Inhalts­­ver­­zeichnis

Inhaltsverzeichnis

Eine eigene Praxis zu eröffnen, ist für Psychotherapeuten ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer selbstbestimmten beruflichen Laufbahn. Doch eine solche Entscheidung erfordert nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch ein solides Verständnis für die geltenden bürokratischen und rechtlichen Voraussetzungen – sowohl bei Privatpraxen als auch bei Praxen mit KV-Zulassung.  In diesem Ratgeber-Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen es bei der Gründung Ihrer eigenen psychotherapeutischen Praxis zu erfüllen gilt und worauf Sie bei der Umsetzung unbedingt achten sollten. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie sich mit einer preiswerten IT-Vollausstattung und weiteren Gründer-Angeboten finanziellen Spielraum schaffen. 

Damit Sie bei der Praxisgründung so strukturiert wie möglich vorgehen können, haben wir den Artikel zweigeteilt: Der erste Teil behandelt die wichtigsten Aspekte bei der Gründung von Praxen mit Kassensitz; der zweite Teil informiert über die wichtigsten Punkte bei der Gründung von psychotherapeutischen Privatpraxen. Für beide Praxisarten stellen wir Ihnen darüber hinaus eine übersichtliche PDF-Checkliste zur Verfügung, die Sie Schritt für Schritt durch den Praxisgründungsprozess begleitet.

Checkliste für Ihre Praxisgründung
Checkliste für Ihre Praxisgründung

Kostenloser PDF-Download

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Ob KV- oder Privatpraxis: Anhand unserer übersichtlichen Checkliste können Sie Ihre Praxisgründung Schritt für Schritt durchführen.
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Der folgende Abschnitt behandelt das Thema “Gründung einer Praxis mit KV-Zulassung”. Sollten Sie eine psychotherapeutische Privatpraxis eröffnen, gelangen Sie hier zum für Sie relevanten Teil.

Eigene Praxis mit KV-Zulassung gründen – das müssen Sie beachten:

Finanzielle Unabhängigkeit, eine selbstbestimmte Work-Life-Balance und die Freiheit, selbst über Therapieansätze zu bestimmen – für viele Psychotherapeuten sind das die zentralen Aspekte, einen Kassensitz zu beantragen. Doch wer den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, steht zunächst einmal vor umfangreichen bürokratischen Maßnahmen und Rechtsvorgaben. Damit Sie diese Hürden meistern, haben wir Ihnen nachfolgend alle Voraussetzungen zur Gründung einer eigenen KV-Praxis übersichtlich aufgeführt:

Rechtliche Voraussetzungen

Zunächst müssen wir einen Blick auf die Grundvoraussetzungen der psychotherapeutischen Berufsausübung werfen. Denn eins ist klar: Erst wenn alle berufs- und sozialrechtlichen Anforderungen erfüllt sind, können Sie sich den finanziellen Details sowie allen weiteren Aspekten der Praxisgründung widmen.

Die Approbation entspricht der berufsrechtlichen Zulassung und kann beantragt werden, sobald die psychotherapeutische Ausbildung abgeschlossen ist. Die Approbationsurkunde ist eine absolute Grundvoraussetzung für die Eröffnung einer eigenen privaten oder kassenärztlichen Psychotherapiepraxis.

Der Fachkundenachweis entspricht der sozialrechtlichen Zulassung und bestätigt die vertiefte Ausbildung in einem Richtlinienverfahren (Analytische Psychotherapie, Tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapie, Verhaltenstherapie, Systemische Therapie). Gemeinsam mit der Approbation ist der Fachkundenachweis eine zentrale Voraussetzung, um von der KV die Zulassung als Vertragspsychotherapeut zu erhalten (siehe nächster Punkt).

Um als niedergelassener Psychotherapeut zu arbeiten, ist eine Zulassung als Vertragspsychotherapeut erforderlich – diese wird von den regionalen Kassensitzen vergeben und befähigt zur Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen. Um Ihre Zulassung zu erhalten, müssen Sie im Arzt- und Psychotherapeutenregister gelistet sein. Ihren Eintrag im Register beantragen Sie unter Vorlage Ihrer Approbation und Ihres Fachkundenachweises. Eine Privatpraxis hingegen benötigt keine Kassenzulassung.

Kosten / Finanzierung

Die Gründungskosten einer psychotherapeutischen Praxis variieren je nach Standort und Zielgruppe. In den meisten Fällen ist mit Kosten zwischen € 5.000,- und € 50.000,- zu rechnen. Um für die Neueröffnung bestens vorbereitet zu sein, sollten Sie sich neben den genannten Anfangsinvestitionen aber auch mit den folgenden Themen beschäftigen:

Niedergelassene Psychotherapeuten müssen ihre Praxisgründung dem zuständigen Finanzamt mitteilen und sich dort als “Freiberufler” anmelden. Als solcher sind Sie einkommensteuerpflichtig und müssen daher zwingend eine Einkommensteuererklärung sowie eine Einnahme-Überschuss-Rechnung abgeben. Zusätzlich können je nach Praxisform folgende Steuerarten für Sie relevant sein:

  • Umsatzsteuer
    (falls Sie Dienstleistungen wie Coaching oder Supervision erbringen)
  • Lohnsteuer
    (falls Sie in Ihrer Praxis Mitarbeiter beschäftigen)

Psychotherapeuten tragen gegenüber ihren Patienten eine große Verantwortung. Daraus ergeben sich einige berufliche Risiken, deren Ausmaß durch entsprechende Versicherungen minimiert werden kann. Die Psychotherapeutenkammer verpflichtet selbständige Psychotherapeuten daher zu einer Berufshaftpflichtversicherung, die gegen jegliche Schadensersatzforderungen durch Dritte schützt. Je nach Art der Praxis sind weitere Versicherungen empfehlenswert, beispielsweise eine Rechtsschutzversicherung oder eine Inhaltsversicherung.

Versicherungen dienen dem Risikomanagement und hängen von Ihrem persönlichen Sicherheitsbedürfnis ab. Um unnötige Ausgaben zu vermeiden, sollten Sie vor Abschluss jeder zusätzlichen Versicherung folgende Fragen klären:

  • Ist diese Versicherung zum Schutz meiner Praxis wirklich notwendig?
  • Kenne ich den vollen Versicherungsumfang und den Deckungsschutz?
  • Ist der finanzielle Rahmen für mich jederzeit zu stemmen?

Für die erstmalige Beschäftigung von Mitarbeitern ist es zunächst erforderlich, über die Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer zu beantragen. Darüber hinaus ist es ratsam, mit den Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes, des Arbeitssicherheitsgesetzes, den Richtlinien der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und den berufsgenossenschaftlichen Regelungen vertraut zu sein. 

Und: Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, müssen Sie alle Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung und der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden und Lohnsteuer abführen.

Ein gut ausgearbeitetes Geschäftskonzept signalisiert bei Kreditgesprächen, dass Sie Ihre Selbstständigkeit detailliert geplant haben – und Ihre Praxis Aussicht auf langfristigen Erfolg hat. Der Plan sollte verschiedene Schlüsselaspekte umfassen, wie zum Beispiel die klare Darstellung Ihrer Geschäftsidee, eine durchdachte Marketing-Strategie sowie ein detailliertes Finanzierungskonzept Ihrer Praxisgründung. Sollten Sie noch keinerlei Erfahrung mit der Erstellung von Businessplänen haben, können Sie gerne auf folgendes inhaltliches Grundgerüst zurückgreifen:

  • Deckblatt mit Namen und Adresse des Existenzgründers
  • Gründungsvorhaben und Geschäftsidee
  • Ihr Profil als Existenzgründer
  • Wettbewerbssituation
  • Standortwahl
  • Leistungsangebot und Zielgruppe
  • Praxisorganisation
  • Kapitalbedarfsplanung, Umsatz- und Rentabilitätsvorschau
  • Anhang

Übrigens: Ein Businessplan ist auch bei der Beantragung und Bewilligung von Förderungen ein essentieller Bestandteil der einzureichenden Unterlagen. Detaillierte Informationen zu öffentlichen Förderprogrammen können Sie der Förderdatenbank des BMWK (Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz) entnehmen. 

Räumlichkeiten

Sofern Sie keine bereits existierende Praxis übernehmen, müssen Sie geeignete Räumlichkeiten für Ihre Praxis finden. Hierbei sind einige Gesichtspunkte zu beachten – vom Standort über die Kosten bis hin zur Größe und Raumaufteilung.

Kassenpraxen sind hinsichtlich ihrer Standortwahl an die regionalen Kassensitze gebunden. Die Vergabe dieser Kassensitze erfolgt auf Basis einer Bedarfsplanung auf Landesebene, um eine Über- oder auch Unterversorgung zu vermeiden. Kassenzulassungen sind demzufolge ortsgebunden und in ihrer Anzahl begrenzt. 

Privatpraxen hingegen können ihren Standort frei wählen. Da sich Privatpraxen jedoch an Selbstzahler und Privatversicherte richten, sollte sichergestellt werden, dass die entsprechende Nachfrage am gewünschten Ort vorhanden ist.

Praxisräume als Wohnfläche anzumieten und gewerblich zu nutzen, ist untersagt. Dementsprechend sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie einen Gewerbe-Mietvertrag unterzeichnen. Wichtig: Wurden Ihre Praxisräume zuvor privat genutzt, muss Ihr Vermieter die örtlichen Baubehörden über die Nutzungsänderung informieren. In manchen Fällen ist zusätzlich ein Genehmigungsverfahren notwendig.

Die Berufsordnung macht keine verbindlichen Vorgaben hinsichtlich Größe und Ausgestaltung der Räumlichkeiten. Ihre Praxis sollte allerdings bestimmte Anforderungen erfüllen, um eine adäquate Umgebung für die Behandlung Ihrer Patienten zu schaffen. So verfügt Ihre Praxis idealerweise über einen Behandlungsraum, ein Wartezimmer, ein Büro, gegebenenfalls einen Aufenthaltsraum sowie ausreichend Toiletten.

Auch die Belange von Menschen mit Behinderungen und älteren Menschen sind im Hinblick auf die Barrierefreiheit dringend zu berücksichtigen. Generell sollte die Raumgestaltung eine angenehme und diskrete Atmosphäre schaffen, die professionell wirkt und Ihren Patienten erlaubt, sich wohlzufühlen.

Schutz Ihrer Patientendaten

In einer Psychotherapie-Praxis ist der Umgang mit Patientendaten von zentraler Bedeutung. Dabei müssen Psychotherapeuten die Pflicht zur Dokumentation mit den geltenden Datenschutz-Regeln in Einklang bringen. Wie Sie diesen Spagat schaffen, erklären wir Ihnen in diesem Blogartikel. Darüber hinaus sind jedoch noch weitere Aspekte im Praxisalltag zu berücksichtigen, die wir nachfolgend aufführen:

Ein Verarbeitungsverzeichnis ist eine Übersicht, in der alle Tätigkeiten und Vorgänge innerhalb der Praxis erfasst werden, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Diese Auflistung müssen Sie auf Verlangen der Aufsichtsbehörde jederzeit vorlegen können. Um keine Angriffsfläche zu bieten, sollten Sie außerdem den fachlichen Ansprechpartner Ihrer Praxis nennen und zu jeder Tätigkeit folgende Zusatzangaben machen:

  • Zweck der Verarbeitung (z. B. Dokumentation, Abrechnung)
  • Betroffene Personengruppen (z. B. Patienten, Mitarbeiter)
  • Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten, Personaldaten)
  • Empfängergruppen (z. B. Krankenkassen, Kassenärztliche Vereinigungen)
  • Fristen für die Löschung (z. B. zehn Jahre)

Das Erfassen, Bearbeiten und Speichern etc. von Patientendaten ist für Sie als Praxisinhaber gesetzlich gestattet. Dennoch müssen Sie Ihre Patienten informieren, was mit ihren Daten passiert. Die KBV empfiehlt daher den Aushang von Informationsblättern in der Praxis oder im Wartezimmer und stellt Ihnen unter diesem Link ein kostenloses Muster bereit.

Für manche Datenverarbeitungsvorgänge – wie zum Beispiel beim Einbeziehen einer privaten Verrechnungsstelle – sind jedoch Einwilligungserklärungen der Patienten notwendig. Diese sind schriftlich einzuholen. Mit Softwareanbietern und IT-Dienstleistern müssen Sie außerdem einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen, sofern diese Unternehmen Zugriff auf Patienten- oder Mitarbeiterdaten haben.

Die KBV hat gemeinsam mit dem BSI die IT-Sicherheitsrichtlinie erstellt. Dort stellt sie rechtlich verbindliche Vorgaben auf, die jeder Psychotherapeut beachten muss, um sich adäquat vor Cyberkriminalität zu schützen. Hierzu zählen beispielsweise:

  • der Einsatz eines aktuelles Virenschutzprogramms
  • die Einrichtung komplexer Sperrcodes für alle Geräte
  • die Durchführung regelmäßiger Datensicherungen
  • die Nutzung verschlüsselter Internetanwendungen

Eine vollständige Übersicht aller Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, finden Sie hier.

Übrigens: Eines der wichtigsten Element der KBV-Richtlinie ist der Einsatz einer geeigneten Firewall – denn sie reguliert, wer überhaupt Zugriff auf das Praxis-System erhält. Informieren Sie sich gerne über unsere unkomplizierte und kostengünstige Firewall-Lösung, die wir speziell für kleine und mittelgroße Psychotherapie-Praxen entwickelt haben:

Sobald Ihre Praxis mehr als zehn Personen beschäftigt, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen und der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Dieser ist für die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit zuständig und fungiert als Ansprechpartner für alle Fragen rund um das Thema Datenschutz. Wichtig: Der Datenschutzbeauftragte darf nicht der Praxisinhaber selbst sein.

Öffentlichkeitsarbeit

Die Zeiten, in denen Patienten ausschließlich über Zeitungsannoncen oder “Mund-zu-Mund-Propaganda” auf psychotherapeutische Praxen aufmerksam wurden, sind vorbei. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre neu gegründete Praxis öffentlichkeitswirksam platzieren – online wie offline.

Immer mehr Patienten recherchieren im Vorfeld der Therapie online nach Behandlungsmöglichkeiten. Eine eigene Homepage bietet daher die ideale Möglichkeit, um über Ihre Leistungen und Ihren Werdegang als Psychotherapeut zu informieren.

Folgende Informationen sollte Ihre Homepage unbedingt beinhalten:

  • Informationen zu Ihrer Person
  • Behandlungsschwerpunkte
  • Zielgruppe
  • Kontakt / Erreichbarkeit
  • Anfahrt

Wichtig: Ihre Homepage muss über ein Impressum verfügen. Gemäß § 5 TMG sind darin folgende Informationen anzugeben:

  • Name und Anschrift Ihrer Praxis
  • E-Mail-Adresse Ihrer Praxis
  • Zuständigen Psychotherapeutenkammer
  • Ihre gesetzliche Berufsbezeichnung
  • Verweis auf die Berufsordnung Ihrer Psychotherapeutenkammer
  • Verweis auf das Heilberufekammergesetz (HKG)
  • Umsatzsteuernummer (falls Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbieten)

Psychotherapeuten haben ein Recht auf Werbung. Daher dürfen Sie jederzeit auf die Tätigkeit in Bezug auf Ihre neu gegründete Praxis werbend hinweisen. Allerdings müssen Sie bedenken, dass Werbung gesetzlich reglementiert ist – in Ihrem Fall durch die Berufsordnung der Bundespsychotherapeutenkammer (BPtK), das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) und das Heilmittelwerbegesetz (HWG).

Auf die Verwendung von Superlativen, die Veröffentlichung von Dankesbriefen oder die Abgabe von Erfolgsgarantien oder Heilungsversprechen sollten Sie deshalb verzichten. Sachliche Anzeigen in Zeitungen, das Auslegen von Praxisbroschüren oder die Erstellung von Informationsflyern oder eines medienübergreifenden Corporate Designs (z. B. Logo, Typographie, Farb-Schema, etc.) sind hingegen ausdrücklich erlaubt.

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Schon gewusst? In unserer kostenlosen PDF-Sammlung finden Sie weitere Vorlagen, die Ihnen den Praxisalltag erleichtern.

Hardware

Um im digital vernetzten Gesundheitswesen effizient arbeiten zu können, benötigen Sie in Ihrer neu gegründeten psychotherapeutischen Praxis einige technische Geräte, die Sie im Berufsalltag unterstützen. Diese Geräte lassen sich in zwei Gruppen einteilen:

Psychotherapeutische Praxen sollten grundsätzlich über einen Internet- und Telefonanschluss sowie – je nach Mitarbeiterzahl – über einen oder mehrere Computer verfügen. Falls Sie zusätzlich Hausbesuche anbieten, empfiehlt es sich zudem, ein mobiles Endgerät einzusetzen (z. B. ein Tablet oder Laptop). Ebenfalls sinnvoll ist der Kauf eines Praxis-Druckers, mit dem Sie Dokumente auch kopieren und einscannen können.

Sobald Sie eine kassenärztliche Psychotherapie-Praxis eröffnen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, sich an die Telematikinfrastruktur (TI) anzuschließen. Die TI ist die “Datenautobahn” des deutschen Gesundheitswesens, die alle Leistungserbringer miteinander vernetzt – und Ihnen Zugriff auf relevante eHealth-Anwendungen (ePA, KIM) gewährt.

Für eine TI-Anbindung ist folgende Hardware-Ausstattung erforderlich:

  • Konnektor
  • Kartenterminal(s)
  • ggfs. mobile Kartenterminals
  • Praxisausweis (SMC-B)
  • Heilberufsausweis (eHBA)
  • VPN-Zugangsdienst

Sie sind noch nicht an die TI angeschlossen oder benötigen Sie Hilfe, die technisch komplexen Sachverhalten zu verstehen? Dann können Sie einen kostenfreien Beratungstermin bei unseren TI-Spezialisten buchen oder sich selbst zum Thema TI-Anschluss im Rechenzentrum informieren.

Praxissoftware

Neben den passenden Räumlichkeiten und der richtigen Hardware kommt es bei der Grundausstattung Ihrer neuen psychotherapeutischen Praxis vor allem auf die Wahl einer geeigneten Praxissoftware an. Sie ist das digitale Herzstück der Praxis und somit ein elementarer Bestandteil einer gelungenen Praxisverwaltung. Die Software erfüllt dabei drei ganz zentrale Funktionen:

Psychotherapeuten sind verpflichtet, sämtliche Behandlungsmaßnahmen und deren Ergebnisse schriftlich festzuhalten – von der Anamnese über die Diagnoseerstellung bis hin zu Untersuchungen und Befunden. Die Praxissoftware bündelt all diese Daten an einem zentralen Ort, führt zu jedem Patienten eine eigene Patientenakte und stellt Ihnen alle notwendigen (Antrags-)Formulare zur Verfügung. Außerdem sind die meisten Systeme in der Lage, detaillierte Analysen, Statistiken und Leistungsreportings über Ihren Praxisalltag zu erstellen.

Neben der Dokumentation unterstützt Sie Ihre Praxissoftware selbstverständlich auch bei der Abrechnung. Als niedergelassener Psychotherapeut rechnen Sie beispielsweise einmal pro Quartal alle erbrachten kassenärztlichen Leistungen mit der KV ab. Im Rahmen dieses Prozesses (“KV-Abrechnung”) führt die Software alle abrechnungsrelevanten Einträge zusammen, prüft die Abrechnungsdatei auf Fehler und überträgt sie in verschlüsselter Form an die zuständige Stelle. Die meisten Programme sind zudem in der Lage, auch Rechnungen für Privatpatienten zu stellen oder über private Verrechnungsstellen abzurechnen.

Üblicherweise ist in Praxisverwaltungssystemen auch eine Kalenderfunktion integriert, die Sie bei der Terminkoordination unterstützt. Sinnvoll sind außerdem Funktionen wie eine Warteliste, eine automatische Kontingent-Kontrolle der Bewilligungen und eine Übersicht aller laufenden Therapien. All diese Funktionen helfen Ihnen dabei, wichtige Informationen schneller zu finden und allgemein einen besseren Überblick über die Abläufe in Ihrer neuen Praxis zu erlangen.

RED: Ihr IT-Partner bei der Gründung einer Praxis mit KV-Zulassung

Eine eigene Praxis zu gründen, ist ein spannendes Vorhaben – aber auch eine große Herausforderung, insbesondere finanziell. Um Sie zu entlasten, möchten wir Ihnen gerne ein Angebot unterbreiten, das Sie als Gründer vor verhängnisvollen Kosten bewahrt:

Ein IT-Komplettpaket für Ihre neue Praxis – ganz ohne laufende Kosten!

Denn: Die laufenden Gebühren von unserem IT-Komplettpaket liegen vollständig innerhalb der monatlichen TI-Erstattung, die Sie von Ihrer KV erhalten. Unterm Strich entstehen Ihnen also keine wiederkehrenden Kosten für die IT-Vollausstattung Ihrer Praxis.

✔️  Sie schützen Ihre Liquidität
Gerade in der Gründungsphase benötigen Sie absolute Kostenkontrolle und sollten sich nicht in teure Vertragsabhängigkeiten begeben. Mit RED gelingt Ihnen das.

 ✔️  Sie haben Planungssicherheit
Sie zahlen eine feste monatliche Gebühr, die Sie am Quartalsende von Ihrer KV zurückerstattet bekommen. Unregelmäßige Einmalrechnungen gibt es bei RED nicht.

 ✔️  Sie benötigen keinen Kredit
Viele Gründer finanzieren die neu angeschaffte Hard- und Software über Kredite. Mit RED bleiben Ihnen solche Investitionen erspart.

Praxisgründung in der Psychotherapie: Das Bild zeigt einen Computerbildschirm, ein Smartphone und ein Tablet. Auf den Geräten sind jeweils unterschiedliche Anwendungen der RED medical Praxissoftware geöffnet.

Das IT-Komplettpaket von RED enthält:

Unsere intuitive und moderne Praxissoftware, mit der die Dokumentation, Abrechnung und Terminverwaltung kinderleicht und schnell klappt.

Unsere marktführende Videosprechstunde, mit der Sie Ihre digitalen Sitzungen bequem und zertifiziert sicher durchführen – egal wo, egal wann.

Unser TI-Anschluss, mit dem Sie sich schnell, effizient und sicher an die Telematikinfrastruktur anbinden lassen können – und damit Ihre gesetzliche TI-Pflicht erfüllen.

Unser KIM-Anschluss – für eine sichere und komfortable Kommunikation mit allen medizinischen Leistungserbringern des Gesundheitswesens.

Unsere wirksame Praxis-Firewall, die Ihre Patientendaten jederzeit zuverlässig gemäß den Vorgaben der KBV schützt.

Ihre Vorteile mit dem IT-Komplettpaket von RED:

… statt unzähliger Einzel­tools!

Mit dem RED Komplettpaket erhalten Sie eine ganzheitliche IT-Lösung, bei der sämtliche technischen Komponenten ideal aufeinander abgestimmt sind. So vermeiden Sie Insellösungen und unnötige Programmwechsel – und sorgen für reibungslose Abläufe in Ihrer Praxis.

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Als Psychotherapeut erhalten Sie von Ihrer KV eine TI-Erstattung. Bei RED deckt diese monatliche Pauschalzahlung nicht nur die Kosten für Ihren TI-Anschluss, sondern die Kosten für Ihre gesamte laufende Praxis-IT. Somit entstehen Ihnen unterm Strich keine laufenden Kosten für Ihre IT-Vollausstattung.

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Praxissoftware für die Psychotherapie: Grafische Darstellung eines Computers, einer Tastatur, eines Aktenordners und eines Notizbuchs. Auf dem Bildschirm des Computers ist das Gesicht einer Patientin sowie ein E-Mail-Symbol zu sehen, das eine neue Benachrichtigung anzeigt.

IT-Vollausstattung für Ihre neue Praxis

Wir bei RED bieten Ihnen eine perfekt abgestimmte IT-Komplettlösung für Ihre psychotherapeutische Praxis – ganz ohne laufende Kosten!

Eigene Privatpraxis gründen – das müssen Sie beachten:

Sie möchten selbstständig als approbierter Psychotherapeut arbeiten, verfügen aber nicht über einen Kassensitz? Dann ist die Gründung einer eigenen Privatpraxis womöglich eine sinnvolle Option – und mit vielen Vorteilen verbunden.

👉🏻  Sie bleiben flexibel
Sie selbst entscheiden über Ihre Arbeitszeiten und die von Ihnen angewandten Behandlungsmethoden.

👉🏻  Sie sind unabhängig
Sie sind nicht an die regionale Bedarfsplanung der jeweiligen KVen gebunden. Sie können sich niederlassen, wo Sie möchten.

👉🏻  Sie rechnen unkompliziert ab
Der Fokus auf Selbstzahler und Privatversicherte ist mit deutlich weniger Bürokratie verbunden als die Arbeit mit gesetzlich Versicherten.

Aber: Trotz aller Vorteile sind selbstverständlich auch bei der Gründung einer psychotherapeutischen Privatpraxis einige Herausforderungen zu beachten.

In den folgenden Absätzen erfahren Sie, wie Sie erfolgreich eine psychotherapeutische Privatpraxis gründen und worauf Sie bei diesem Vorhaben unbedingt achten sollten.

Rechtliche Voraussetzungen

Wer sich selbstständig machen möchte, steht zunächst einmal vor zahlreichen bürokratischen Maßnahmen und Rechtsvorgaben – das ist bei der Eröffnung einer Privatpraxis nicht anders. Deshalb werfen wir zuerst einen Blick auf die Grundvoraussetzungen der psychotherapeutischen Berufsausübung, ehe wir uns mit allen weiteren Aspekten der privaten Praxisgründung beschäftigen können.

Damit Sie als privater Psychotherapeut arbeiten können, benötigen Sie – ebenso wie Ihre Kollegen mit Kassensitz – eine Approbation. Zentrale Voraussetzung für die Approbation ist seit 2020, dass Sie ein fünfjähriges Psychotherapie-Universitätsstudium absolvieren und im Anschluss die staatliche Prüfung erfolgreich bestehen. Zuvor wurde die Approbation erteilt, wenn Sie eine psychotherapeutische Ausbildung an einer staatlich anerkannten Ausbildungsstätte erfolgreich abgeschlossen haben.

Die Approbationsurkunde ist die absolute Grundvoraussetzung für die Eröffnung einer eigenen privaten Psychotherapiepraxis. Sie entspricht der berufsrechtlichen Zulassung, gilt lebenslang im gesamten Bundesgebiet und kann bei den Verwaltungsbehörden des jeweiligen Bundeslandes beantragt werden. Außerdem dürfen Sie nach der Approbation die geschützte Berufsbezeichnung “Psychotherapeut” tragen. Bis 2020 lautete die offizielle Bezeichnung “Psychologischer Psychotherapeut” bzw. “Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeut”.

Nach Ihrer Approbation sind Sie verpflichtet, Mitglied der Psychotherapeutenkammer Ihres Bundeslandes (Landespsychotherapeutenkammer, kurz: LPK) zu werden. Dort müssen Sie auch die Aufnahme der Berufstätigkeit melden. Sollten Sie Mitglied des Versorgungswerkes für Psychotherapeuten sein, ist die Aufnahme der selbständigen psychotherapeutischen Tätigkeit ebenfalls zu melden.

Hinweis: Im Gegensatz zu Vertragspsychotherapeuten mit Kassensitz benötigen Sie keinen Fachkundenachweis oder anderweitige Zulassungen, um eine private Praxis zu gründen. Es ist allerdings ratsam, sich ins Landesarztregister einzutragen, da einzelne private Krankenkassen im Zuge der Antragstellung einen solchen Eintrag erfragen. Pflicht ist eine solche Registrierung für private Psychotherapeuten allerdings nicht.

Kosten / Finanzierung

Die gute Nachricht gleich zu Beginn: Im Gegensatz zu kommenden Vertragspsychotherapeuten müssen private Psychotherapeuten keinen teuren Kassensitz erwerben. Dennoch kommen selbstverständlich auch bei der Gründung einer Privatpraxis Kosten auf Sie zu – zum Beispiel für die Anmietung (inkl. Kaution und Maklerprovision) und die Ersteinrichtung neuer Räumlichkeiten. Je nach Standort, Praxisgröße und Möbelauswahl sollten Sie mit Kosten von 10.000 € bis 25.000 € rechnen. Ein detaillierter Businessplan ist daher sehr wichtig; aber auch mit den Themen Steuern und Versicherungen sollten Sie sich intensiv beschäftigen. Worauf es hierbei ankommt, haben wir Ihnen in den folgenden Punkten zusammengetragen.

Psychotherapeuten, die eine eigene Privatpraxis führen, gelten als Freiberufler und müssen sich als solche beim zuständigen Finanzamt anmelden. Dadurch unterliegen sie der Einkommensteuerpflicht und haben sowohl eine Einkommensteuererklärung als auch eine Einnahme-Überschuss-Rechnung einzureichen. Eine Gewerbesteuer oder Körperschaftssteuer fällt hingegen nicht an. Abhängig vom Behandlungsangebot und der Praxisorganisation können darüber hinaus folgende Steuerarten für Sie relevant sein:

  • Umsatzsteuer
    (falls Sie Dienstleistungen wie Coaching anbieten)
  • Lohnsteuer
    (falls Sie in Ihrer Praxis Mitarbeiter beschäftigen)

Hinweis: Als privater Psychotherapeut sollten Sie einplanen, dass etwa die Hälfte Ihres jährlichen Betriebsgewinns für Steuern und Abgaben aufgewendet wird. Mit einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt können Sie circa alle 3 bis 5 Jahre rechnen.

Psychotherapeuten, die eine eigene Privatpraxis eröffnen, müssen über eine Berufshaftpflichtversicherung verfügen – das schreibt die Bundespsychotherapeutenkammer (BPTK) vor. Liegt eine solche Versicherung nicht vor, kann dies die temporäre Aussetzung der Approbation zur Folge haben – und zwar so lange, bis Sie einen ausreichenden Versicherungsschutz nachweisen können.

Seit 2009 gilt zudem eine allgemeine Krankenversicherungspflicht für alle Berufsgruppen – und somit auch für Psychotherapeuten mit eigener Privatpraxis. Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie versichern sich über eine private Krankenversicherung oder Sie werden “freiwilliges Mitglied” in einer gesetzlichen Krankenkasse.

Neben diesen beiden verpflichtenden Versicherungen können Sie auch eine Reihe von freiwilligen Versicherungsangeboten wahrnehmen. Hierzu zählen beispielsweise eine Rechtsschutzversicherung, eine Praxiseinrichtungsversicherung (für das Praxisinventar) oder eine Praxisausfallversicherung (im Falle von Praxisunterbrechungen aufgrund von Krankheit, Einbruch o.Ä.).

Folgende Punkte sollten Sie vor Abschluss einer zusätzlichen Versicherung unbedingt klären:

  • Ist diese Versicherung zum Schutz meiner Praxis wirklich notwendig?
  • Kenne ich den vollen Versicherungsumfang und den Deckungsschutz?
  • Ist der finanzielle Rahmen für mich jederzeit zu stemmen?

Bevor Sie erstmals Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie zunächst eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags sind Sie außerdem verpflichtet, Ihre Mitarbeiter bei der Sozialversicherung und der gesetzlichen Unfallversicherung anzumelden sowie Lohnsteuer abzuführen.

Und: Machen Sie sich bereits im Vorfeld mit den Vorgaben des Arbeitssicherheitsgesetzes, des Arbeitsschutzgesetzes, den Richtlinien der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und den Regelungen der Berufsgenossenschaften vertraut.

Ein gut durchdachter Businessplan ist das Fundament für die erfolgreiche Gründung Ihrer psychotherapeutischen Privatpraxis. Er zeigt nicht nur, dass Sie Ihre Selbstständigkeit sorgfältig geplant haben, sondern erhöht auch die Erfolgschancen bei Kreditgesprächen, falls Sie Finanzierungen benötigen oder Fördermittel beantragen möchten.

Ein Businessplan sollte unter anderem folgende Bestandteile umfassen:

  • Vorstellung Ihrer Geschäftsidee
  • Vorstellung der angebotenen Leistungen und der Praxisorganisation
  • Ihr persönliches Gründerprofil
  • Zielgruppen-, Standort- und Wettbewerbsanalyse
  • Vorstellung Ihrer Marketingstrategie
  • Kapitalbedarfsplanung inkl. Umsatz- und Rentabilitätsvorschau

Tipp: Je präziser Ihre Planung ist, desto einfacher gestaltet sich die Umsetzung. Ein detaillierter Businessplan erleichtert nicht nur den Weg zu einem Kredit, sondern ermöglicht es Ihnen in der Regel auch, flexibel auf Herausforderungen während der Gründungsphase zu reagieren.

Als Gründer einer privaten Psychotherapie-Praxis können Sie womöglich staatliche Finanzierungshilfen in Anspruch nehmen. Interessant sind dabei unter anderem die Förderprogramme von Bund und Ländern, die Existenzgründern zahlreiche Zuschüsse, Darlehen oder Bürgschaften anbieten. Für Vorhaben mit einem Finanzierungsbedarf von bis zu 25.000 Euro eignet sich der Mikrokreditfonds des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK).

Tipp: Nutzen Sie die Förderdatenbank des BMWK, um sich über geeignete Förderprogramme zu informieren.

Räumlichkeiten

Um Psychotherapiesitzungen durchführen zu können, müssen Sie geeignete Räumlichkeiten finden, sofern Sie keine bereits existierende Praxis übernehmen. Eine große Rolle spielt hierbei, mit welcher Praxisform Sie sich selbstständig machen möchten – schließlich benötigen Gemeinschaftspraxen und Praxisgemeinschaften im Normalfall mehr Platz als Einzelpraxen. Die Frage nach der Größe der Praxis ist aber nur eine von vielen, die es im Vorfeld der Praxisgründung zu beachten gilt.

Im Gegensatz zu Ihren niedergelassenen Kollegen sind Sie als privater Psychotherapeut nicht an die Bedarfsplanung der KBV bzw. der KVen gebunden. Das bedeutet: Sie können den Standort Ihrer Privatpraxis frei wählen. Da sich Ihr Angebot aber insbesondere an Selbstzahler und Privatversicherte richtet, sind Sie auf ein entsprechendes Interesse angewiesen. Deshalb sollten Sie sich im Vorfeld der Standort-Auswahl mit folgenden Fragen beschäftigen:

  • Wie groß ist das Einzugsgebiet, in dem ich meine Praxis eröffnen will?
  • Wie sieht die allgemeine medizinische Infrastruktur in der Region aus?
  • Wie viele Psychotherapie-Praxen gibt es bereits in der Region?
  • Wie viele Heilpraktiker und psychologische Berater gibt es bereits vor Ort?
  • Wer könnte unter Umständen Patienten an die eigene Praxis verweisen?

Es ist nicht gestattet, Praxisräume als Wohnfläche anzumieten und gewerblich zu nutzen. Das gilt für niedergelassene Psychotherapeuten genauso wie für Psychotherapeuten mit Privatpraxis. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, einen Gewerbemietvertrag abzuschließen.

Wichtig: Wenn die Räumlichkeiten zuvor privat genutzt wurden, ist der Vermieter verpflichtet, die örtlichen Baubehörden über die geänderte Nutzung zu informieren. Gegebenenfalls ist zudem ein Genehmigungsverfahren erforderlich.

Die Berufsordnung macht keine festen Vorgaben zur Größe oder zur Gestaltung von Praxisräumen. Um allerdings eine angemessene Therapie-Umgebung zu gewährleisten, sollte Ihre Privatpraxis über einen Behandlungsraum, ein Wartezimmer, ein Büro, gegebenenfalls einen Aufenthaltsraum sowie ausreichend sanitäre Einrichtungen verfügen. Im besten Fall schaffen Sie mit Ihren Räumlichkeiten eine angenehme, professionelle und diskrete Atmosphäre, in der sich Ihre Patienten sofort wohl und gut aufgehoben fühlen.

Wichtig: Um auch den Bedürfnissen von Menschen mit Behinderungen und älteren Patienten gerecht zu werden, sollten Sie Ihre Privatpraxis nach Möglichkeit barrierefrei gestalten.

Psychotherapeuten müssen ihre Präsenz und Erreichbarkeit in angemessener Form regeln – so steht es in der Berufsordnung (§ 23 Abs. 1). Ein Praxisschild ist daher für jeden Kassensitz und jede Privatpraxis absolute Pflicht. Es muss die Patienten klar und sachlich informieren, welche psychotherapeutischen Leistungen auf Basis welcher Qualifikation angeboten werden.

Hinweis: Bei der Angaben zu Ihren beruflichen Tätigkeitsschwerpunkten sollten Sie unbedingt beachten, dass wissenschaftlich anerkannte und nicht anerkannte Verfahren auf dem Praxisschild klar voneinander abgegrenzt werden müssen.

Datenschutz

Der Umgang mit sensiblen Patientendaten spielt in jeder Psychotherapie-Praxis – egal ob gesetzlich oder privat – eine zentrale Rolle. Hierbei unterliegt insbesondere die patientenbezogene Dokumentation strengen Datenschutzanforderungen. Wie Sie Ihre psychotherapeutische Dokumentationspflicht mit geltendem Datenschutzrecht in Einklang bringen, erfahren Sie in diesem Blogartikel. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere wichtige Aspekte, die Sie im Praxisbetrieb beachten müssen. Hierzu zählen:

Als Privatpsychotherapeut dürfen Sie Patientendaten erfassen, bearbeiten und speichern. Allerdings müssen Sie Ihre Patienten informieren, was mit ihren Daten passiert. Die KBV empfiehlt niedergelassenen Psychotherapeuten deshalb, Informationsblättern in der Praxis oder im Wartezimmer auszuhängen. Dem können Sie sich als Psychotherapeut mit Privatpraxis anschließen. Ein kostenloses Muster finden Sie hier.

Für manche Datenverarbeitungsvorgänge sind zudem separate Einwilligungserklärungen notwendig, die Sie schriftlich von Ihren Patienten einholen müssen. Das gilt beispielsweise für die Durchführung der Abrechnung unter Einbeziehung privater Verrechnungsstellen.

Hinweis: Patienten dürfen jederzeit Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Dieser Anspruch gilt jedoch nur für die Person selbst, nicht für Dritte.

Das Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses ist ein integraler Bestandteil des internen Datenschutzmanagements. Erfasst werden dabei alle Tätigkeiten und Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten innerhalb der Praxis verarbeitet werden. Folgende Angaben sollten Sie machen, um auf der sicheren Seite zu sein:

  • Benennung der Verarbeitungstätigkeit
  • Ansprechpartner
  • Datum der erstmaligen Ausführung
  • Verarbeitungszweck (z. B. Dokumentation, Abrechnung)
  • Betroffene Personengruppen (z. B. Patienten, Mitarbeiter)
  • Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten, Personaldaten)
  • Empfängergruppen (z. B. Krankenkassen, Kassenärztliche Vereinigungen)
  • Angaben zu Drittlandtransfer (z. B. Land außerhalb der EU)
  • Löschfrist (z. B. zehn Jahre)

Hinweis: Das Verarbeitungsverzeichnis müssen Sie auf Verlangen der Aufsichtsbehörde jederzeit vorlegen können.

Sobald Softwareanbieter und IT-Dienstleister Zugriff auf Patienten- oder Mitarbeiterdaten haben, müssen Sie mit diesen Unternehmen einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Das betrifft unter anderem folgende Anbieter:

  • EDV-Dienstleister
  • Praxissoftware-Anbieter
  • Verrechnungsstellen
  • Externe Terminbuchungstools

Ein entsprechendes AVV-Muster halten seriöse Anbieter stets für Sie bereit. Als Beispiel: Das ist unser AVV, den wir mit unseren Praxissoftware- und Videosprechstunden-Kunden abschließen.

Sobald in Ihrer Praxis mehr als zehn Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen und der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften sicherzustellen und steht als Ansprechpartner für alle datenschutzrelevanten Fragen zur Verfügung.

Hinweis: Der Datenschutzbeauftragte darf nicht der Praxisinhaber selbst sein.

Als Psychotherapeut mit eigener Privatpraxis sind Sie nicht gesetzlich an die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV gebunden. Aus der Berufsordnung und der DSGVO ergibt sich allerdings auch für Sie die Pflicht zum Schutz von Patientendaten. Daher müssen Sie sich genauso vor Risiken wie Datenverlust und Cyberkriminalität schützen wie ihre niedergelassenen Kollegen. Zu den wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen zählen unter anderen:

  • ein aktuelles Virenschutzprogramm einsetzen
  • komplexe Sperrcodes für alle Geräte einrichten
  • regelmäßige Datensicherungen durchführen
  • verschlüsselter Internetanwendungen nutzen

Eine vollständige Liste aller relevanten Schutzmaßnahmen finden Sie unter diesem Link.

Übrigens: Der vielleicht wichtigste Bestandteil eines jeden IT-Sicherheitskonzepts ist der Einsatz einer geeigneten Praxis-Firewall. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsvorrichtung, die den Datenverkehr überwacht, im Ernstfall blockiert und dadurch Schutz vor unerwünschten Netzwerkzugriffen bietet. Informieren Sie sich gerne über unsere unkomplizierte und kostengünstige Firewall-Lösung, die wir speziell für kleine und mittelgroße Psychotherapie-Praxen entwickelt haben:

Öffentlichkeitsarbeit

Die Zeiten, in denen psychotherapeutische Praxen ausschließlich über persönliche Empfehlungen gefunden wurden, gehören der Vergangenheit an. Heute ist es entscheidender denn je, Ihre neu gegründete psychotherapeutische Privatpraxis online sichtbar zu machen – sei es über eine eigene Website oder durch Einträge in Branchen-Verzeichnisse.

Da viele Patienten inzwischen gezielt nach Psychotherapeuten in ihrem Umkreis suchen, ist eine ansprechende und informative Website für den Erfolg Ihrer Privatpraxis unverzichtbar. Folgende Informationen sollte Ihre Homepage unbedingt beinhalten:

Folgende Informationen sollte Ihre Homepage unbedingt beinhalten:

  • Informationen zu Ihrer Person
  • Behandlungsschwerpunkte und Leistungen
  • Zielgruppen (Privatpatienten, Selbstzahler etc.)
  • Kontakt / Erreichbarkeit
  • Anfahrt

Wichtig: Gemäß § 5 TMG muss Ihre Homepage über ein Impressum verfügen. Darin sind folgende Informationen anzugeben:

  • Name und Anschrift Ihrer Privatpraxis
  • E-Mail-Adresse Ihrer Privatpraxis
  • Zuständigen Psychotherapeutenkammer
  • Ihre gesetzliche Berufsbezeichnung
  • Verweis auf die Berufsordnung Ihrer Psychotherapeutenkammer
  • Verweis auf das Heilberufekammergesetz (HKG) und das Psychotherapeutengesetz (PsychThG)
  • Umsatzsteuernummer (falls Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbieten)

Ihre Online-Präsenz sollte sich nicht nur auf eine eigene Website beschränken. Es empfiehlt sich beispielsweise auch, Ihre neue Privatpraxis in relevante Branchen-Verzeichnisse eintragen zu lassen. Dadurch erhöhen Sie Ihre Reichweite und können von potenziellen Patienten noch leichter gefunden werden. Die gesetzliche Legitimierung findet sich in der Berufsordnung der BPtK (§ 15 Abs. 3): Demnach dürfen sich Psychotherapeuten in Branchen-Verzeichnisse eintragen lassen, wenn diese allen Psychotherapeuten zu denselben Bedingungen mit einem kostenfreien Grundeintrag offenstehen.

Wichtig: Die Eintragungen müssen sich auf die notwendigsten Informationen (Name, Berufsbezeichnung, Rufnummer, Anschrift) beschränken.

Psychotherapeuten haben ein Recht auf Werbung. Die Landespsychotherapeutenkammer Rheinland-Pfalz (LPK-RLP) schreibt dazu: “Eine auf die Steigerung des beruflichen Erfolgs gerichtete Außendarstellung ist Inhalt der grundrechtlich verankerten psychotherapeutischen Berufsfreiheit.” Sie dürfen also jederzeit auf die Tätigkeit in Ihrer neu gegründeten Privatpraxis werbend hinweisen. Beispiele hierfür sind:

  • Sachliche Anzeigen in Zeitungen
  • Praxisbroschüren und Informationsflyer, die in Ihrer Privatpraxis ausliegen
  • Nutzung eines Corporate Designs (z. B. Logo, Typografie, Farb-Schema etc.)

Hinweis: Werbung ist gesetzlich reglementiert – in Ihrem Fall durch die Berufsordnung der BPtK, das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) und das Heilmittelwerbegesetz (HWG). Anpreisende, irreführende oder vergleichende Werbung ist demnach unzulässig. Auf die Verwendung von Superlativen, die Abgabe von Erfolgsgarantien oder den Vergleich mit anderen Psychotherapie-Praxen müssen Sie deshalb verzichten.

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Schon gewusst? In unserer kostenlosen PDF-Sammlung finden Sie weitere Vorlagen, die Ihnen den Praxisalltag erleichtern.

Hardware

Damit Sie effizient arbeiten können, benötigen Sie in Ihrer neu gegründeten psychotherapeutischen Privatpraxis einige technische Geräte – sei es zum Organisieren, Dokumentieren oder Kommunizieren. Diese Geräte lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

Ihre psychotherapeutische Privatpraxis sollte standardmäßig mit einem Internet- und Telefonanschluss ausgestattet sein und – abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter – über einen oder mehrere Computer verfügen. Wenn Sie zusätzlich Hausbesuche anbieten, kann außerdem die Anschaffung eines mobilen Endgeräts – wie ein Laptop oder Tablet – von Vorteil sein. Ebenfalls unerlässlich: Ein Praxisdrucker, mit dem Sie wichtige Formulare (z. B. Dokumentationen, Datenschutzhinweise etc.) drucken, kopieren und einscannen können.

Im Gegensatz zu kassenärztlichen Praxen sind Sie nicht verpflichtet, Ihre Privatpraxis an die Telematikinfrastruktur (TI) anzubinden. Dementsprechend müssen Sie sich auch nicht um die Beschaffung der notwendigen TI-Hardware kümmern (Konnektor, Kartenterminal, Praxisausweis, Heilberufsausweis etc.).

Aber: Eine freiwillige Anbindung an die Telematikinfrastruktur ist für psychotherapeutische Privatpraxen seit Dezember 2024 möglich. Sie können also auch Teil der zentralen Digital-Plattform des deutschen Gesundheitswesens sein, die alle medizinischen Leistungserbringer miteinander vernetzt und Zugang zu wichtigen eHealth-Anwendungen (wie der ePA oder KIM) gewährt.

Mit RED telematik bieten wir seit 2018 einen preiswerten und unkomplizierten TI-Anschluss (inkl. aller notwendigen Hardware-Komponenten) an, der mittlerweile bei über 2.000 Heilberuflern täglich im Einsatz ist.

Praxissoftware

Die Praxissoftware (auch “Praxisverwaltungssystem” genannt) ist das digitale Herzstück einer jeden Psychotherapiepraxis. Sie bündelt alle wesentlichen Arbeitsprozesse an einer zentralen Stelle und ist ein elementarer Teil der Grundausstattung Ihrer neuen Privatpraxis. Folgenden Kernfunktionen sollte jede Praxissoftware abdecken:

Mit einer Praxissoftware können Sie den gesamten Therapieverlauf eines Patienten schriftlich festhalten – von der Anamnese über die Diagnoseerstellung bis hin zu Untersuchungen und Befunden. Das ist enorm wichtig, da die Berufsordnung jeden Psychotherapeuten dazu verpflichtet, “alle wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse aufzuzeichnen, die im Zusammenhang mit einer aktuellen oder zukünftigen Behandlung stehen.” Die Praxissoftware hilft Ihnen also, der psychotherapeutischen Dokumentationspflicht nachzukommen, und bündelt alle notwendigen Daten an einem zentralen Ort: der Patientenakte. Moderne Systeme stellen Ihnen außerdem etwaige (Muster-)Formulare zur Verfügung und erleichtern Ihnen das Dokumentieren durch intuitive Eingabehilfen.

Im Gegensatz zu Ihren niedergelassenen Kollegen rechnen Sie als privater Psychotherapeut nicht mit der zuständigen KV ab, sondern mit der PKV (bei Privatpatienten) oder mit dem Patienten selbst (als Selbstzahler). Während Sie bei Selbstzahlern das Honorar mit dem Patienten individuell vereinbaren, rechnen Sie mit Privatpatienten nach der GOP (Gebührenordnung für Psychotherapeuten) ab. Die GOP ist – wie der kassenärztliche EBM – ein Vergütungssystem und regelt, welche Gebühren für welche Leistungen veranschlagt werden können.

Um Ihre privaten Rechnungen mit möglichst wenig Arbeitsaufwand zu erstellen, benötigen Sie eine gute Praxissoftware. Diese unterstützt Sie bei allen Abrechnungsschritten – von der inhaltlichen Befüllung der Rechnung über die Gestaltung des Dokuments bis hin zur Abrechnung über private Verrechnungsstellen.

Neben der Dokumentation und der Abrechnung ist eine Praxissoftware auch für die Organisation Ihres Betriebsalltags unerlässlich. Viele Systeme verfügen beispielsweise über eine integrierte Kalenderfunktion, die dabei hilft, freie Termine zu finden und die bevorstehenden Tage und Wochen zu koordinieren. Außerdem erhalten Sie durch Ihre Praxissoftware oftmals detaillierte Statistiken zu Ihrem Praxisalltag – und behalten dank Warte- und Patientenlisten jederzeit den Überblick über den Status quo in Ihrer Privatpraxis.

RED: Ihr Software-Partner bei der Gründung einer Privatpraxis

Ob Dokumentation, Abrechnung, Videotherapie oder Praxisorganisation: Mit RED medical haben wir eine Praxissoftware speziell für die Psychotherapie entwickelt, die sich Ihrem herausforderndem Arbeitsalltag genau anpasst – und das vom Tag Ihrer Praxisgründung an.

Übrigens: Aktuell zahlen Sie als Privat-Psychotherapeut monatlich nur 19 € (statt 39€) für die Praxissoftware RED medical!

Buchen Sie daher noch heute einen Beratungstermin bei uns – und werfen Sie einen Blick in unser System!

Praxisgründung in der Psychotherapie: Das Bild zeigt einen Computerbildschirm, ein Smartphone und ein Tablet. Auf den Geräten sind jeweils unterschiedliche Anwendungen der RED medical Praxissoftware geöffnet.

Ihre Vorteile mit RED medical bei der Gründung einer Privatpraxis:

RED medical ist cloudbasiert. Das heißt konkret: Der Server befindet sich nicht in Ihrer Praxis, sondern in einem externen, zertifiziert sicheren Rechenzentrum. Von dort aus übernehmen unsere professionellen IT-Administratoren jegliche Wartungsarbeiten, Datensicherungen oder Updates. Die IT liegt also in den Händen von Experten – und Ihnen bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die Arbeit mit Ihren Patienten. Außerdem müssen Sie sich keinen eigenen Server anschaffen, wodurch Sie viel Geld sparen.

Mit RED medical können Sie bedenkenlos patientenbezogene Daten dokumentieren und verwalten. Grund hierfür ist die vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Daten. Diese stellt sicher, dass unbefugte Dritte zu keiner Zeit Zugriff auf die im System gespeicherten, sensiblen Patientendaten haben – auch nicht die Mitarbeiter und Administratoren von RED – sondern wirklich nur die Praxis selbst. Dadurch arbeiten Sie garantiert DSGVO-konform und kommen Ihrer ärztlichen Schweigepflicht zu 100 % nach.

Komplexe, überdimensionierte Praxissoftware? Nein danke! RED medical ist klar strukturiert und verfügt über ein modernes Design sowie eine intuitive Benutzeroberfläche. Dadurch finden sich Psychotherapeuten im neuen System spielend leicht zurecht – und können endlich effizient arbeiten.

  • Vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Patientendaten
  • Automatische, fortlaufende Datensicherungen
  • Revisionssichere Praxisverwaltung
  • Dreifach abgesicherte Sicherheitsarchitektur in deutschem Rechenzentrum
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • 100 % DSGVO-konform

Unser kompetentes Support-Team zeichnet sich durch schnelle Reaktionszeiten und eine sehr hohe telefonische Erreichbarkeit aus. Wie auch immer Ihre Frage lautet – unser Kundenmanagement steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

  • Effiziente Privatabrechnung
  • Einfache Dokumentation
  • Vollintegrierte Videosprechstunde
  • Intelligenter Terminkalender
  • … und vieles mehr.

Informieren Sie sich jetzt zu unserer zertifiziert sicheren und innovativen Praxissoftware:

Praxissoftware für die Psychotherapie: Grafische Darstellung eines Computers, einer Tastatur, eines Aktenordners und eines Notizbuchs. Auf dem Bildschirm des Computers ist das Gesicht einer Patientin sowie ein E-Mail-Symbol zu sehen, das eine neue Benachrichtigung anzeigt.

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Zahlreiche Dokumentationshilfen: Unsere moderne Praxissoftware erleichtert den Arbeitsalltag vieler Psychotherapeuten.