Eigene Praxis eröffnen? Das müssen Sie beachten
Rechtliche Voraussetzungen
Zunächst müssen wir einen Blick auf die Grundvoraussetzungen der psychotherapeutischen Berufsausübung werfen. Denn eins ist klar: Erst wenn alle berufs- und sozialrechtlichen Anforderungen erfüllt sind, können Sie sich den finanziellen Details sowie allen weiteren Aspekten der Praxisgründung widmen.
Die Approbation entspricht der berufsrechtlichen Zulassung und kann beantragt werden, sobald die psychotherapeutische Ausbildung abgeschlossen ist. Die Approbationsurkunde ist eine absolute Grundvoraussetzung für die Eröffnung einer eigenen privaten oder kassenärztlichen Psychotherapiepraxis.
Der Fachkundenachweis entspricht der sozialrechtlichen Zulassung und bestätigt die vertiefte Ausbildung in einem Richtlinienverfahren (Analytische Psychotherapie, Tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapie, Verhaltenstherapie, Systemische Therapie). Gemeinsam mit der Approbation ist der Fachkundenachweis eine zentrale Voraussetzung, um von der KV die Zulassung als Vertragspsychotherapeut zu erhalten (siehe nächster Punkt).
Um als niedergelassener Psychotherapeut zu arbeiten, ist eine Zulassung als Vertragspsychotherapeut erforderlich – diese wird von den regionalen Kassensitzen vergeben und befähigt zur Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen. Um Ihre Zulassung zu erhalten, müssen Sie im Arzt- und Psychotherapeutenregister gelistet sein. Ihren Eintrag im Register beantragen Sie unter Vorlage Ihrer Approbation und Ihres Fachkundenachweises. Eine Privatpraxis hingegen benötigt keine Kassenzulassung.
Praxisform
Wo möchte ich meine Praxis eröffnen? Wie finanziere ich den Betrieb? Auf welche Klientel möchte ich mich fokussieren? Und welche Praxisverwaltungssoftware passt am besten zu meinen Anforderungen? All diese Fragen hängen davon ab, welche Art von Psychotherapie-Praxis Sie gründen möchten. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:
Praxen mit einer Zulassung der Kassenärztlichen Vereinigung (“Kassensitze”) sind begehrt. Das liegt zum einen an der gesicherten Leistungsabrechnung mit der jeweiligen KV; zum anderen an der konstant hohen Nachfrage seitens der gesetzlich versicherten Patienten. Was aber nicht vergessen werden darf: Kassensitze sind stets an Planungsbereiche gekoppelt, da es nur eine begrenzte Anzahl an Zulassungen gibt. Das macht die Kaufpreise von Kassensitzen zum Teil enorm teuer.
Privatpraxen agieren hingegen unabhängig von solchen Planungsbereichen, da sie von der Versorgungspflicht ausgenommen sind; stattdessen haben Sie mit Privatversicherten, Selbstzahlern und gesetzlich Versicherten (deren Wartezeit auf einen Therapieplatz über drei Monate beträgt) einen diverseren Patientenstamm. Die finanzielle Sicherheit eines Kassensitzes kann eine Privatpraxis allerdings nicht garantieren.
Laut KBV ist die Einzelpraxis weiterhin die häufigste Form der Niederlassung. Der Vorteil liegt auf der Hand: Psychotherapeuten, die Ihre Praxis alleine führen, können Ihren Arbeitsalltag selbstbestimmt und sehr flexibel gestalten – vom Sprechstunden-Umfang bis hin zur Auswahl weiterer Mitarbeiter. Gleichzeitig sind Sie als Praxisinhaber aber auch “Einzelkämpfer” mit hoher Eigenverantwortlichkeit.
Neben der Einzelpraxis ist es allerdings auch möglich, mit anderen approbierten Psychotherapeuten zu kooperieren. Hierbei unterscheidet man zwischen zwei Kooperationsformen: der Praxisgemeinschaft und der Gemeinschaftspraxis.
Praxisgemeinschaft: Mehrere Praxen schließen sich zusammen und bilden eine Organisationsgemeinschaft. Als solche nutzen sie notwendige Ressourcen gemeinsam, wie z. B. Räumlichkeiten, Equipment oder Personal. Allerdings bleiben die jeweiligen Praxen zulassungsrechtlich eigenständig. Sie verfügen über einen eigenen Patientenstamm und führen auch ihre Abrechnungen mit den KVen separat durch.
Gemeinschaftspraxis: Im Gegensatz zur Praxisgemeinschaft wirtschaftet eine Gemeinschaftspraxis zusammen. Die in der Gemeinschaftspraxis tätigen Psychotherapeuten teilen sich also nicht nur die Räumlichkeiten und das Personal, sondern auch den Patientenstamm und rechnen gemeinsam mit der KV ab.
Kosten / Finanzierung
Die Gründungskosten einer psychotherapeutischen Praxis variieren je nach Standort und Zielgruppe. In den meisten Fällen ist mit Kosten zwischen € 5.000,- und € 50.000,- zu rechnen. Um für die Neueröffnung bestens vorbereitet zu sein, sollten Sie sich neben den genannten Anfangsinvestitionen aber auch mit den folgenden Themen beschäftigen:
Niedergelassene Psychotherapeuten müssen ihre Praxisgründung dem zuständigen Finanzamt mitteilen und sich dort als “Freiberufler” anmelden. Als solcher sind Sie einkommensteuerpflichtig und müssen daher zwingend eine Einkommensteuererklärung sowie eine Einnahme-Überschuss-Rechnung abgeben. Zusätzlich können je nach Praxisform folgende Steuerarten für Sie relevant sein:
- Umsatzsteuer
(falls Sie Dienstleistungen wie Coaching oder Supervision erbringen)
- Lohnsteuer
(falls Sie in Ihrer Praxis Mitarbeiter beschäftigen)
Psychotherapeuten tragen gegenüber ihren Patienten eine große Verantwortung. Daraus ergeben sich einige berufliche Risiken, deren Ausmaß durch entsprechende Versicherungen minimiert werden kann. Die Psychotherapeutenkammer verpflichtet selbständige Psychotherapeuten daher zu einer Berufshaftpflichtversicherung, die gegen jegliche Schadensersatzforderungen durch Dritte schützt. Je nach Art der Praxis sind weitere Versicherungen empfehlenswert, beispielsweise eine Rechtsschutzversicherung oder eine Inhaltsversicherung.
Versicherungen dienen dem Risikomanagement und hängen von Ihrem persönlichen Sicherheitsbedürfnis ab. Um unnötige Ausgaben zu vermeiden, sollten Sie vor Abschluss jeder zusätzlichen Versicherung folgende Fragen klären:
- Ist diese Versicherung zum Schutz meiner Praxis wirklich notwendig?
- Kenne ich den vollen Versicherungsumfang und den Deckungsschutz?
- Ist der finanzielle Rahmen für mich jederzeit zu stemmen?
Für die erstmalige Beschäftigung von Mitarbeitern ist es zunächst erforderlich, über die Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer zu beantragen. Darüber hinaus ist es ratsam, mit den Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes, des Arbeitssicherheitsgesetzes, den Richtlinien der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und den berufsgenossenschaftlichen Regelungen vertraut zu sein.
Und: Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, müssen Sie alle Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung und der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden und Lohnsteuer abführen.
Ein gut ausgearbeitetes Geschäftskonzept signalisiert bei Kreditgesprächen, dass Sie Ihre Selbstständigkeit detailliert geplant haben – und Ihre Praxis Aussicht auf langfristigen Erfolg hat. Der Plan sollte verschiedene Schlüsselaspekte umfassen, wie zum Beispiel die klare Darstellung Ihrer Geschäftsidee, eine durchdachte Marketing-Strategie sowie ein detailliertes Finanzierungskonzept Ihrer Praxisgründung. Sollten Sie noch keinerlei Erfahrung mit der Erstellung von Businessplänen haben, können Sie gerne auf folgendes inhaltliches Grundgerüst zurückgreifen:
- Deckblatt mit Namen und Adresse des Existenzgründers
- Gründungsvorhaben und Geschäftsidee
- Ihr Profil als Existenzgründer
- Wettbewerbssituation
- Standortwahl
- Leistungsangebot und Zielgruppe
- Praxisorganisation
- Kapitalbedarfsplanung, Umsatz- und Rentabilitätsvorschau
- Anhang
Übrigens: Ein Businessplan ist auch bei der Beantragung und Bewilligung von Förderungen ein essentieller Bestandteil der einzureichenden Unterlagen. Detaillierte Informationen zu öffentlichen Förderprogrammen können Sie der Förderdatenbank des BMWK (Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz) entnehmen.
Räumlichkeiten
Sofern Sie keine bereits existierende Praxis übernehmen, müssen Sie geeignete Räumlichkeiten für Ihre Praxis finden. Hierbei sind einige Gesichtspunkte zu beachten – vom Standort über die Kosten bis hin zur Größe und Raumaufteilung.
Kassenpraxen sind hinsichtlich ihrer Standortwahl an die regionalen Kassensitze gebunden. Die Vergabe dieser Kassensitze erfolgt auf Basis einer Bedarfsplanung auf Landesebene, um eine Über- oder auch Unterversorgung zu vermeiden. Kassenzulassungen sind demzufolge ortsgebunden und in ihrer Anzahl begrenzt.
Privatpraxen hingegen können ihren Standort frei wählen. Da sich Privatpraxen jedoch an Selbstzahler und Privatversicherte richten, sollte sichergestellt werden, dass die entsprechende Nachfrage am gewünschten Ort vorhanden ist.
Praxisräume als Wohnfläche anzumieten und gewerblich zu nutzen, ist untersagt. Dementsprechend sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie einen Gewerbe-Mietvertrag unterzeichnen. Wichtig: Wurden Ihre Praxisräume zuvor privat genutzt, muss Ihr Vermieter die örtlichen Baubehörden über die Nutzungsänderung informieren. In manchen Fällen ist zusätzlich ein Genehmigungsverfahren notwendig.
Die Berufsordnung macht keine verbindlichen Vorgaben hinsichtlich Größe und Ausgestaltung der Räumlichkeiten. Ihre Praxis sollte allerdings bestimmte Anforderungen erfüllen, um eine adäquate Umgebung für die Behandlung Ihrer Patienten zu schaffen. So verfügt Ihre Praxis idealerweise über einen Behandlungsraum, ein Wartezimmer, ein Büro, gegebenenfalls einen Aufenthaltsraum sowie ausreichend Toiletten.
Auch die Belange von Menschen mit Behinderungen und älteren Menschen sind im Hinblick auf die Barrierefreiheit dringend zu berücksichtigen. Generell sollte die Raumgestaltung eine angenehme und diskrete Atmosphäre schaffen, die professionell wirkt und Ihren Patienten erlaubt, sich wohlzufühlen.
Schutz Ihrer Patientendaten
In einer Psychotherapie-Praxis ist der Umgang mit Patientendaten von zentraler Bedeutung. Dabei müssen Psychotherapeuten die Pflicht zur Dokumentation mit den geltenden Datenschutz-Regeln in Einklang bringen. Wie Sie diesen Spagat schaffen, erklären wir Ihnen in diesem Blogartikel. Darüber hinaus sind jedoch noch weitere Aspekte im Praxisalltag zu berücksichtigen, die wir nachfolgend aufführen:
Ein Verarbeitungsverzeichnis ist eine Übersicht, in der alle Tätigkeiten und Vorgänge innerhalb der Praxis erfasst werden, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Diese Auflistung müssen Sie auf Verlangen der Aufsichtsbehörde jederzeit vorlegen können. Um keine Angriffsfläche zu bieten, sollten Sie außerdem den fachlichen Ansprechpartner Ihrer Praxis nennen und zu jeder Tätigkeit folgende Zusatzangaben machen:
- Zweck der Verarbeitung (z. B. Dokumentation, Abrechnung)
- Betroffene Personengruppen (z. B. Patienten, Mitarbeiter)
- Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten, Personaldaten)
- Empfängergruppen (z. B. Krankenkassen, Kassenärztliche Vereinigungen)
- Fristen für die Löschung (z. B. zehn Jahre)
Das Erfassen, Bearbeiten und Speichern etc. von Patientendaten ist für Sie als Praxisinhaber gesetzlich gestattet. Dennoch müssen Sie Ihre Patienten informieren, was mit ihren Daten passiert. Die KBV empfiehlt daher den Aushang von Informationsblättern in der Praxis oder im Wartezimmer und stellt Ihnen unter diesem Link ein kostenloses Muster bereit.
Für manche Datenverarbeitungsvorgänge – wie zum Beispiel beim Einbeziehen einer privaten Verrechnungsstelle – sind jedoch Einwilligungserklärungen der Patienten notwendig. Diese sind schriftlich einzuholen. Mit Softwareanbietern und IT-Dienstleistern müssen Sie außerdem einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen, sofern diese Unternehmen Zugriff auf Patienten- oder Mitarbeiterdaten haben.
Die KBV hat gemeinsam mit dem BSI die IT-Sicherheitsrichtlinie erstellt. Dort stellt sie rechtlich verbindliche Vorgaben auf, die jeder Psychotherapeut beachten muss, um sich adäquat vor Cyberkriminalität zu schützen. Hierzu zählen beispielsweise:
- der Einsatz eines aktuelles Virenschutzprogramms
- die Einrichtung komplexer Sperrcodes für alle Geräte
- die Durchführung regelmäßiger Datensicherungen
- die Nutzung verschlüsselter Internetanwendungen
Eine vollständige Übersicht aller Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, finden Sie hier.
Übrigens: Eines der wichtigsten Element der KBV-Richtlinie ist der Einsatz einer geeigneten Firewall – denn sie reguliert, wer überhaupt Zugriff auf das Praxis-System erhält. Informieren Sie sich gerne über unsere unkomplizierte und kostengünstige Firewall-Lösung, die wir speziell für kleine und mittelgroße Psychotherapie-Praxen entwickelt haben:
Sobald Ihre Praxis mehr als zehn Personen beschäftigt, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen und der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Dieser ist für die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit zuständig und fungiert als Ansprechpartner für alle Fragen rund um das Thema Datenschutz. Wichtig: Der Datenschutzbeauftragte darf nicht der Praxisinhaber selbst sein.
Öffentlichkeitsarbeit
Die Zeiten, in denen Patienten ausschließlich über Zeitungsannoncen oder “Mund-zu-Mund-Propaganda” auf psychotherapeutische Praxen aufmerksam wurden, sind vorbei. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre neu gegründete Praxis öffentlichkeitswirksam platzieren – online wie offline.
Immer mehr Patienten recherchieren im Vorfeld der Therapie online nach Behandlungsmöglichkeiten. Eine eigene Homepage bietet daher die ideale Möglichkeit, um über Ihre Leistungen und Ihren Werdegang als Psychotherapeut zu informieren.
Folgende Informationen sollte Ihre Homepage unbedingt beinhalten:
- Informationen zu Ihrer Person
- Behandlungsschwerpunkte
- Zielgruppe
- Kontakt / Erreichbarkeit
- Anfahrt
Wichtig: Ihre Homepage muss über ein Impressum verfügen. Gemäß § 5 TMG sind darin folgende Informationen anzugeben:
- Name und Anschrift Ihrer Praxis
- E-Mail-Adresse Ihrer Praxis
- Zuständigen Psychotherapeutenkammer
- Ihre gesetzliche Berufsbezeichnung
- Verweis auf die Berufsordnung Ihrer Psychotherapeutenkammer
- Verweis auf das Heilberufekammergesetz (HKG)
- Umsatzsteuernummer (falls Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbieten)
Psychotherapeuten haben ein Recht auf Werbung. Daher dürfen Sie jederzeit auf die Tätigkeit in Bezug auf Ihre neu gegründete Praxis werbend hinweisen. Allerdings müssen Sie bedenken, dass Werbung gesetzlich reglementiert ist – in Ihrem Fall durch die Berufsordnung der Bundespsychotherapeutenkammer (BPtK), das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) und das Heilmittelwerbegesetz (HWG).
Auf die Verwendung von Superlativen, die Veröffentlichung von Dankesbriefen oder die Abgabe von Erfolgsgarantien oder Heilungsversprechen sollten Sie deshalb verzichten. Sachliche Anzeigen in Zeitungen, das Auslegen von Praxisbroschüren oder die Erstellung von Informationsflyern oder eines medienübergreifenden Corporate Designs (z. B. Logo, Typographie, Farb-Schema, etc.) sind hingegen ausdrücklich erlaubt.
Hardware
Um im digital vernetzten Gesundheitswesen effizient arbeiten zu können, benötigen Sie in Ihrer neu gegründeten psychotherapeutischen Praxis einige technische Geräte, die Sie im Berufsalltag unterstützen. Diese Geräte lassen sich in zwei Gruppen einteilen:
Psychotherapeutische Praxen sollten grundsätzlich über einen Internet- und Telefonanschluss sowie – je nach Mitarbeiterzahl – über einen oder mehrere Computer verfügen. Falls Sie zusätzlich Hausbesuche anbieten, empfiehlt es sich zudem, ein mobiles Endgerät einzusetzen (z. B. ein Tablet oder Laptop). Ebenfalls sinnvoll ist der Kauf eines Praxis-Druckers, mit dem Sie Dokumente auch kopieren und einscannen können.
Sobald Sie eine kassenärztliche Psychotherapie-Praxis eröffnen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, sich an die Telematikinfrastruktur (TI) anzuschließen. Die TI ist die “Datenautobahn” des deutschen Gesundheitswesens, die alle Leistungserbringer miteinander vernetzt – und Ihnen Zugriff auf relevante eHealth-Anwendungen (ePA, KIM) gewährt.
Für eine TI-Anbindung ist folgende Hardware-Ausstattung erforderlich:
- Konnektor
- Kartenterminal(s)
- ggfs. mobile Kartenterminals
- Praxisausweis (SMC-B)
- Heilberufsausweis (eHBA)
- VPN-Zugangsdienst
Sie sind noch nicht an die TI angeschlossen oder benötigen Sie Hilfe, die technisch komplexen Sachverhalten zu verstehen? Dann können Sie einen kostenfreien Beratungstermin bei unseren TI-Spezialisten buchen oder sich selbst zum Thema TI-Anschluss im Rechenzentrum informieren.
Praxissoftware
Neben den passenden Räumlichkeiten und der richtigen Hardware kommt es bei der Grundausstattung Ihrer neuen psychotherapeutischen Praxis vor allem auf die Wahl einer geeigneten Praxissoftware an. Sie ist das digitale Herzstück der Praxis und somit ein elementarer Bestandteil einer gelungenen Praxisverwaltung. Die Software erfüllt dabei drei ganz zentrale Funktionen:
Psychotherapeuten sind verpflichtet, sämtliche Behandlungsmaßnahmen und deren Ergebnisse schriftlich festzuhalten – von der Anamnese über die Diagnoseerstellung bis hin zu Untersuchungen und Befunden. Die Praxissoftware bündelt all diese Daten an einem zentralen Ort, führt zu jedem Patienten eine eigene Patientenakte und stellt Ihnen alle notwendigen (Antrags-)Formulare zur Verfügung. Außerdem sind die meisten Systeme in der Lage, detaillierte Analysen, Statistiken und Leistungsreportings über Ihren Praxisalltag zu erstellen.
Neben der Dokumentation unterstützt Sie Ihre Praxissoftware selbstverständlich auch bei der Abrechnung. Als niedergelassener Psychotherapeut rechnen Sie beispielsweise einmal pro Quartal alle erbrachten kassenärztlichen Leistungen mit der KV ab. Im Rahmen dieses Prozesses (“KV-Abrechnung”) führt die Software alle abrechnungsrelevanten Einträge zusammen, prüft die Abrechnungsdatei auf Fehler und überträgt sie in verschlüsselter Form an die zuständige Stelle. Die meisten Programme sind zudem in der Lage, auch Rechnungen für Privatpatienten zu stellen oder über private Verrechnungsstellen abzurechnen.
Üblicherweise ist in Praxisverwaltungssystemen auch eine Kalenderfunktion integriert, die Sie bei der Terminkoordination unterstützt. Sinnvoll sind außerdem Funktionen wie eine Warteliste, eine automatische Kontingent-Kontrolle der Bewilligungen und eine Übersicht aller laufenden Therapien. All diese Funktionen helfen Ihnen dabei, wichtige Informationen schneller zu finden und allgemein einen besseren Überblick über die Abläufe in Ihrer neuen Praxis zu erlangen.
Um Sie bei der schwierigen Suche nach einer geeigneten Praxissoftware zu unterstützen, haben wir einen umfangreichen Blogartikel zu diesem Thema verfasst. Dort zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt das optimale System für Ihre neue Praxis finden.
