Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten stehen oft vor einer Mammutaufgabe, wenn sie ihre eigene Praxis gründen wollen. Doch auch viele erfahrene Therapeuten sind unzufrieden mit ihrer IT-Situation und auf der Suche nach einer neuen Software.

Damit Sie sich im Dschungel der Praxissoftware-Anbieter besser zurechtfinden und eine fundierte Entscheidung treffen können, welche Lösung die richtige für Ihre psychotherapeutische Praxis ist, haben wir diesen Leitfaden für Sie erstellt. Hier zeigen wir Ihnen, welche Unterschiede es zwischen den Systemen gibt und worauf Sie achten müssen, um die geeignete Psychotherapie-Software für Ihre Praxis zu finden.

Inhaltsverzeichnis

Warum überhaupt Praxissoftware?

In seiner Rolle als digitales Herzstück der psychotherapeutischen Praxis übernimmt das Praxisverwaltungssystem – kurz PVS – ein vielfältiges Spektrum verschiedenster Aufgaben und erleichtert Therapeutinnen und Therapeuten so zum Beispiel das Management von Patientendaten, Therapieanträgen und Abrechnungen. Außerdem können zahlreiche Prozesse automatisiert werden. Das spart viel Zeit und steigert die Effizienz der Praxis.

Die wichtigsten Bereiche, in denen Praxissoftware Sie in Ihrem Alltag unterstützt, sind:

die Organisation Ihrer Praxis (z. B. Patientenverwaltung und Terminplanung)
die Dokumentation von behandlungsrelevanten Daten (z. B. Diagnosen, Therapieverläufe und Ergebnisse)
die Verwaltung (z. B. von Therapieanträgen, Bewilligungen und Berichten)
die Abrechnung der von Ihnen erbrachten therapeutischen Leistungen.

Fazit: Praxissoftware-Systeme decken eine Vielzahl an Funktionen ab und können den entscheidenden Unterschied machen, Ihren Praxisbetrieb weiter zu professionalisieren. Die Wahl der richtigen Software will deshalb wohlüberlegt sein.

Worin unterscheiden sich die ver­schiedenen Praxis­verwaltungs­systeme?

Nun wissen Sie, welchen Nutzen eine gute Praxissoftware für Sie und Ihre Patienten bietet. Doch wo genau liegen die Unterschiede zwischen den zahlreichen Systemen und was bedeutet das für Ihre Praxis? Im Folgenden helfen wir Ihnen, sich besser in der – leider oft undurchsichtigen – Vielfalt der Anbieter orientieren zu können.

Technische Unterschiede

Serverstandort

Grundsätzlich lassen sich alle Praxisverwaltungssysteme technisch in drei Kategorien einteilen. Die entscheidende Frage lautet: Wo steht der Server (also das technische Zentrum des PVS)?

On-Premise-Systeme: Der Server steht in der Praxis selbst.
Cloud-Systeme: Der Softwareanbieter stellt den Server in einem Rechenzentrum zur Verfügung und die Praxis greift über das Internet darauf zu (=browserbasiert).
Hybrid-Systeme: Ein Teil der Server steht in der Praxis und ein Teil wird beim Anbieter betrieben. 
Ein modernes und sicheres Rechenzentrum mit einer Reihe von Serverschränken.

Das sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme:

Vorteil: Sie haben jederzeit vollen Zugriff auf die Technik und sind unabhängiger als bei anderen Systemen.

Nachteil: Der Betrieb eigener Server ist teuer, aufwändig und kompliziert. Außerdem sind Sie für die IT-Sicherheit verantwortlich und müssen sich um Wartungen und Updates selbst kümmern.

Vorteil: Sie müssen sich nicht mit der Technik auseinandersetzen, da Updates, Wartungen und Datensicherungen automatisch durchgeführt werden. Außerdem können Sie von verschiedenen Geräten und Standorten auf Ihr PVS zugreifen.

Nachteil: Sie sind davon abhängig, dass Ihr Anbieter die IT im Griff hat und für Datenschutz sorgt. Da Sie online auf die Software zugreifen, brauchen Sie außerdem eine stabile Internetverbindung.

Vorteil: Sie haben jederzeit Zugriff auf die Daten und müssen sich nur bedingt mit der Technik befassen.

Nachteil: Sie haben den doppelten Technik-Aufwand, der doppelt bezahlt werden muss. Außerdem birgt das System erhöhte Risiken für den Datenschutz, um den Sie sich selbst kümmern müssen.

Fazit: Gerade, wenn Sie keinen technischen Hintergrund haben, ist die Wahl einer Cloud-Software ratsam. So haben Sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge. Sie sollten allerdings unbedingt darauf achten, dass der Cloud-Anbieter den gesamten Datenstrom Ende-zu-Ende-verschlüsselt und dadurch die nötige Sicherheit Ihrer Patientendaten gewährleistet (siehe Datenschutz).

Betriebssystem

Ein weiterer technischer Aspekt ist das verwendete Betriebssystem. Hier scheiden für Mac-Nutzer einige Windows-Programme aus und umgekehrt. Die meisten Praxis-Systeme laufen aber auf beiden gängigen Betriebssystemen. Manche sind auch Linux-fähig.

Benutzeroberfläche

Neben der technischen Basis lohnt es sich auch, das User Interface der Software (sprich: die Bedienbarkeit) genauer unter die Lupe zu nehmen. Bei einem Praxis-System, das Sie fast jeden Tag im Einsatz haben, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass das System durchdacht, aufgeräumt und leicht zu bedienen ist.

Achtung: Hinsichtlich der Benutzeroberfläche gibt es enorme Unterschiede im Markt – vom angestaubten “Windows 95-Flair” bis hin zu hochmodernen Systemen, die intuitiv zu bedienen sind.

Eine übersichtliche und klare Startseite, eine einfache und logische Navigation oder eine gut funktionierende Suche sparen im Zweifel jede Menge Zeit und sorgen dafür, dass Sie wichtige Prozesse (wie Patientenerfassung, Dokumentation und Abrechnung) schnell und unkompliziert durchführen können. Bedenken Sie: Mit Ihrer Praxissoftware werden Sie künftig täglich arbeiten. Ein paar gesparte Klicks bedeuten da nicht nur effizienteres Arbeiten, sondern schonen auf Dauer vor allem Ihre Nerven.

Wir bei RED arbeiten an unserer eigenen Praxissoftware für Psychotherapeuten und bringen kontinuierlich neue Funktionen und Verbesserungen in die Anwendung. Werfen Sie gerne einen Blick darauf: 

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Funktionsumfang

Fast noch wichtiger als ein übersichtliches, modernes System sind im Alltag für die meisten Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten die Funktionen, die eine Software zu bieten hat.

Hinsichtlich dieses Punktes lassen sich PVS-Anbieter in zwei verschiedene Kategorien einteilen:

Allrounder vs. Spezialsoftware

Allgemeine Praxis-Systeme:
Diese werden von mehreren Fachgruppen genutzt und bieten daher oft viele verschiedene Funktionen und Zusatzmodule, wie Geräteschnittstellen oder die Verordnung von Arzneimitteln. Einzelne Prozesse sind dadurch komplexer und nicht auf die täglichen Anforderungen der Psychotherapie abgestimmt
Spezialisierte Anbieter:
Hier stehen die Bedürfnisse einer einzelnen Fachrichtung, wie zum Beispiel die der Psychotherapie, im Mittelpunkt. Die Prozesse sind daher besser auf Ihren Alltag abgestimmt, was Ihren Workflow angenehmer macht.

Die Funktionen für andere Fachgruppen sind für die Psychotherapie in der Regel ohnehin irrelevant. Und ein aufgeräumtes System mit klaren Prozessen, die sich an Ihrem Arbeitsablauf orientieren, ermöglicht Ihnen ein sehr viel angenehmeres Arbeiten als eine komplexe und überladene Software.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, einen spezialisierten Anbieter zu wählen!

Aber: Welche Funktionen braucht eine gute Praxissoftware denn jetzt ganz konkret?

Praxisorganisation

Die Kernfunktion einer jeden Psychotherapie-Software ist die Koordination und Organisation der Praxis. Dabei helfen diese Funktionen:

Wenn Sie die Daten neuer Patienten erfassen wollen, sollte das schnell und komfortabel möglich sein.

Im Idealfall klappt der Prozess automatisch durch das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und auch manuell, falls keine eGK vorliegt. 

Der Terminkalender ist der essenzielle Grundbaustein für Ihre Praxisorganisation und darf in keiner Praxissoftware fehlen. Hier planen Sie die Sitzungen mit Ihren Patienten. Manche Praxissysteme bieten auch Schnittstellen zu externen Kalender-Tools an.

Sei es durch einen inkludierten Terminkalender in Ihrem Praxisverwaltungssystem oder in einem externen Kalender Ihrer Wahl: In Gemeinschaftspraxen können Sie auch darüber nachdenken, die Raumbelegung über Ihre Praxissoftware lösen. 

Eine weitere Funktion, die einige Praxisverwaltungssysteme für Psychotherapeuten bieten, ist zudem eine Übersicht des aktuellen Stundenkontingents je Patient. So sehen Sie, wie viele Termine noch möglich sind und können die Weiterbehandlung rechtzeitig vorausplanen.

Manche Software-Lösungen bieten Zusatzmodule an, mit denen Videosprechstunden durchgeführt werden können: Eine interessante Erweiterung, denn dann müssen Sie nicht zwei separate Systeme pflegen und die Termine hin und her schieben.

In RED medical ist RED connect – Deutschlands meistgenutzte Videosprechstunde – automatisch im Preis inkludiert. Verwalten und halten Sie Ihre Videotermine einfach zentral in Ihrem PVS.

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Datenverwaltung und Dokumentation

Die Organisation Ihrer Praxis können Sie natürlich nicht ohne Daten durchführen. Deshalb ist die zweite wichtige Funktionalität von Praxissoftware natürlich die Verwaltung von Daten und Dokumenten.

Eine Psychotherapeutin dokumentiert die Therapie auf ihrem Laptop.

Ob Stammdaten Ihrer Patienten oder therapiespezifische Details: In einem modernen Praxissystem finden Sie alle Daten übersichtlich in der Akte Ihres Patienten. Von Therapieanträgen, Gutachten und Bewilligungen bis hin zu Diagnosen, Behandlungsverläufen und Therapieergebnissen haben Sie jederzeit alle relevanten Dokumente für die Praxisverwaltung im Blick. Wichtig ist hier eine durchdachte Struktur und die Möglichkeit, Einträge zu filtern und zu sortieren, damit Sie sich schnell zurechtfinden.

Eine moderne Praxissoftware bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, verschiedenste Dokumente und Dateitypen hochzuladen, um die Therapie lückenlos zu dokumentieren. So können Sie beispielsweise Therapieinhalte abfotografieren, Fragebögen einscannen oder Absprachen notieren und haben alles an einem zentralen Ort.

Zusätzlich finden Sie in einem guten PVS auch Notizfelder, in denen Sie die therapierelevanten Besonderheiten des Patienten eintragen können.

Manche Praxissoftware-Systeme bieten Ihnen lediglich einfache Textfelder und ermöglichen das Hochladen von Dokumenten. Andere Systeme erweitern Ihre Eingabemöglichkeiten bei der Dokumentation der Therapie z. B. durch umfangreiche und anpassbare Musterformulare oder die Dokumentation via Spracherkennung. Am besten testen Sie selbst, wie komfortabel die Dateneingabe in verschiedenen Arbeitssituationen funktioniert.

Übrigens: In unserer Praxissoftware RED medical profitieren Sie von zahlreichen Dokumentationshilfen, wie vorgefertigten Textbausteinen, Muster-Formularen sowie einer integrierten Spracherkennung oder der Dokumentation via Tablet und Stift.

In einer psychotherapeutischen Praxis sammeln sich im Laufe der Jahre eine Vielzahl von Daten an. Beim Wechseln der Praxissoftware müssen diese sicher und vollständig in das neue System migriert werden. Dieser aufwändige und fehleranfällige Prozess will gut geplant sein.

Informieren Sie sich deshalb unbedingt vor dem Wechsel bei Ihrem künftigen Anbieter zum Ablauf der Datenübernahme. Seriöse Anbieter bieten Ihnen in der Regel eine testweise Datenübertragung vor dem eigentlichen Wechseltermin an und ermöglichen Ihnen nach der Migration eine Fehlerprüfung Ihrer Daten. Fragen Sie am besten auch nach Erfahrungswerten und eventuell anfallenden Zusatzkosten.

So sorgen Sie für eine reibungslose Datenmigration und vermeiden später Ärgernisse durch fehlerhafte oder fehlende Daten.

Viele Softwaresysteme für Psychotherapeuten unterstützen Sie mit Prüfhinweisen und Warnmeldungen bei der Praxisorganisation.

Das Praxisverwaltungssystem erinnert Sie zum Beispiel ganz automatisch an fehlende Angaben bei der Abrechnung und Dokumentation der Therapie oder meldet, wenn Kontingente zur Neige gehen. So können Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

In der Psychotherapie sind der Schutz von Therapieinhalten und die Sicherheit der Patientenakte von größter Bedeutung. Denn für Patientendaten gelten bekanntlich eine strenge Schweigepflicht und enge Datenschutz-Richtlinien. 

Deshalb sollten Sie zum einen in Ihrer Praxis auf die Einhaltung des Datenschutzes achten, aber auch sicherstellen, dass der Datenschutz beim Anbieter des Praxisverwaltungssystems ernst genommen wird. Nur so können Sie gegenüber Ihren Patienten für Sicherheit und Vertraulichkeit garantieren.

Ein wesentlicher Beitrag zum Datenschutz leistet die Praxissoftware, indem sie den unbefugten Zugriff auf Patientendaten durch Dritte verhindert.  Aber Achtung: Auch hier gibt es enorme Unterschiede, je nach technischer Basis der Systeme.

Da sich die Server bei On-Premise-Lösungen in der Praxis befinden, geht die Architektur dieser Systeme davon aus, dass nur vertrauenswürdige Nutzer auf die gespeicherten Daten zugreifen. Daher liegen die sensiblen Patientendaten oft unverschlüsselt vor. Jedem, der sich Zugriff auf einen solchen Server verschaffen kann, wird systembedingt vertraut – mit dem Ergebnis, dass jeder die Daten lesen kann.

Moderne Architekturansätze verfolgen hingegen den “Zero-Trust”-Ansatz, bei dem alle Daten kryptografisch durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt sind. Nur wenn ein Benutzer den passenden Schlüssel hat, kann er die Daten entschlüsseln und lesen. 

Die Datenschutzmaßnahmen der verschiedenen Systeme lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:

On-Premise (Server in der Praxis)

  • Verschlüsselungen eher unüblich
  • Zusätzlich fortlaufende Sicherheitsmaßnahmen innerhalb der Praxis erforderlich

Cloud (Zugriff über das Internet)

  • Systeme sind verschlüsselt 
  • Idealerweise verfügt das System über „Security by design“

Hybrid (Server innerhalb und außerhalb der Praxis)

  • Alle Datenzugriffe und -transfers müssen genau untersucht werden, um den Zugriff durch Dritte auszuschließen

Informieren Sie sich unbedingt, welche Maßnahmen der Software-Hersteller in puncto Datenschutz konkret getroffen hat: Welche Art von Verschlüsselung wird eingesetzt? Werden die Daten redundant gespeichert? Gibt es automatische Backups und Datensicherungen – und wenn ja, wie häufig?

Abrechnung

Natürlich wollen Sie als Therapeut auch für Ihre Arbeit entlohnt werden. Deshalb unterstützt Sie Ihre Praxissoftware auch bei der Abrechnung der von Ihnen erbrachten Leistungen. Sei es bei der Abrechnung über die Krankenkassen oder bei der Erstellung von rechtssicheren Rechnungen.

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Praxissoftware darauf, dass die von Ihnen benötigten Abrechnungsarten auch von der Software unterstützt werden. In manchen Praxissystemen können Sie nämlich nur Rechnungen erstellen, andere Systeme enthalten auch die GKV-Abrechnung oder die Abrechnung über Selektivverträge. 

Für eine effiziente Abrechnung lohnt sich auch ein Praxissystem, das Ihre Rechnungsdaten prüft und auf Fehler in Ihrer Abrechnungsdatei hinweist, bevor Sie die Abrechnung durchführen. So vermeiden Sie Zahlungsverzögerungen und sparen sich lästige Nacharbeiten.

Die Erfassung von psychotherapeutischen Leistungen sollte vor allem schnell und einfach von der Hand gehen.

Eine gute Software bietet Ihnen deshalb einen übersichtlichen Leistungskatalog, in dem Sie Leistungen mit wenigen Klicks auswählen können. Auch eine Suchfunktion sollte unbedingt enthalten sein – so müssen Sie die Leistungscodes nicht auswendig kennen.

Die Standardabrechnung sollte sowohl privat als auch gesetzlich möglich sein.

Gute Praxissoftware zeichnet sich dadurch aus, dass der Abrechnungs-Prozess klar und einfach strukturiert ist, aber Sonderfälle (wie “Nachzügler” aus früheren Quartalen, Mahnungen oder Ratenzahlungen) trotzdem komfortabel durchgeführt werden können.

Viele Systeme bieten Ihnen auch eine automatische Prüfung Ihrer Abrechnungsdatei und Rechnungen an. Das spart Ihnen viel Zeit und Mühe, die eine manuelle Prüfung und Fehlersuche kosten würde.

eHealth-Funktionen

Als Psychotherapeut sind Sie verpflichtet, sich an die Telematikinfrastruktur (TI) anzuschließen. Für die damit verbundenen Kosten bekommen Sie eine sogenannte Erstattungspauschale. 

Damit Sie diese im vollen Umfang erhalten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Praxissoftware über alle verpflichtenden eHealth-Funktionen verfügt. Bei einer fehlenden Funktion gibt es nur noch die halbe Erstattung. Ab zwei fehlenden eHealth-Komponenten entfällt sie ganz. 

Für psychotherapeutische Praxen sind die Pflichtfunktionen:

Info: Mit RED medical sind natürlich alle verpflichtenden eHealth-Funktionen (elektornische Patientenakte, KIM, eArztbrief) nutzbar.

Auswertung & Messbarkeit

Zu guter Letzt bietet ein gutes PVS auch die statistische Auswertung Ihrer Praxis an. Von der Behandlungsdauer bis zum Therapieerfolg können Sie oft zahlreiche Metriken auswerten und Statistiken und Reports erstellen lassen. Damit können Sie Ihre Arbeit analysieren und die Qualität Ihrer Therapie laufend verbessern.

Kosten

Die Auswahl des Praxissoftware-Systems will gut überlegt sein.

Nicht zuletzt bieten Ihnen unterschiedliche Anbieter natürlich unterschiedliche Preismodelle an. Eine Tatsache, die einen Vergleich auf den ersten Blick leider oft schwierig macht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie trotzdem Vergleichbarkeit herstellen können.

Grundsätzlich können Sie die Ausgaben für Ihre Praxis-IT nämlich zweigeteilt betrachten. So ist schon viel Übersicht gewonnen:

Abrechnungszeitpunkt

Einmalkosten:
Unter diesen Punkt fallen zum Beispiel die Installationsgebühren oder die Kosten für Produktschulungen bei einer neuen Software. Hinzu kommen initiale Anschaffungskosten, wie z. B. der Kauf eines Servers bei On-Premise- und Hybrid-Lösungen.
Wiederkehrende Zahlungen:
In der Regel verlangen Softwarehäuser zusätzlich eine regelmäßige Gebühr für Lizenzen und Instandhaltung. Diese ist häufig monatlich fällig, aber auch Quartals-Abrechnungen sind möglich.

Leistungsumfang

Ein weiterer Unterschied der Preismodelle besteht zwischen sogenannten Komplettlösungen, die ein festes Preismodell für ein festes Leistungsspektrum anbieten, und modularen Lösungen, bei denen einzelne Leistungen je nach Bedarf einzeln dazu gebucht werden können.

Modulare Praxissoftware
Bei einem modularen System bietet die eigentliche Software nur einen geringen Funktionsumfang. Diesen können Sie dann mit zusätzlichen Modulen – sogenannten Add-ons (von englisch to add = hinzufügen) erweitern.
Vorteil: Sie können sich Ihre Praxissoftware mit verschiedenen Modulen ganz nach Ihrem Belieben „zusammenbauen“.
Nachteil: Jedes zusätzliche Modul hat seinen Preis. Das kann die Kosten für ihr Praxissystem in ungeahnte Höhen treiben. Zudem kann es sein, dass Prozesse sich durch den modularen Aufbau komplizierter und weniger intuitiv anfühlen, als in einer Komplettlösung.
Fixes Software-Paket
Das Gegenstück zu einer modularen Praxissoftware ist eine Lösung mit einem fest definierten Funktionsumfang.
Vorteil: In einer Komplettlösung sind Leistungsumfang und Preis von Anfang an transparent nachvollziehbar. Es gibt keine versteckten Kosten und viele Prozesse sind klarer und intuitiver aufgebaut.
Nachteil: Egal ob Sie eine bestimmte Funktion brauchen, oder nicht: In Ihrem Paket ist sie vorhanden und im Preis inkludiert. Fehlt hingegen eine Funktion, kann diese nicht hinzugefügt werden.

Achten Sie auf versteckte Kosten. Manche Praxissoftware-Hersteller locken mit niedrigen Preisen, die im Nachhinein durch zahlreicher Zusatzleistungen, Module oder Add-ons steigen. So kann es bespielsweise zu hohen Einmalkosten für – mitunter unvermeidbare – Wartungen oder Updates kommen. 

Vorsicht: Nicht immer sind alle Kosten auf den ersten Blick ersichtlich.

Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie also bei jeder Software im Vorfeld klären, welche Zusatzleistungen (Support, Produktschulungen, Updates, Wartungen etc.) im Preis enthalten sind, ob im Nachhinein zusätzliche Kosten anfallen können und wie hoch diese in der Regel sind.

Für eine gute Übersicht können Sie dann die initialen sowie die monatlichen Kosten je Anbieter (z. B. in einer Tabelle) gegenüberstellen.

Vertragslaufzeit

Während einige Anbieter versuchen, eine Kündigung durch hohe Einmalgebühren unattraktiv zu machen und so Kunden zu binden, locken andere Anbieter mit günstigen Verträgen, in denen außerordentlich lange Laufzeiten und Kündigungsfristen zu finden sind. Achten Sie deshalb auch auf die vertraglichen Regelungen zu Laufzeit und Kündigung.

RED schafft Kundenbindung durch Vertrauen statt unfaire Verträge. Deshalb gibt es bei RED medical keine Mindestvertragslaufzeit und eine faire Kündigungsfrist.

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Support und Service

Die Praxissoftware ist das technische Rückgrat Ihrer Praxis.

Wenn es hier zu Problemen kommt – zum Beispiel, weil die Technik nicht wie gewünscht funktioniert – hat das oft große Auswirkungen auf Ihren Praxisbetrieb.

Freundliche Support-Mitarbeiter helfen Psychotherapeuten bei Fragen zur Praxissoftware weiter.

Damit Ihnen im Falle eines technischen Problems zeitnah und kompetent weitergeholfen wird, sollten Sie bei der Auswahl des Software-Anbieters darauf achten, dass Sie einen guten und schnellen Zugang zu fähigen Servicekräften haben.

Bringen Sie daher unbedingt die durchschnittlichen Support-Reaktionszeiten sowie die telefonische Erreichbarkeit in Erfahrung, um die Anbieter untereinander vergleichen zu können.

Technik aus einer Hand

Einige Praxissoftware-Hersteller bieten neben dem Praxisverwaltungssystem auch noch weitere Services für Psychotherapeuten an.

Insbesondere bei der Praxisgründung kann es daher Sinn ergeben, auch den Anschluss an die Telematikinfrastruktur oder die Auswahl eines Videosprechstunden-Tools miteinzubeziehen. Aber auch für bereits niedergelassene Psychotherapeutinnen und -therapeuten ist es sinnvoll, bei Technikfragen einen zentralen Ansprechpartner zu haben.

RED: Mehr als nur Praxissoftware

Neben unserer Praxissoftware RED medical bieten wir Ihnen auch einen TI-Anschluss an, bei dem Sie sich technischen Aufwand und hohe Kosten sparen.
Mehr zu RED telematik
Außerdem ergänzt RED protect unser Portfolio: eine KBV-konforme Firewall, mit der Sie Ihre Praxis vor externen Zugriffen schützen.
Mehr zu RED protect

Wie wähle ich die richtige Software aus?

Nun wissen Sie, wo die Unterschiede zwischen den verschiedenen Praxissoftware-Systemen liegen. Doch das ist erst die halbe Miete.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt die richtige Psychotherapie-Software auswählen:

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Was brauche ich überhaupt? Diese Frage sollten Sie sich als Erstes stellen, wenn Sie ein neues Praxisverwaltungssystem einführen wollen.

Doch um diese Frage überhaupt beantworten zu können, müssen Sie sich genau mit Ihren Bedürfnissen auseinandersetzen.

Folgende Fragestellungen können Ihnen dabei helfen, Ihren Bedarf zu ermitteln:

  • Welche Leistungen möchte ich anbieten? 
  • Wo sollen meine Schwerpunkte liegen?
  • Welche Funktionen brauche ich unbedingt für eine effektive Therapie?
  • Welche Prozesse werde ich häufig durchführen?
  • Worauf kann oder möchte ich in meiner Software verzichten?
  • Was brauche ich heute noch nicht, aber vielleicht in naher Zukunft?
  • Brauche ich neben der Praxissoftware auch zusätzliche Services, wie eine Videosprechstunde oder einen TI-Anschluss?

Übrigens: Eine komplette Checkliste für die Psychotherapie-Praxisgründung finden Sie in diesem Artikel.

  • Wie sieht mein aktueller Alltag aus?
  • Was funktioniert gut und soll künftig weiter so laufen?
  • Welche Prozesse stören mich momentan und wie könnte man diese verbessern?
  • Wie wird sich meine Praxis in den nächsten Jahren entwickeln? Werde ich Videosprechstunden anbieten? Muss ich mich an die TI anschließen? 
  • Möchte ich historische Daten übernehmen (oder z. B. nur laufende Therapien in das neue System übertragen)?

Überlegen Sie außerdem, welche zusätzlichen Aspekte Ihnen bei Ihrer Psychotherapie-Software besonders wichtig sind. Viele Therapeutinnen und Therapeuten legen zum Beispiel großen Wert auf diese Themen:

Umfassende Hilfe durch den Anbieter (wie Software-Schulungen oder ein festes Support-Kontingent)
Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit des Systems
Geringer technischer Aufwand bei Installation und Wartung
Flexibilität beim Arbeiten (z. B. durch die Möglichkeit, von unterwegs zu arbeiten)
Kompatibilität mit verschiedenen Geräten und Betriebssystemen
Flexibilität bei der Wahl des Anbieters (durch kurze Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen)

Schritt 2: Anforderungen priorisieren

Anforderungsprofil definieren

Nun gilt es, diese Wünsche in konkrete Anforderungen zu übersetzen, die Ihre künftige Praxissoftware erfüllen soll.

Also lesen Sie Ihre “Wunschliste” durch und fragen Sie sich: 

  • Welche Funktionen braucht das System, damit mein Prozess wie geplant funktioniert? 
  • Welche zusätzlichen Leistungen erwarte ich vom Software-Anbieter?
  • Welche Prozesse sollten in der Software wie aussehen?

Achtung: Es geht hier nicht nur um die Funktionen Ihrer Software! Bedenken Sie auch weitere Kriterien wie Bedienbarkeit, technischen Aufwand oder den Support.

Priorisierung der Leistungen

Im nächsten Schritt sollten Sie den entstandenen Anforderungskatalog priorisieren. Sortieren Sie Ihr Anforderungsprofil nach Wichtigkeit.

Teilen Sie Ihre Anforderungen außerdem in K.O.-Kriterien (absolut verpflichtend notwendig), wichtige Wunsch-Funktionen und optionale “Nice to have”-Anforderungen auf.

Wichtig: Eine Software, die ALLE Anforderungen erfüllt, findet sich leider in den seltensten Fällen.

Schritt 3: Marktanalyse & Longlist

Nun können Sie die unterschiedlichsten Praxissoftware-Anbieter grob auf diesen Leistungskatalog hin prüfen und so eine Auswahl von maximal zehn Software-Systemen erstellen, die für Ihre Praxis infrage kommen: die sogenannte Longlist.

Fokussieren Sie sich dabei zunächst auf die absoluten K.O.-Kriterien und arbeiten Sie sich dann langsam zu den weniger wichtigeren Themen vor. Sie werden staunen, wie schnell sie viele PVS-Anbieter ausschließen können – und zwar ohne zu sehr ins Detail zu gehen.

Eine Checkliste hilft beim Vergleich verschiedener Praxissoftware-Anbieter.

Schritt 4: Die Shortlist

Nach dieser groben Auswahl gilt es im nächsten Schritt, die Anbieter akribisch auf Ihre Funktionen zu überprüfen. Das Wichtigste ist jetzt, die Leistung der verschiedenen Praxissoftware-Systeme übersichtlich und vollständig gegenüberzustellen.

Tipp: Dazu bietet sich zum Beispiel eine Matrix aus den gewünschten Funktionen und den Anbietern an, da Sie so auf einen Blick den Funktionsumfang der verschiedenen Systeme vergleichen können.

Notieren Sie zu jedem Praxisverwaltungssystem, ob das gewünschte Attribut vorhanden ist, machen Sie sich ggf. Notizen zu Zusatzfunktionen oder Einschränkungen, damit Sie später besser abwägen können.

Vergleichen Sie jetzt die Anbieter miteinander und schließen sie weiter aus. Das Ziel ist eine “Shortlist”: also maximal 3-5 Anbieter, die Ihren Anforderungen gerecht werden.

In der Regel reduziert sich Ihre Auswahl automatisch, wenn Sie die verschiedenen Praxissoftware-Systeme genauer unter die Lupe nehmen.

Schritt 5: Entscheidung treffen

Im letzten Schritt geht es darum, alle offenen Fragen zu klären. Suchen Sie deshalb Kontakt zu den Software-Herstellern aus Ihrer Shortlist. Nehmen Sie Demo-Termine wahr, testen Sie (falls möglich) die Software selbst und lassen Sie sich Angebote erstellen.

Sind alle Fragen beantwortet und Sie haben exakte Angebote von den Anbietern vorliegen? Dann können Sie jetzt eine Entscheidung treffen.

Tipp: Besinnen Sie sich zurück auf Ihre Priorisierung. Überlegen Sie noch einmal, welche Themen Ihnen bei der Auswahl Ihres Praxissystems wichtig sind und fällen Sie auf dieser Grundlage Ihre Entscheidung.

Was ist beim Praxissoftware-Wechsel zu beachten?

Wenn Sie bereits ein Softwaresystem haben, sollten Sie beim Wechsel der Praxissoftware einige wichtige Faktoren beachten, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Als Erstes ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu prüfen. Sie sollten insbesondere die bestehenden Kündigungsfristen Ihres PVS sowie die Rest-Vertragslaufzeit des aktuellen Systems und seiner Komponenten in Erfahrung bringen. Durch eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den Vertragsbedingungen besteht Klarheit, wann der Wechsel erfolgen kann. Das verhindert später unvorhergesehene Komplikationen und Zusatzkosten. Vergessen Sie außerdem nicht, die Vertragsbedingungen für Ihren TI-Anschluss zu prüfen, falls Sie beide Systeme wechseln wollen.

Tipp: Sind eine aktuelle Preiserhöhung oder Minderleistung seitens Ihres Praxissoftware-Anbieters der Grund für Ihren Wechselwunsch, sollten Sie klären, ob ein Sonderkündigungsrecht besteht.

Als Nächstes sollten Sie entscheiden, ob Sie bestehende Patientendaten und Dokumentationen in das neue System übertragen wollen. Klären Sie im Vorfeld des Wechsels mit dem künftigen Anbieter, inwiefern dies möglich ist, welche Schritte dafür erforderlich sind und ob dadurch zusätzliche Kosten auf Sie zukommen. Idealerweise bietet der neue Softwarehersteller eine einfache und sichere Möglichkeit zur Migration der Daten.

Der optimale Zeitpunkt für die Umstellung sollte sorgfältig gewählt werden. Beachten Sie, dass die Prozesse in der neuen Software erst erlernt werden müssen und es einige Zeit dauert, bis der Praxisbetrieb wieder reibungslos läuft. Ein guter Zeitpunkt für die Umstellung Ihrer Praxissoftware ist daher beispielsweise die Urlaubszeit mit einem geringeren Patientenaufkommen.

Außerdem sollten Sie für den Wechsel eine ausreichende Zeitspanne einplanen. Planen Sie nicht mit einem Stichtag, an dem alles umgestellt werden soll. Rechnen Sie vielmehr mit einigen Wochen „Parallelbetrieb“ ihrer Software-Systeme. In dieser Zeit können Testmigrationen durchgeführt und die Ergebnisse überprüft werden. Zusätzlich haben Sie mit Ihrem alten System jederzeit ein Backup, falls etwas schiefgehen sollte. So können Sie auch dann störungsfrei weiterarbeiten, wenn beim Wechsel Komplikationen auftreten.

Tipp: Informieren Sie sich bei Ihrem neuen Anbieter, wie lange der Wechsel in der Regel dauert und besprechen Sie einen konkreten „Fahrplan“ der die einzelnen Schritte bis zur abgeschlossenen Migration enthält.

Zu guter Letzt sind Schulungen und ein umfassendes Onboarding bei den meisten Praxisprogrammen unerlässlich. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen und um eventuelle Rückfragen nach den ersten Tagen zu klären. Ein guter Softwareanbieter unterstützt Sie hier durch maßgeschneiderte Schulungen und einen gut erreichbaren Kundendienst.

Häufige Fragen zur Software-Auswahl

Wenn Sie mit Ihrem aktuellen Praxissystem unzufrieden sind und sich immer wieder ärgern müssen, lohnt sich ein Wechsel immer – schon allein, um Ihre Nerven zu schonen. Voraussetzung: Sie planen nicht gerade im nächsten Jahr, Ihre Praxis aufzugeben.

Nein. Denn die Installationsstatistik der KBV zeigt lediglich, wie verbreitet eine Software ist, sagt aber nichts über die Zufriedenheit der Anwender aus. Denn: Laut einer XY-Umfrage sind 3 von 4 Praxen unzufrieden mit der Software, die sie derzeit nutzen. Das zeigt, dass die Popularität des PVS nichts über die Praxistauglichkeit verrät.

Vielmehr gab es in der Vergangenheit nur wenige Optionen für Psychotherapeuten, weshalb viele Anbieter der ersten Stunde auch heute noch weit verbreitet sind. Das bedeutet jedoch nicht, dass diese für Ihre Praxis die beste Wahl sind. 

Verlassen Sie sich also nicht allein auf die Verbreitung der Software, sondern berücksichtigen Sie auch weitere Kriterien!

Auch hier ist Vorsicht geboten. Der Preis ist nicht unbedingt ausschlaggebend. Gerade bei günstigen Anbieter müssen Sie oft Abstriche bei den Funktionen oder der Service-Qualität machen. Im Zweifel lohnt es sich, ein paar Euro mehr zu investieren, wenn dadurch alle Wunschfunktionen enthalten sind und Sie das System nutzen, das am besten zu Ihnen passt.

Die kurze Antwort: Ja. Cloud-Dienste sind sicher, solange die Datenkommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Anbieter ausreichend geschützt ist – sie muss verschlüsselt erfolgen. Im Praxissoftware-Bereich ist es außerdem besonders wichtig, dass die Daten auf Servern in Deutschland liegen, da nur so die deutschen Datenschutz-Richtlinien gelten. Fragen Sie im Zweifel also bei Ihrem Cloud-Anbieter nach, wie die Verbindung geschützt wird und wo die Daten gespeichert sind.

Der große Vorteil von Cloud-Anbietern ist, dass sie von überall aus auf Ihr Praxissystem zugreifen können. Sie benötigen lediglich einen Computer mit Internetanschluss.

Mehr zum Thema Datenschutz finden Sie in unserem Blogartikel.

Das lässt sich leider nicht pauschal sagen. Am besten lassen Sie sich ein Angebot vom Anbieter Ihrer Wahl erstellen und vergleichen es mit den Kosten für hybride oder cloudbasierte Software. Bedenken Sie aber, dass der Aufwand für Datenschutz, IT-Sicherheit und Updates bei Software mit Vor-Ort-Server bei Ihnen liegt und nicht monetär im Angebot zu sehen ist. Lassen Sie sich im Zweifel von einem IT-Spezialisten beraten. Hier finden Sie einen IT-Spezialisten in Ihrer Nähe.

Fazit: Welche Praxissoftware ist am besten für mich geeignet?

Am Ende ist die Entscheidung für eine Praxissoftware auch in der Psychotherapie eine individuelle Entscheidung.

Es kommt bei der Auswahl des geeigneten Software-Systems ganz auf Ihre persönlichen Wünsche und Bedürfnisse an. Sie müssen selbst festlegen, welche davon wichtiger sind und bei welchen Punkten Sie eher bereit sind, Abstriche zu machen.

RED medical für Psychotherapeuten ist unser Praxissoftware-System, das sich ideal an Ihre Bedürfnisse als Therapeut anpasst.

Wir versprechen Ihnen nicht das Nonplusultra – denn die perfekte Software liegt immer im Auge des Betrachters. Trotzdem bietet Ihnen RED medical zahlreiche Vorteile im Vergleich zu anderen Praxisverwaltungssystemen, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen werden.

Wir legen stets großen Wert auf Innovation und möchten das Gesundheitswesen mit Fairness und Transparenz weiter verbessern – für Heilberufler und deren Patienten. 

Im November 2023 haben wir mit RED medical deshalb eine speziell für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten entwickelte Cloud-Software auf den Markt gebracht.

RED medical – Praxissoftware speziell für die Psychotherapie

Praxisgründung in der Psychotherapie: Das Bild zeigt einen Computerbildschirm, ein Smartphone und ein Tablet. Auf den Geräten sind jeweils unterschiedliche Anwendungen der RED medical Praxissoftware geöffnet.

RED medical zeichnet sich durch ein modernes und klares Design, intuitive Bedienbarkeit und erstklassigen Support aus. Uns ist wichtig, stets die Anforderungen der Nutzer in den Mittelpunkt zu stellen. Darum gibt es bei RED medical keine Mindestvertragslaufzeit, dafür aber ein transparentes Preismodell ohne versteckte Zusatzkosten und faire Kündigungsfristen. 

Wir entwickeln RED medical (wie alle unsere Produkte) beständig weiter und setzen dabei auf den Dialog mit unseren Kunden.

RED wurde 2013 von Jochen Brüggemann und Alexander Wilms mit dem Ziel gegründet, das Gesundheitswesen zu digitalisieren – immer mit Blick auf die Anwender und ihre Bedürfnisse.

Diese Vision spiegelt sich in der Produktwelt von RED wider. So entwickelten die beiden IT-Pioniere nicht nur die erste cloudbasierte Praxissoftware für Ärzte und Psychotherapeuten, sondern auch eines der ersten “TI as a Service”-Angebote im deutschen Gesundheitswesen:

  • Bei RED telematik handelt es sich um einen modernen und kosteneffizienten Anschluss an die Telematikinfrastruktur, bei dem die komplexe Technik nicht mehr in der Praxis steht, sondern in einem sicheren Rechenzentrum von Spezialisten betreut wird.
  • Mit RED connect haben wir außerdem eine zertifiziert sichere Videosprechstunde entwickelt, die Therapeutinnen und Therapeuten seit der Corona-Hochphase kostenlos zur Verfügung steht. So konnten wir die Weiterbehandlung zahlreicher Patienten unterstützen. Mit über 70.000 registrierten Nutzern ist die Ende-zu-Ende-verschlüsselte Lösung mittlerweile deutscher Marktführer.
  • Mit RED protect komplettiert eine Hardware-Firewall das Produktportfolio, die das Praxisnetz vor unbefugten Zugriffen von außen schützt und so den notwendigen Datenschutz – gemäß der IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV – gewährleistet.

Das Ziel all dieser Produkte ist es, den technischen Aufwand von Heilberuflern zu reduzieren, damit diese sich voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren können: ihre Patienten.

Denn wir finden: In der Digitalisierung liegt die Zukunft des Gesundheitswesens. Sie sollte keine Hürde für Ihre Praxis sein!

Hier können Sie mehr über die Geschichte von RED erfahren.

Ihre Vorteile von RED medical im Überblick:

RED medical ist cloudbasiert. Das heißt konkret: Der Server befindet sich nicht in Ihrer Praxis, sondern in einem externen, zertifiziert sicheren Rechenzentrum. Von dort aus übernehmen unsere professionellen IT-Administratoren jegliche Wartungsarbeiten, Datensicherungen oder Updates. Die IT liegt also in den Händen von Experten – und Ihnen bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die Arbeit mit Ihren Patienten. Außerdem müssen Sie sich keinen eigenen Server anschaffen, wodurch Sie viel Geld sparen.

Mit RED medical können Sie bedenkenlos patientenbezogene Daten dokumentieren und verwalten. Grund hierfür ist die vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Daten. Diese stellt sicher, dass unbefugte Dritte zu keiner Zeit Zugriff auf die im System gespeicherten, sensiblen Patientendaten haben – auch nicht die Mitarbeiter und Administratoren von RED – sondern wirklich nur die Praxis selbst. Dadurch arbeiten Sie garantiert DSGVO-konform und kommen Ihrer ärztlichen Schweigepflicht zu 100 % nach.

Komplexe, überdimensionierte Praxissoftware? Nein danke! RED medical ist klar strukturiert und verfügt über ein modernes Design sowie eine intuitive Benutzeroberfläche. Dadurch finden sich Psychotherapeuten im neuen System spielend leicht zurecht – und können endlich effizient arbeiten.

Unser kompetentes Support-Team zeichnet sich durch schnelle Reaktionszeiten und eine sehr hohe telefonische Erreichbarkeit aus. Wie auch immer Ihre Frage lautet – unser Kundenmanagement steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

  • Effiziente KV- und Privatabrechnung
  • Einfache Dokumentation
  • Modernes Bewilligungsmanagement
  • Vollintegrierte Videosprechstunde 
  • Intelligenter Terminkalender
  • … und vieles mehr.

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Praxissoftware für die Psychotherapie: Grafische Darstellung eines Computers, einer Tastatur, eines Aktenordners und eines Notizbuchs. Auf dem Bildschirm des Computers ist das Gesicht einer Patientin sowie ein E-Mail-Symbol zu sehen, das eine neue Benachrichtigung anzeigt.

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Die webbasierte und zertifiziert sichere Praxissoftware erleichtert den Arbeitsalltag vieler Psychotherapeuten mit modernsten Dokumentationshilfen.