Eigene Privatpraxis gründen – das müssen Psychotherapeuten beachten
Rechtliche Voraussetzungen
Wer sich selbstständig machen möchte, steht zunächst einmal vor zahlreichen bürokratischen Maßnahmen und Rechtsvorgaben – das ist bei der Eröffnung einer Privatpraxis nicht anders. Deshalb werfen wir zuerst einen Blick auf die Grundvoraussetzungen der psychotherapeutischen Berufsausübung, ehe wir uns mit allen weiteren Aspekten der Praxisgründung beschäftigen können.
Damit Sie als privater Psychotherapeut arbeiten können, benötigen Sie – ebenso wie Ihre Kollegen mit Kassensitz – eine Approbation. Zentrale Voraussetzung für die Approbation ist seit 2020, dass Sie ein fünfjähriges Psychotherapie-Universitätsstudium absolvieren und im Anschluss die staatliche Prüfung erfolgreich bestehen. Zuvor wurde die Approbation erteilt, wenn Sie eine psychotherapeutische Ausbildung an einer staatlich anerkannten Ausbildungsstätte erfolgreich abgeschlossen haben.
Die Approbationsurkunde ist die absolute Grundvoraussetzung für die Eröffnung einer eigenen privaten Psychotherapiepraxis. Sie entspricht der berufsrechtlichen Zulassung, gilt lebenslang im gesamten Bundesgebiet und kann bei den Verwaltungsbehörden des jeweiligen Bundeslandes beantragt werden. Außerdem dürfen Sie nach der Approbation die geschützte Berufsbezeichnung “Psychotherapeut” tragen. Bis 2020 lautete die offizielle Bezeichnung “Psychologischer Psychotherapeut” bzw. “Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeut”.
Nach Ihrer Approbation sind Sie verpflichtet, Mitglied der Psychotherapeutenkammer Ihres Bundeslandes (Landespsychotherapeutenkammer, kurz: LPK) zu werden. Dort müssen Sie auch die Aufnahme der Berufstätigkeit melden. Sollten Sie Mitglied des Versorgungswerkes für Psychotherapeuten sein, ist die Aufnahme der selbständigen psychotherapeutischen Tätigkeit ebenfalls zu melden.
Hinweis: Im Gegensatz zu Vertragspsychotherapeuten mit Kassensitz benötigen Sie keinen Fachkundenachweis oder anderweitige Zulassungen, um eine private Praxis zu gründen. Es ist allerdings ratsam, sich ins Landesarztregister einzutragen, da einzelne private Krankenkassen im Zuge der Antragstellung einen solchen Eintrag erfragen. Pflicht ist eine solche Registrierung für private Psychotherapeuten allerdings nicht.
Kosten / Finanzierung
Die gute Nachricht gleich zu Beginn: Im Gegensatz zu kommenden Vertragspsychotherapeuten müssen private Psychotherapeuten keinen teuren Kassensitz erwerben. Dennoch kommen selbstverständlich auch bei der Gründung einer Privatpraxis Kosten auf Sie zu – zum Beispiel für die Anmietung (inkl. Kaution und Maklerprovision) und die Ersteinrichtung neuer Räumlichkeiten. Je nach Standort, Praxisgröße und Möbelauswahl sollten Sie mit Kosten von 10.000 € bis 25.000 € rechnen. Ein detaillierter Businessplan ist daher sehr wichtig; aber auch mit den Themen Steuern und Versicherungen sollten Sie sich intensiv beschäftigen. Worauf es hierbei ankommt, haben wir Ihnen in den folgenden Punkten zusammengetragen.
Psychotherapeuten, die eine eigene Privatpraxis führen, gelten als Freiberufler und müssen sich als solche beim zuständigen Finanzamt anmelden. Dadurch unterliegen sie der Einkommensteuerpflicht und haben sowohl eine Einkommensteuererklärung als auch eine Einnahme-Überschuss-Rechnung einzureichen. Eine Gewerbesteuer oder Körperschaftssteuer fällt hingegen nicht an. Abhängig vom Behandlungsangebot und der Praxisorganisation können darüber hinaus folgende Steuerarten für Sie relevant sein:
- Umsatzsteuer
(falls Sie Dienstleistungen wie Coaching anbieten)
- Lohnsteuer
(falls Sie in Ihrer Praxis Mitarbeiter beschäftigen)
Hinweis: Als privater Psychotherapeut sollten Sie einplanen, dass etwa die Hälfte Ihres jährlichen Betriebsgewinns für Steuern und Abgaben aufgewendet wird. Mit einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt können Sie circa alle 3 bis 5 Jahre rechnen.
Psychotherapeuten, die eine eigene Privatpraxis eröffnen, müssen über eine Berufshaftpflichtversicherung verfügen – das schreibt die Bundespsychotherapeutenkammer (BPTK) vor. Liegt eine solche Versicherung nicht vor, kann dies die temporäre Aussetzung der Approbation zur Folge haben – und zwar so lange, bis Sie einen ausreichenden Versicherungsschutz nachweisen können.
Seit 2009 gilt zudem eine allgemeine Krankenversicherungspflicht für alle Berufsgruppen – und somit auch für Psychotherapeuten mit eigener Privatpraxis. Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie versichern sich über eine private Krankenversicherung oder Sie werden “freiwilliges Mitglied” in einer gesetzlichen Krankenkasse.
Neben diesen beiden verpflichtenden Versicherungen können Sie auch eine Reihe von freiwilligen Versicherungsangeboten wahrnehmen. Hierzu zählen beispielsweise eine Rechtsschutzversicherung, eine Praxiseinrichtungsversicherung (für das Praxisinventar) oder eine Praxisausfallversicherung (im Falle von Praxisunterbrechungen aufgrund von Krankheit, Einbruch o.Ä.).
Folgende Punkte sollten Sie vor Abschluss einer zusätzlichen Versicherung unbedingt klären:
- Ist diese Versicherung zum Schutz meiner Praxis wirklich notwendig?
- Kenne ich den vollen Versicherungsumfang und den Deckungsschutz?
- Ist der finanzielle Rahmen für mich jederzeit zu stemmen?
Bevor Sie erstmals Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie zunächst eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags sind Sie außerdem verpflichtet, Ihre Mitarbeiter bei der Sozialversicherung und der gesetzlichen Unfallversicherung anzumelden sowie Lohnsteuer abzuführen.
Und: Machen Sie sich bereits im Vorfeld mit den Vorgaben des Arbeitssicherheitsgesetzes, des Arbeitsschutzgesetzes, den Richtlinien der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und den Regelungen der Berufsgenossenschaften vertraut.
Ein gut durchdachter Businessplan ist das Fundament für die erfolgreiche Gründung Ihrer psychotherapeutischen Privatpraxis. Er zeigt nicht nur, dass Sie Ihre Selbstständigkeit sorgfältig geplant haben, sondern erhöht auch die Erfolgschancen bei Kreditgesprächen, falls Sie Finanzierungen benötigen oder Fördermittel beantragen möchten.
Ein Businessplan sollte unter anderem folgende Bestandteile umfassen:
- Vorstellung Ihrer Geschäftsidee
- Vorstellung der angebotenen Leistungen und der Praxisorganisation
- Ihr persönliches Gründerprofil
- Zielgruppen-, Standort- und Wettbewerbsanalyse
- Vorstellung Ihrer Marketingstrategie
- Kapitalbedarfsplanung inkl. Umsatz- und Rentabilitätsvorschau
Tipp: Je präziser Ihre Planung ist, desto einfacher gestaltet sich die Umsetzung. Ein detaillierter Businessplan erleichtert nicht nur den Weg zu einem Kredit, sondern ermöglicht es Ihnen in der Regel auch, flexibel auf Herausforderungen während der Gründungsphase zu reagieren.
Als Gründer einer privaten Psychotherapie-Praxis können Sie womöglich staatliche Finanzierungshilfen in Anspruch nehmen. Interessant sind dabei unter anderem die Förderprogramme von Bund und Ländern, die Existenzgründern zahlreiche Zuschüsse, Darlehen oder Bürgschaften anbieten. Für Vorhaben mit einem Finanzierungsbedarf von bis zu 25.000 Euro eignet sich der Mikrokreditfonds des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK).
Tipp: Nutzen Sie die Förderdatenbank des BMWK, um sich über geeignete Förderprogramme zu informieren.
Räumlichkeiten
Um Psychotherapiesitzungen durchführen zu können, müssen Sie geeignete Räumlichkeiten finden, sofern Sie keine bereits existierende Praxis übernehmen. Eine große Rolle spielt hierbei, mit welcher Praxisform Sie sich selbstständig machen möchten – schließlich benötigen Gemeinschaftspraxen und Praxisgemeinschaften im Normalfall mehr Platz als Einzelpraxen. Die Frage nach der Größe der Praxis ist aber nur eine von vielen, die es im Vorfeld der Praxisgründung zu beachten gilt.
Im Gegensatz zu Ihren niedergelassenen Kollegen sind Sie als privater Psychotherapeut nicht an die Bedarfsplanung der KBV bzw. der KVen gebunden. Das bedeutet: Sie können den Standort Ihrer Privatpraxis frei wählen. Da sich Ihr Angebot aber insbesondere an Selbstzahler und Privatversicherte richtet, sind Sie auf ein entsprechendes Interesse angewiesen. Deshalb sollten Sie sich im Vorfeld der Standort-Auswahl mit folgenden Fragen beschäftigen:
- Wie groß ist das Einzugsgebiet, in dem ich meine Praxis eröffnen will?
- Wie sieht die allgemeine medizinische Infrastruktur in der Region aus?
- Wie viele Psychotherapie-Praxen gibt es bereits in der Region?
- Wie viele Heilpraktiker und psychologische Berater gibt es bereits vor Ort?
- Wer könnte unter Umständen Patienten an die eigene Praxis verweisen?
Es ist nicht gestattet, Praxisräume als Wohnfläche anzumieten und gewerblich zu nutzen. Das gilt für niedergelassene Psychotherapeuten genauso wie für Psychotherapeuten mit Privatpraxis. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, einen Gewerbemietvertrag abzuschließen.
Wichtig: Wenn die Räumlichkeiten zuvor privat genutzt wurden, ist der Vermieter verpflichtet, die örtlichen Baubehörden über die geänderte Nutzung zu informieren. Gegebenenfalls ist zudem ein Genehmigungsverfahren erforderlich.
Die Berufsordnung macht keine festen Vorgaben zur Größe oder zur Gestaltung von Praxisräumen. Um allerdings eine angemessene Therapie-Umgebung zu gewährleisten, sollte Ihre Privatpraxis über einen Behandlungsraum, ein Wartezimmer, ein Büro, gegebenenfalls einen Aufenthaltsraum sowie ausreichend sanitäre Einrichtungen verfügen. Im besten Fall schaffen Sie mit Ihren Räumlichkeiten eine angenehme, professionelle und diskrete Atmosphäre, in der sich Ihre Patienten sofort wohl und gut aufgehoben fühlen.
Wichtig: Um auch den Bedürfnissen von Menschen mit Behinderungen und älteren Patienten gerecht zu werden, sollten Sie Ihre Privatpraxis nach Möglichkeit barrierefrei gestalten.
Psychotherapeuten müssen ihre Präsenz und Erreichbarkeit in angemessener Form regeln – so steht es in der Berufsordnung (§ 23 Abs. 1). Ein Praxisschild ist daher für jeden Kassensitz und jede Privatpraxis absolute Pflicht. Es muss die Patienten klar und sachlich informieren, welche psychotherapeutischen Leistungen auf Basis welcher Qualifikation angeboten werden.
Hinweis: Bei der Angaben zu Ihren beruflichen Tätigkeitsschwerpunkten sollten Sie unbedingt beachten, dass wissenschaftlich anerkannte und nicht anerkannte Verfahren auf dem Praxisschild klar voneinander abgegrenzt werden müssen.
Datenschutz
Der Umgang mit sensiblen Patientendaten spielt in jeder Psychotherapie-Praxis – egal ob gesetzlich oder privat – eine zentrale Rolle. Hierbei unterliegt insbesondere die patientenbezogene Dokumentation strengen Datenschutzanforderungen. Wie Sie Ihre psychotherapeutische Dokumentationspflicht mit geltendem Datenschutzrecht in Einklang bringen, erfahren Sie in diesem Blogartikel. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere wichtige Aspekte, die Sie im Praxisbetrieb beachten müssen. Hierzu zählen:
Als Privatpsychotherapeut dürfen Sie Patientendaten erfassen, bearbeiten und speichern. Allerdings müssen Sie Ihre Patienten informieren, was mit ihren Daten passiert. Die KBV empfiehlt niedergelassenen Psychotherapeuten deshalb, Informationsblättern in der Praxis oder im Wartezimmer auszuhängen. Dem können Sie sich als Psychotherapeut mit Privatpraxis anschließen. Ein kostenloses Muster finden Sie hier.
Für manche Datenverarbeitungsvorgänge sind zudem separate Einwilligungserklärungen notwendig, die Sie schriftlich von Ihren Patienten einholen müssen. Das gilt beispielsweise für die Durchführung der Abrechnung unter Einbeziehung privater Verrechnungsstellen.
Hinweis: Patienten dürfen jederzeit Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Dieser Anspruch gilt jedoch nur für die Person selbst, nicht für Dritte.
Das Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses ist ein integraler Bestandteil des internen Datenschutzmanagements. Erfasst werden dabei alle Tätigkeiten und Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten innerhalb der Praxis verarbeitet werden. Folgende Angaben sollten Sie machen, um auf der sicheren Seite zu sein:
- Benennung der Verarbeitungstätigkeit
- Ansprechpartner
- Datum der erstmaligen Ausführung
- Verarbeitungszweck (z. B. Dokumentation, Abrechnung)
- Betroffene Personengruppen (z. B. Patienten, Mitarbeiter)
- Datenkategorien (z. B. Gesundheitsdaten, Personaldaten)
- Empfängergruppen (z. B. Krankenkassen, Kassenärztliche Vereinigungen)
- Angaben zu Drittlandtransfer (z. B. Land außerhalb der EU)
- Löschfrist (z. B. zehn Jahre)
Hinweis: Das Verarbeitungsverzeichnis müssen Sie auf Verlangen der Aufsichtsbehörde jederzeit vorlegen können.
Sobald Softwareanbieter und IT-Dienstleister Zugriff auf Patienten- oder Mitarbeiterdaten haben, müssen Sie mit diesen Unternehmen einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Das betrifft unter anderem folgende Anbieter:
- EDV-Dienstleister
- Praxissoftware-Anbieter
- Verrechnungsstellen
- Externe Terminbuchungstools
Ein entsprechendes AVV-Muster halten seriöse Anbieter stets für Sie bereit. Als Beispiel: Das ist unser AVV, den wir mit unseren Praxissoftware- und Videosprechstunden-Kunden abschließen.
Sobald in Ihrer Praxis mehr als zehn Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen und der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften sicherzustellen und steht als Ansprechpartner für alle datenschutzrelevanten Fragen zur Verfügung.
Hinweis: Der Datenschutzbeauftragte darf nicht der Praxisinhaber selbst sein.
Als Psychotherapeut mit eigener Privatpraxis sind Sie nicht gesetzlich an die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV gebunden. Aus der Berufsordnung und der DSGVO ergibt sich allerdings auch für Sie die Pflicht zum Schutz von Patientendaten. Daher müssen Sie sich genauso vor Risiken wie Datenverlust und Cyberkriminalität schützen wie ihre niedergelassenen Kollegen. Zu den wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen zählen unter anderen:
- ein aktuelles Virenschutzprogramm einsetzen
- komplexe Sperrcodes für alle Geräte einrichten
- regelmäßige Datensicherungen durchführen
- verschlüsselter Internetanwendungen nutzen
Eine vollständige Liste aller relevanten Schutzmaßnahmen finden Sie unter diesem Link.
Übrigens: Der vielleicht wichtigste Bestandteil eines jeden IT-Sicherheitskonzepts ist der Einsatz einer geeigneten Praxis-Firewall. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsvorrichtung, die den Datenverkehr überwacht, im Ernstfall blockiert und dadurch Schutz vor unerwünschten Netzwerkzugriffen bietet. Informieren Sie sich gerne über unsere unkomplizierte und kostengünstige Firewall-Lösung, die wir speziell für kleine und mittelgroße Psychotherapie-Praxen entwickelt haben:
Werbung und Außendarstellung
Die Zeiten, in denen psychotherapeutische Praxen ausschließlich über persönliche Empfehlungen gefunden wurden, gehören der Vergangenheit an. Heute ist es entscheidender denn je, Ihre neu gegründete psychotherapeutische Privatpraxis online sichtbar zu machen – sei es über eine eigene Website oder durch Einträge in Branchen-Verzeichnisse.
Da viele Patienten inzwischen gezielt nach Psychotherapeuten in ihrem Umkreis suchen, ist eine ansprechende und informative Website für den Erfolg Ihrer Privatpraxis unverzichtbar. Folgende Informationen sollte Ihre Homepage unbedingt beinhalten:
Folgende Informationen sollte Ihre Homepage unbedingt beinhalten:
- Informationen zu Ihrer Person
- Behandlungsschwerpunkte und Leistungen
- Zielgruppen (Privatpatienten, Selbstzahler etc.)
- Kontakt / Erreichbarkeit
- Anfahrt
Wichtig: Gemäß § 5 TMG muss Ihre Homepage über ein Impressum verfügen. Darin sind folgende Informationen anzugeben:
- Name und Anschrift Ihrer Privatpraxis
- E-Mail-Adresse Ihrer Privatpraxis
- Zuständigen Psychotherapeutenkammer
- Ihre gesetzliche Berufsbezeichnung
- Verweis auf die Berufsordnung Ihrer Psychotherapeutenkammer
- Verweis auf das Heilberufekammergesetz (HKG) und das Psychotherapeutengesetz (PsychThG)
- Umsatzsteuernummer (falls Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbieten)
Ihre Online-Präsenz sollte sich nicht nur auf eine eigene Website beschränken. Es empfiehlt sich beispielsweise auch, Ihre neue Privatpraxis in relevante Branchen-Verzeichnisse eintragen zu lassen. Dadurch erhöhen Sie Ihre Reichweite und können von potenziellen Patienten noch leichter gefunden werden. Die gesetzliche Legitimierung findet sich in der Berufsordnung der BPtK (§ 15 Abs. 3): Demnach dürfen sich Psychotherapeuten in Branchen-Verzeichnisse eintragen lassen, wenn diese allen Psychotherapeuten zu denselben Bedingungen mit einem kostenfreien Grundeintrag offenstehen.
Wichtig: Die Eintragungen müssen sich auf die notwendigsten Informationen (Name, Berufsbezeichnung, Rufnummer, Anschrift) beschränken.
Psychotherapeuten haben ein Recht auf Werbung. Die Landespsychotherapeutenkammer Rheinland-Pfalz (LPK-RLP) schreibt dazu: “Eine auf die Steigerung des beruflichen Erfolgs gerichtete Außendarstellung ist Inhalt der grundrechtlich verankerten psychotherapeutischen Berufsfreiheit.” Sie dürfen also jederzeit auf die Tätigkeit in Ihrer neu gegründeten Privatpraxis werbend hinweisen. Beispiele hierfür sind:
- Sachliche Anzeigen in Zeitungen
- Praxisbroschüren und Informationsflyer, die in Ihrer Privatpraxis ausliegen
- Nutzung eines Corporate Designs (z. B. Logo, Typografie, Farb-Schema etc.)
Hinweis: Werbung ist gesetzlich reglementiert – in Ihrem Fall durch die Berufsordnung der BPtK, das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) und das Heilmittelwerbegesetz (HWG). Anpreisende, irreführende oder vergleichende Werbung ist demnach unzulässig. Auf die Verwendung von Superlativen, die Abgabe von Erfolgsgarantien oder den Vergleich mit anderen Psychotherapie-Praxen müssen Sie deshalb verzichten.