anfang von der Menge an Informationen etwas überwältigt. Gerade dann stellt sich die Frage: Was brauche ich eigentlich wirklich? Ich finde deshalb Lösungen sinnvoll, mit denen man kompakt starten und später wachsen kann. Sprich: Wenn sich meine Praxis weiterentwickelt oder vergrößert, ist es immer gut, zusätzliche Funktionen in der bestehenden Software freizuschalten, anstatt ein komplett neues Praxisverwaltungssystem zu etablieren. Das gefällt mir übrigens auch an RED medical: Ich kann mit dem starten, was ich wirklich brauche, und die Software später entsprechend meiner Praxis um weitere Funktionen ergänzen.

Zum Abschluss: Was würden Sie Psychotherapeuten raten, die gerade darüber nachdenken, eine eigene Praxis zu eröffnen?

Wiebke Asveld: Erstens: Nicht zu lange warten, sondern anfangen. Irgendwann muss man den ersten Schritt machen – und zu lange auf den perfekten Zeitpunkt zu warten, bringt einen meistens nicht weiter. Zweitens würde ich versuchen, mit möglichst wenig Komplexität zu starten. Also lieber Lösungen nutzen, die mehrere Prozesse verbinden und mit der Praxis mitwachsen können, statt für jede Aufgabe ein eigenes Tool einzuführen. Und drittens: Unterstützung annehmen. Man muss bei einer Gründung nicht jede Frage selbst beantworten. Wenn ich zurückblicke, wie ich mich 2018 zum Beispiel durch das Thema Abrechnung gearbeitet habe, habe ich dabei sicher viel Zeit und auch Geld liegen lassen. Damals gab es kaum Unterstützungsangebote – heute schon!

Vielen Dank für das Interview und die Einblicke in Ihren Praxisalltag, Frau Asveld!