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Die Übernahme einer psychotherapeutischen Praxis ist für viele Psychotherapeuten ein attraktiver Weg in die eigene Niederlassung. Denn anders als bei einer vollständigen Neugründung ist oft schon vieles vorhanden: ein Praxisstandort, entsprechende Räumlichkeiten, eine IT-Ausstattung und eine gewisse Bekanntheit bei Patienten und Kollegen. Das kann den Einstieg erleichtern – bedeutet aber nicht, dass der Praxisstart automatisch reibungslos läuft.

Gerade in den Wochen vor dem ersten Behandlungstag müssen viele operative Fragen geklärt werden. Welche Praxissoftware soll genutzt werden? Ist der TI-Anschluss rechtzeitig einsatzbereit? Wann können ePtA und SMC-B beantragt werden? Was passiert mit vorhandenen Patientendaten? Wer diese Themen zu spät angeht, gerät schnell unter Zeitdruck – besonders dann, wenn die KV-Zusage erst kurz vor dem geplanten Starttermin vorliegt.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Übernahme einer vertragspsychotherapeutischen Praxis achten sollten. Der Schwerpunkt liegt bewusst auf den Themen, die für den operativen Start besonders wichtig sind: Praxisverwaltungssystem, Telematikinfrastruktur, TI-Karten, Datenschutz und erste Abrechnung. Zusätzlich erhalten Sie einen praktischen Fahrplan, mit dem Sie die wichtigsten Schritte strukturiert planen können – vom Antrag auf den Kassensitz bis hin zur ersten KV-Abrechnung.

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Allgemeines zur Praxisübernahme

Von einer Praxisübernahme spricht man, wenn eine bestehende Praxisstruktur ganz oder teilweise von einem neuen Praxisinhaber weitergeführt wird. Das kann den Praxisstandort, vorhandene Räume, Möbel, technische Ausstattung, Verträge, Patientenkontakte oder bestehende Abläufe betreffen. In der Minimalversion werden nur der frei werdende Kassensitz und die Räume übernommen und die Praxis organisatorisch komplett neu aufgebaut.

Für den neuen Praxisinhaber sind deshalb vor allem zwei Fragen wichtig: Was wird konkret übernommen – und was muss neu organisiert werden?

Möchten Sie den allgemeinen Teil überspringen? Hier gelangen Sie direkt zur Checkliste “Fahrplan für Ihre Praxisübernahme”.

Unterschied zur Praxis-Neugründung

Bei Psychotherapeuten mit KV-Zulassung ist der Unterschied zwischen Praxisübernahme und Neugründung nicht trennscharf. Das liegt daran, dass Kassensitze zulassungsbegrenzt sind und zentral vergeben werden. Daher basiert auch eine Neugründung fast immer auf der Übernahme eines frei werdenden Kassensitzes in einem regionalen Gebiet.

Dennoch lässt sich folgende Unterscheidung vornehmen:

Bei einer klassischen Praxis-Neugründung wird die Praxis vollständig neu aufgebaut: Räume, Ausstattung, Praxis-IT, interne Abläufe, Webauftritt und Patientenkommunikation müssen von Grund auf geplant werden.

Bei einer Praxisübernahme ist dagegen häufig bereits mehr vorhanden – beispielsweise Räume, Möbel, Verträge, ein Internet- und Telefonanschluss und nicht zuletzt auch ein Patientenstamm. Das kann den Start erleichtern und Kosten sparen, weil der neue Praxisinhaber sich nicht vollständig neu am Standort etablieren muss.

Trotzdem sollte nichts ungeprüft übernommen werden. Denn gerade alte IT-Strukturen, gewachsene Abläufe, bestehende Verträge und der Umgang mit Patientendaten sind oftmals optimierungsbedürftig.
Deshalb gilt: Eine Praxisübernahme kann den Einstieg vereinfachen – sie ersetzt aber keine sorgfältige Planung.

Gründen Sie eine Praxis komplett neu? In diesem Artikel haben wir Ihnen eine Checkliste zur Praxisneugründung zusammengestellt.

Unterschiedliche Arten von Praxisübernahmen

Im Kern lassen sich drei typische Formen von Praxisübernahmen unterscheiden:

Hier wird eine bestehende Praxis mit vorhandenen Räumen, Abläufen und Ausstattungsgegenständen weitergeführt. Hierzu gehören beispielsweise Möbel, Router, Kartenterminals, ein Internetanschluss, ein Telefon, ein Drucker oder auch ein bestehender Patientenstamm.
Diese Form der Übernahme kann besonders attraktiv sein, weil der Praxisbetrieb nicht komplett neu aufgebaut werden muss. Wichtig ist aber, genau zu klären, welche Bestandteile wirklich übernommen werden, welche Verträge weiterlaufen und welche Systeme neu eingerichtet werden müssen. Außerdem sollte besprochen werden, was mit dem Webauftritt und dem Praxisnamen passiert und wie Patienten über die Praxisübernahme informiert werden.

Bei diesem Modell arbeitet der bisherige Inhaber noch für eine begrenzte Zeit in der Praxis mit – zum Beispiel, um den Nachfolger einzuarbeiten, Patienten behutsam zu informieren oder organisatorische Abläufe zu übergeben. Besonders häufig kommt dieses Modell infrage, wenn der Nachfolger bereits zuvor in der Praxis tätig war, etwa im Rahmen einer Anstellung, Sicherstellungsassistenz oder eines Jobsharing-Modells. Wichtig ist allerdings: Die Zusammenarbeit muss rechtlich und zulassungsrechtlich sauber geregelt sein. Zudem sollten Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikation klar definiert werden, damit Patienten und Praxisteam den Wechsel eindeutig nachvollziehen können.

Wichtig: Wenn der Nachfolger als privilegierter Bewerber für den Kassensitz gelten soll, reicht eine lose Zusammenarbeit nicht aus. Die KVBW nennt eine dreijährige Kooperationsdauer (etwa als genehmigter angestellter Psychotherapeut oder als Jobsharing-/BAG-Partner), die zum Zeitpunkt der Ausschreibungsentscheidung für den Kassensitz erfüllt sein muss.

In diesem Fall werden zwar der Kassensitz und die Räume übernommen, aber nicht die eigentliche Praxisstruktur. Praxissoftware, TI-Anbindung, Karten, Abläufe und Patientenkommunikation müssen daher weitgehend neu aufgebaut bzw. in Betrieb genommen werden. Operativ ähnelt diese Situation einer Praxis-Neugründung.
Diese Form der Übernahme kann sinnvoll sein, wenn Sie von Anfang an eigene Strukturen schaffen möchten – etwa mit moderner Praxissoftware und neuen digitalen Abläufen.

Wichtige Begriffe kurz erklärt

Bei einer Praxisübernahme begegnen Ihnen viele Fachbegriffe und Abkürzungen – von KV und Kassensitz bis hin zu SMC-B, PVS und TI. Damit Sie den Überblick behalten, haben wir die wichtigsten Begriffe kurz und verständlich zusammengefasst. So können Sie die folgenden Abschnitte besser einordnen.

Die Kassenärztliche Vereinigung, kurz KV, ist die regionale Organisation der Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten. In Deutschland gibt es 17 Kassenärztliche Vereinigungen, die in der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) als Dachorganisation zusammengeschlossen sind. Welche KV zuständig ist, richtet sich nach dem Praxisstandort.
Bei einer Praxisübernahme ist die KV eine der wichtigsten Anlaufstellen. Sie informiert unter anderem zu Zulassung, Abrechnung, Fristen, Formularen, Praxisformen und ausgeschriebenen Praxissitzen. Auch die Ausschreibungen für nachzubesetzende Sitze werden in der Regel über die zuständige KV veröffentlicht, meist auf deren Website.

Wichtig: Die genauen Abläufe, Bewerbungsfristen und Formulare können sich je nach KV unterscheiden.

Ein Kassensitz ist die Zulassung zur Teilnahme an der vertragspsychotherapeutischen Versorgung. Er ermöglicht es Psychotherapeuten, gesetzlich versicherte Patienten zu behandeln und Leistungen über die Kassenärztliche Vereinigung abzurechnen.

Ein halber Sitz beschreibt einen reduzierten Versorgungsumfang. Damit ist auch der mögliche Tätigkeits- und Abrechnungsumfang begrenzt. Für die Praxisplanung ist deshalb wichtig, ob ein halber oder ein voller Sitz übernommen wird.

Die Bedarfsplanung der KBV und der KVen regelt, wie viele Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten in einer Region für eine bestimmte Fachgruppe zugelassen werden können. Daraus ergibt sich, ob ein Planungsbereich offen oder gesperrt ist.

In einem offenen Planungsbereich sind grundsätzlich noch neue Zulassungen möglich. Eine Niederlassung oder Praxisübernahme ist hier meist einfacher, weil kein klassisches Nachbesetzungsverfahren für einen gesperrten Sitz nötig ist.

In einem gesperrten Planungsbereich bestehen Zulassungsbeschränkungen. Neue Sitze werden dort in der Regel nicht frei vergeben. Wer eine vertragspsychotherapeutische Praxis übernehmen möchte, benötigt meist einen freiwerdenden Sitz und ein erfolgreiches Nachbesetzungsverfahren.

Das Nachbesetzungsverfahren ist das formale Verfahren, über das ein Vertragspsychotherapeutensitz in einem gesperrten Planungsbereich an einen Nachfolger übergehen werden kann. Der bisherige Praxisinhaber beantragt dafür die Nachbesetzung seines Sitzes beim Zulassungsausschuss. Wird das Verfahren eröffnet, wird der Sitz öffentlich ausgeschrieben. Danach können sich interessierte Psychotherapeuten bewerben.

Freie oder nachzubesetzende Sitze werden in der Regel über die Webseite der zuständigen KV veröffentlicht, häufig in Bereichen wie „Ausschreibungen“, „Niederlassung“, „Praxisbörse“ oder „ausgeschriebene Praxissitze“.

Der Zulassungsausschuss ist das Gremium, das über zentrale Fragen der ärztlichen und psychotherapeutischen Versorgung entscheidet. Dazu gehören zum Beispiel Zulassungen, Nachbesetzungen, Anstellungen, Jobsharing-Konstellationen und bestimmte Praxisformen. Bei einer Praxisübernahme prüft der Zulassungsausschuss, ob ein Sitz nachbesetzt werden kann und wer die Zulassung erhält.

Wichtig ist der Unterschied zur KV: Die KV ist die regionale Anlaufstelle für Beratung, Unterlagen, Fristen, Ausschreibungen und Abrechnung. Der Zulassungsausschuss ist dagegen das Gremium, das die formale Entscheidung über die Zulassung trifft. In ihm sitzen Vertreter der Psychotherapeuten und Ärzte sowie der Krankenkassen. Deshalb reicht eine Einigung mit dem bisherigen Praxisinhaber allein nicht aus – entscheidend ist die Zulassung durch den Zulassungsausschuss.

Das Praxisverwaltungssystem (kurz: PVS) ist das Herzstück der digitalen Praxisorganisation. Hier werden Patienten verwaltet, Behandlungen dokumentiert, Diagnosen und Leistungen erfasst, Formulare erstellt und die KV-Abrechnung vorbereitet.
Grundsätzlich lassen sich Praxisverwaltungssysteme in zwei Gruppen unterteilen:

  • Lokal installierte Praxissoftware
  • Cloudbasierte Praxissoftware

Bei lokal installierter Praxissoftware wird das Programm über einen Server, der in den Praxisräumlichkeiten steht, betrieben. Dadurch stehen die Daten auch offline zur Verfügung. Allerdings müssen sich Psychotherapeuten auch selbstständig um technische To Do’s kümmern (Installation, Updates, Wartungen etc.).

Ein Cloud-PVS wird hingegen nicht auf einem eigenen Praxisserver installiert, sondern in einem externen Rechenzentrum betrieben. Psychotherapeuten greifen in diesem Fall über eine gesicherte Internetverbindung auf die Software zu – zum Beispiel vom Praxis-PC, Laptop oder Tablet aus.

Der Vorteil: Updates, Datensicherungen und weitere technische Aufgaben übernimmt bei einem Cloud-PVS der Anbieter selbst. Gerade bei einer Praxisübernahme kann das den Neustart erleichtern, weil Psychotherapeuten keinen eigenen Server betreiben müssen und alle administrativen IT-Aufgaben zentral organisiert sind.

Die Datenmigration bezeichnet den Umzug der Praxisdaten von einem Praxisverwaltungssystem in ein anderes. Ziel ist es, dass Stammdaten, Patientendaten und Abrechnungsinformationen im neuen System wieder vollständig und nutzbar vorliegen, ohne dass alles neu erfasst werden muss.

Sie interessiert das Thema tiefer? In diesem Artikel haben wir Ihnen alles zur Datenmigration bei Praxisverwaltungssystemen zusammengestellt.

Die Telematikinfrastruktur, kurz TI, ist das sichere digitale Netzwerk des deutschen Gesundheitswesens. Über sie laufen Anwendungen wie die elektronische Patientenakte (ePA), der Kommunikationsdienst KIM und das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (zum Beispiel für den Versichertenstammdatenabgleich, kurz VSDM).

Der TI-Anschluss ist die technische Verbindung der Praxis zu diesem Netzwerk. Dafür braucht die Praxis unter anderem einen TI-Anbieter, ein Kartenterminal, einen Praxisausweis (SMC-B), einen Heilberuflsausweis (eHBA), einen Internetanschluss und eine Anbindung an das Praxisverwaltungssystem.

Die Betriebsstättennummer (kurz: BSNR) ist die Kennnummer der Praxis beziehungsweise des Praxisstandorts bei der KV. Sie wird für Abrechnung und TI-Einrichtung benötigt. Vergeben wird sie durch die KV, in deren Bereich die Betriebsstätte liegt.

Die Lebenslange Arztnummer (kurz: LANR) ist die persönliche Abrechnungsnummer eines Arztes bzw. eines Psychotherapeuten. Sie bleibt an die Person gebunden und gilt unabhängig vom Praxisstandort. Bei einer Praxisübernahme ist sie wichtig, damit Leistungen in der KV-Abrechnung korrekt dem neuen Praxisinhaber zugeordnet werden können.

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) beziehungsweise elektronische Psychotherapeutenausweis (ePtA) ist der persönliche Ausweis für Psychotherapeuten. Er wird für zahlreiche digitale TI-Anwendungen und qualifizierte elektronische Signaturen benötigt. Bei einer Praxisübernahme sollte früh geprüft werden, ab wann der Antrag möglich ist.

Die Ausstellungszeit des eHBA beträgt ca. 10 Tage nach vollständigem Auftragseingang, Identifizierung und Freigabe; je nach Verfahren und Auslastung kann der Prozess auch länger dauern.

Falls Sie noch keinen eHBA besitzen, können Sie diesen hier bestellen:
https://www.ehba.de/redmedical/

Die SMC-B ist der elektronische Praxisausweis. Die Karte weist die Praxis gegenüber der Telematikinfrastruktur digital aus und muss stets im Kartenterminal stecken. Ohne freigeschaltete SMC-B kann der TI-Anschluss nicht genutzt werden.

Der Unterschied zur BSNR: Die BSNR identifiziert die Praxis in der KV-Verwaltung, die SMC-B weist die Praxis technisch innerhalb der TI aus.

Wichtig: Die SMC-B kann in der Regel erst beantragt werden, wenn Sie Ihren eHBA bereits haben. Die Ausstellungszeit der SMC-B beträgt ca. zwei Wochen nach Freigabe des Antrags.

Falls Sie noch keine SMC-B besitzen, können Sie diese hier bestellen:
https://www.smc-b.de/redmedical/

Das Kartenterminal ist ein technisches Gerät zum Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte. Zudem stecken die beiden TI-Karten (eHBA und SMC-B) im Kartenterminal. Bei einer Praxisübernahme muss geprüft werden, ob ein vorhandenes Kartenterminal weiter genutzt werden kann oder ein neues Gerät benötigt wird.

Falls Sie noch kein Kartenterminal besitzen, können Sie dieses auch über RED bestellen:

KIM steht für „Kommunikation im Medizinwesen“. Über KIM können medizinische Nachrichten und Dokumente sicher innerhalb der Telematikinfrastruktur versendet werden.

Eine KIM-Adresse kann entweder personengebunden (über eHBA) oder praxisgebunden (über SMC-B) sein.
Bei einer Praxisübernahme sollte geklärt werden, ob eine neue KIM-Adresse eingerichtet wird oder ob eine bestehende KIM-Adresse weitergenutzt werden kann. Wichtig ist außerdem, dass KIM im PVS eingebunden ist und zum Praxisstart funktioniert.

Der formale Rahmen einer Praxisübernahme

Bei einer Praxisübernahme geht es nicht nur darum, sich mit dem bisherigen Praxisinhaber auf einen Kaufpreis und einen Übergabetermin zu einigen. Gerade bei einer vertragspsychotherapeutischen Praxis müssen zwei Ebenen sauber voneinander getrennt werden: das formale Verfahren rund um Kassenärztliche Vereinigung, Zulassung und Nachbesetzung – und die zivilrechtlichen Vereinbarungen rund um Kaufvertrag, Mietvertrag, Praxisinventar oder bestehende Kooperationen.

Hier haben wir Ihnen noch einmal die wichtigsten Fragen in beiden Bereichen zusammengefasst:

Formales KV-Verfahren

Zum formalen Verfahren über die Kassenärztliche Vereinigung gehören vor allem Fragen rund um den Vertragspsychotherapeutensitz:

  • Ist der Planungsbereich offen oder gesperrt?
  • Muss ein Nachbesetzungsverfahren durchgeführt werden?
  • Welche Fristen gelten?
  • Welche Unterlagen müssen eingereicht werden?
  • Wann entscheidet der Zulassungsausschuss?
  • Ab wann darf der neue Praxisinhaber gesetzlich Versicherte behandeln und über die KV abrechnen?
  • Gibt es Patienten mit Selektivverträgen und darf der neue Praxisinhaber ebenfalls an diesen Selektivverträgen teilnehmen?

Zivilrechtliche Vereinbarungen

Zu den zivilrechtlichen Vereinbarungen gehören alle wirtschaftlichen und organisatorischen Fragen zur Praxisübernahme:

  • Wie hoch ist der Kaufpreis?
  • Was gehört alles zum Praxisinventar?
  • Wird die Patientenkartei übergeben?
  • Soll eine Zulassungsklausel im Praxiskaufvertrag aufgenommen werden?
  • Kann der Mietvertrag weitergeführt werden und gibt es andere laufende Verträge?
  • Welche bestehenden Arbeitsverhältnisse werden weitergeführt?
  • Welche Regelungen zur Übergabe oder mögliche Vereinbarungen für eine Übergangsphase sollen getroffen werden?

Diese Punkte werden in der Regel im Praxiskaufvertrag beziehungsweise im Praxisübernahmevertrag festgehalten und sollten im Rahmen einer Steuer- und Rechtsberatung geprüft werden.

Begriffe zum formalen Rahmen kurz erklärt

Rund um die Praxisübernahme tauchen nicht nur Begriffe rund um die Themen KV und TI auf, sondern auch rechtliche und organisatorische Themen. Diese Begriffe erläutern wir in den folgenden Absätzen.

Der Praxiskaufvertrag regelt die wirtschaftliche und organisatorische Übernahme der Praxis. Dazu gehören zum Beispiel der Kaufpreis, das Praxisinventar, die Patientenkartei, der Mietvertrag, laufende Verträge, bestehende Arbeitsverhältnisse, Haftungsfragen und Regelungen zur Übergabephase.

Die vertragspsychotherapeutische Zulassung wird dadurch aber nicht automatisch übertragen. Deshalb sollten Kaufvertrag und Zulassungsverfahren eng aufeinander abgestimmt werden. In der Praxis kann es sinnvoll sein, den Vertrag bereits frühzeitig vorzubereiten oder abzuschließen – etwa mit einer Klausel, die seine Wirksamkeit an die erfolgreiche KV-Zulassung knüpft.

In der Praxis ist es sinnvoll, vor der Unterschrift unter anderem folgende Punkte zu klären:

  • Muss ein Nachbesetzungsverfahren durchgeführt werden?
  • Welche Fristen und Unterlagen verlangt die zuständige KV?
  • Was genau wird mit der Praxis übernommen?
  • Was passiert, wenn die Zulassung nicht erteilt wird?
  • Wird der Mietvertrag übernommen oder neu abgeschlossen?
  • Gibt es bestehende Verbraucherverträge (z. B. Strom, Telekommunikation) oder Dienstleistungsverträge (z. B. IT-Wartung, Reinigung)?
  • Gibt es bestehende Arbeitsverträge, Kooperationen oder BAG-Regelungen?
  • Soll der bisherige Praxisinhaber noch für eine Übergangszeit mitarbeiten?
  • Welche steuerlichen und rechtlichen Folgen hat die Vertragsgestaltung?

Gerade weil sich bei einer Praxisübernahme Verwaltungsrecht und Zivilrecht überschneiden, sollte die Planung nicht allein auf einer mündlichen Einigung beruhen. Die KV bieten Informationen und kann zum Verfahren beraten (z. B.: Praxisabgabe bei der KVBW, Praxisnachbesetzung bei der KVB, Niederlassungsfahrplan der KVH). Rechtliche und steuerliche Fragen sollten zusätzlich mit spezialisierten Beratern geklärt werden.

Eine Zulassungsklausel im Praxiskaufvertrag kann regeln, dass der Vertrag erst wirksam wird, wenn die KV-Zulassung tatsächlich erteilt wurde. Das ist bei einer Praxisübernahme wichtig, weil eine Einigung mit dem bisherigen Praxisinhaber allein nicht ausreicht. Erst der Zulassungsausschuss entscheidet, ob der Nachfolger den Kassensitz erhält.

Der Praxiskaufvertrag sollte deshalb so gestaltet sein, dass klar geregelt ist, was passiert, wenn die Zulassung nicht erteilt wird.

Eine Sicherstellungsassistenz ist eine zeitlich begrenzte Mitarbeit in einer Praxis, die von der KV genehmigt werden muss. Bei einer Praxisübernahme kann sie genutzt werden, um den möglichen Nachfolger vorab in Abläufe, Patientenorganisation und Praxisstruktur einzuarbeiten.

Je nach Konstellation kann auch der bisherige Praxisinhaber nach der Übergabe als Sicherstellungsassistenz für eine Übergangszeit mitarbeiten. Die Voraussetzungen, Fristen und Förderzuschüsse sollten mit der zuständigen KV geklärt werden.

Selektivverträge sind besondere Versorgungsverträge außerhalb der regulären KV-Versorgung. Patienten können in solche Verträge eingeschrieben sein, zum Beispiel bei bestimmten Krankenkassen oder Versorgungsprogrammen.

Bei einer Praxisübernahme sollte früh geklärt werden, ob eingeschriebene Patienten vom Nachfolger weiterbehandelt werden können oder ob eine neue Einschreibung erforderlich ist. Die Regeln können je nach Vertrag, Krankenkasse und Region unterschiedlich sein.

Jobsharing ist ein Modell, bei dem zwei Psychotherapeuten sich einen Kassensitz teilen. Es kann bei einer geplanten Praxisübernahme eine Rolle spielen, wenn der Nachfolger schon vor der eigentlichen Übergabe in der Praxis mitarbeitet.

Das kann helfen, den Praxisablauf kennenzulernen und den Übergang langfristig vorzubereiten. Gleichzeitig gelten für Jobsharing besondere Regeln, zum Beispiel zum Leistungsumfang und zur Genehmigung durch die KV.

Eine Berufsausübungsgemeinschaft, kurz BAG, ist eine gemeinsame Praxis mehrerer Ärzte oder Psychotherapeuten. Die Behandler arbeiten dabei nicht nur räumlich zusammen, sondern führen die Praxis auch organisatorisch und wirtschaftlich gemeinsam.
Bei einer Praxisübernahme ist eine BAG wichtig, wenn der Nachfolger nicht einfach eine Einzelpraxis übernimmt, sondern in eine bestehende gemeinsame Praxis eintritt oder einen Anteil daran übernimmt. Dann müssen neben der Zulassung auch Gesellschaftsvertrag, Gewinnverteilung, Haftung, Zuständigkeiten und Ausstiegsklauseln geprüft werden.

Eine Praxisgemeinschaft ist keine gemeinsame Praxis im wirtschaftlichen Sinn. Mehrere Ärzte oder Psychotherapeuten teilen sich zum Beispiel Räume, Empfang, Telefon oder Geräte, rechnen aber jeweils eigenständig ab und führen ihre Praxen rechtlich getrennt.

Der Unterschied zur BAG ist deshalb wichtig: In einer BAG wird die Praxis gemeinsam geführt, in einer Praxisgemeinschaft arbeitet jeder Praxisinhaber grundsätzlich eigenständig. Bei einer Praxisübernahme sollte genau geprüft werden, ob nur Räume und Infrastruktur mitgenutzt werden oder ob eine echte gemeinsame Berufsausübung vorliegt.

Der richtige Zeitplan bei einer Praxisübernahme

Bei einer Praxisübernahme kommt es besonders auf die richtige Reihenfolge der abzuarbeitenden Aufgaben an. Denn nicht alles lässt sich sofort erledigen. Einige Schritte können früh vorbereitet werden – andere sind wiederum erst möglich, wenn die Entscheidung der KV vorliegt.

Genau dadurch entsteht in der Praxis oft Zeitdruck: Denn solange die Zulassung noch nicht sicher ist, werden viele Technik-Themen gerne auf später verschoben. Sobald die Zusage kommt, müssen dann aber alle technischen Komponenten (eHBA, SMC-B, TI-Anschluss, Kartenterminal, KIM, Praxissoftware) so schnell wie möglich einsatzbereit sein.

Fahrplan für Ihre Praxisübernahme

Der folgende Fahrplan gibt Ihnen eine Orientierung in den Monaten und Wochen vor Ihrem geplanten Praxisstart. Er zeigt, welche Themen wann wichtig werden – und wo Abhängigkeiten bestehen, damit PVS, TI, Karten, Patientendaten und Abrechnung rechtzeitig startklar sind. So bereiten Sie Ihre Praxisübernahme gut vor:

In dieser Phase geht es vor allem um die formale und vertragliche Grundlage der Übernahme.

Wichtige Punkte sind:

  • Bewerbung auf einen ausgeschriebenen Vertragspsychotherapeutensitz einreichen
  • Gespräche mit dem bisherigen Praxisinhaber führen
  • Wirtschaftliche Eckdaten der Praxis prüfen
  • Praxiskaufvertrag beziehungsweise Praxisübernahmevertrag verhandeln
  • Steuerberatung und Rechtsberatung einbinden
  • Geplanten Starttermin mit Blick auf das nächste Abrechnungsquartal festlegen
  • Mit dem Praxisinhaber klären, ob eine Sicherstellungsassistenz zur Einarbeitung in den Praxisablauf sinnvoll und möglich ist
  • Bei der geplanten Übernahme laufender Patienten prüfen, ob in Selektivverträge eingeschriebene Patienten vom Nachfolger weiterbehandelt werden können

Auch wenn die endgültige Zusage noch nicht vorliegt, sollte die operative Vorbereitung jetzt nicht warten. Ziel ist, dass nach der KV-Entscheidung nicht mehr grundsätzlich recherchiert und verglichen werden muss.

Wichtige Punkte sind:

  • Entscheidung für eine Praxissoftware
  • Angebot und Zeitplan für PVS-Einrichtung einholen
  • Entscheidung für einen TI-Anbieter
  • Kartenterminal: Neuanschaffung oder Übernahme klären
  • Internetanschluss, WLAN und Arbeitsplatzgeräte prüfen
  • Drucker und Scanner auswählen oder vorhandene Geräte testen
  • KIM-Anbieter auswählen und Anschluss planen.
  • Datenschutz, AV-Verträge und Zugriffsrechte vorbereiten
  • Datenübernahme aus der bisherigen Praxis klären
  • Schulung oder Einarbeitung in die Praxissoftware planen
  • Unterlagen für eHBA und SMC-B vorbereiten

Gerade bei den Karten ist diese Vorarbeit wichtig. Den ePtA können Psychotherapeuten in der Regel eigenständig beantragen. Die SMC-B ist dagegen an die  BSNR gebunden. Trotzdem können Ausweisdokumente, Fotos, Zugangsdaten, Anbieterwahl und Zuständigkeiten vorher vorbereitet werden.

Sobald die KV-Zusage beziehungsweise die Entscheidung des Zulassungsausschusses vorliegt, beginnt die kritischste Phase. Jetzt müssen die vorbereiteten Schritte schnell umgesetzt werden.

Wichtige Punkte sind:

  • BSNR mit der KV klären
  • eHBA final beantragen oder abschließen, falls noch nicht geschehen (Dauer ca. 2 Wochen)
  • SMC-B beantragen (Dauer mind. 2 Wochen) und nach Erhalt freischalten
  • Kartenterminal bestellen oder final einrichten
  • TI-Anschluss verbindlich terminieren
  • KIM-Adresse einrichten
  • Praxissoftware mit finalen Praxisdaten konfigurieren
  • Benutzer, Zugriffsrechte und Abrechnungsdaten anlegen
  • Patienten der bisherigen Praxis über neue Praxisinhaberschaft informieren
  • Datenübernahme terminieren, falls geplant

Hinweis: Ohne freigeschaltete TI-Karten (SMC-B und eHBA) kann die Praxis keine Verbindung zur Telematikinfrastruktur aufbauen. Deshalb sollten Sie nach der KV-Zusage nicht zu viel Zeit verstreichen lassen.

Etwa vier Wochen vor dem ersten Behandlungstag sollte der Praxisbetrieb getestet werden. Jetzt geht es nicht mehr nur um Bestellung und Einrichtung, sondern um konkrete Abläufe.

Wichtige Punkte sind:

  • Die Praxissoftware ist eingerichtet und erreichbar
  • Benutzer und Zugriffsrechte sind angelegt
  • Patienten können angelegt oder übernommen werden
  • Das Kartenterminal ist angeschlossen
  • eGK kann testweise eingelesen werden
  • Drucker und Scanner funktionieren
  • KIM ist eingerichtet oder der Einrichtungstermin steht fest
  • Leistungen, Diagnosen und Abrechnungsziffern können dokumentiert werden
  • Vorlagen für Therapieanträge, Bewilligungen und Formulare sind vorhanden
  • Ersatzverfahren bei technischen Problemen sind bekannt
  • Support-Kontakte sind griffbereit

In der ersten Woche muss noch nicht jede Sonderfunktion der neuen Praxissoftware perfekt umgesetzt werden. Entscheidend ist, dass alles funktioniert, was für die Behandlung, die Dokumentation und die spätere Abrechnung notwendig ist.

Wichtige Punkte sind:

  • eGK einlesen
  • Ersatzverfahren kennen
  • Patienten korrekt anlegen
  • Leistungen vollständig dokumentieren
  • Diagnosen sauber eintragen
  • Laufende Therapieanträge und Bewilligungen prüfen
  • Behandlungsfälle dem richtigen Quartal zuordnen
  • Formulare und Bescheinigungen sicher finden
  • Offene technische Fragen direkt an den Support geben

Der wichtigste Grundsatz lautet: Der erste Behandlungstag sollte nicht der erste echte Techniktest sein. Zentrale Abrechnungsfunktionen und Komponenten wie die Praxissoftware, den TI-Anschluss und den Drucker sollten Sie deshalb vorher unbedingt testen.

Illustration: Computermonitor, Schutzschild und digitale Aktenordner als Symbol für IT-Sicherheit und Datenschutz bei der Praxisübernahme in der Psychotherapie.

Datenschutz bei Praxisübernahme

Bei einer Praxisübernahme spielt Datenschutz eine zentrale Rolle. Patientenakten in psychotherapeutischen Praxen enthalten besonders sensible Informationen – zum Beispiel Diagnosen, Behandlungsverläufe, Anträge oder Bewilligungen. Diese Daten sollten nicht ohne Weiteres in ein neues Praxisverwaltungssystem übertragen oder gelöscht werden.

Dieser Abschnitt gibt eine erste Orientierung, ersetzt aber keine Rechtsberatung.

Patientendaten aus der Vorgängerpraxis übernehmen

Besonders sensibel ist die Frage, was mit den Akten der Vorgängerpraxis passiert. Wenn Patienten weiterbehandelt werden, müssen relevante Informationen zur laufenden Therapie verfügbar sein. Gleichzeitig dürfen Patientendaten nicht ohne rechtliche Grundlage oder Zustimmung übernommen werden.

Aus praktischer Sicht empfiehlt es sich daher, auf eine vollständige Datenübernahme aus dem bisherigen PVS möglichst zu verzichten. Denn die Zustimmung aller betroffenen Patienten einzuholen und sauber zu dokumentieren, kann sehr aufwendig sein. Häufig ist es sinnvoller, weiterbehandelte Patienten im neuen System neu anzulegen und nur die Informationen zu übernehmen, die für die weitere Behandlung wirklich erforderlich und mit dem Patienten abgestimmt sind.
Bei laufenden Therapien sollte besonders klar dokumentiert sein, welche Behandlung bereits stattgefunden hat, welche Anträge und Bewilligungen vorliegen, welche Diagnosen gestellt wurden und welche nächsten Schritte geplant sind.

Die Archivierung der alten Patientenakten bleibt in der Regel Aufgabe des bisherigen Praxisinhabers. Auch für die Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) bleibt er verantwortlich.

Patienten über den Inhaberwechsel informieren

Patienten sollten durch den bisherigen Psychoherapeuten frühzeitig und transparent über den Inhaberwechsel informiert werden. Dabei sollte klar werden, wer die Praxis übernimmt, ab wann der neue Praxisinhaber verantwortlich ist und wie mit laufenden Behandlungen, Unterlagen und Terminen umgegangen wird. Die KBV weist ausdrücklich darauf hin, dass Praxen Patienten darüber informieren müssen, was mit ihren Daten passiert. Datenschutz-Muster der KV Nordrhein oder der KBV können zusätzlich als Orientierung für die allgemeine Patienteninformation zur Datenverarbeitung dienen.

Psychotherapeutin nutzt ein Kartenterminal für den Anschluss an die Telematikinfrastruktur in einer Psychotherapiepraxis

IT-Ausstattung bei der Praxisübernahme

Bei einer Praxisübernahme stellt sich nicht nur die Frage, welche Räume, Möbel oder Verträge übernommen werden – auch die technische Ausstattung muss früh geplant werden. Besonders wichtig sind dabei die Praxissoftware, der TI-Anschluss, die notwendigen Karten und die IT-Hardware in der Praxis.

Tipp: Die Praxisübernahme ist der ideale Zeitpunkt, die eigene Arbeitsweise grundsätzlich neu zu denken. Dazu gehören nicht nur das PVS, sondern auch Datenschutz, mobiles Arbeiten und die Frage, ob künftig auch mit Tablet, Spracheingabe und KI gearbeitet werden soll.

PVS bei Praxisübernahme

Das Praxisverwaltungssystem ist das Herzstück der Praxisorganisation. Hier werden Patienten verwaltet, Leistungen dokumentiert, Formulare erstellt und Abrechnungen vorbereitet. Grundsätzlich gibt es zwei Wege: Das bestehende System der Vorgängerpraxis wird weitergeführt – oder die Übernahme wird genutzt, um mit einer neuen, modernen IT-Struktur zu starten. Beide Varianten haben Vorteile und sollten früh geprüft werden.

Ein neues PVS bietet die Chance, von Anfang an mit klaren Prozessen, moderner Bedienung und einer IT-Struktur zu arbeiten, die zur eigenen Arbeitsweise passt. Gerade cloudbasierte Praxissoftware kann Vorteile bieten, weil kein eigener Praxisserver benötigt wird und der Zugriff flexibel auch vom Homeoffice und über verschiedene Geräte möglich ist. Auch Updates, Datensicherung und Wartung lassen sich so deutlich einfacher organisieren.

Ein neues System muss eingerichtet, verstanden und im Praxisalltag eingeübt werden. Trotz Demos und Testaccount lernen Sie ein neues System mit all seinen Feinheiten im Praxisalltag und vor allem bei der ersten Quartalsabrechnung kennen. Deshalb sollte die Entscheidung für ein neues PVS früh getroffen werden, damit Schulung, Einrichtung und mögliche Datenübernahme rechtzeitig geplant werden können.

Das bisherige PVS weiterzuführen, kann den Übergang zunächst einfacher wirken lassen. Abläufe, Vorlagen und vorhandene Strukturen sind bereits eingerichtet. Wenn der Praxisinhaber in der Übergangsphase noch einarbeitet oder Mitarbeitende übernommen werden, kann das bestehende System kurzfristig Orientierung geben.

Ein Altsystem passt nicht immer zur Arbeitsweise des neuen Praxisinhabers. Zudem können technische Abhängigkeiten bestehen – etwa durch lokale Server, alte Hardware, bestehende Wartungsverträge oder eingeschränkte Möglichkeiten für mobiles Arbeiten. Auch hier muss geprüft werden, wie Zugriffsrechte, Datenschutz, Datenarchivierung und Verantwortlichkeiten nach der Übernahme sauber geregelt werden.

IT-Vollausstattung für Ihre neue Praxis

Wir bei RED bieten Ihnen eine perfekt abgestimmte IT-Komplettlösung für Ihre psychotherapeutische Praxis – ganz ohne laufende Kosten!

*Die monatlichen Kosten für das IT-Komplettpaket werden durch die TI-Pauschale vollständig von Ihrer KV erstattet. Im Rahmen unseres Gründerpaketes übernimmt RED auch alle Kosten für Hardware und Einrichtung in Ihrer Praxis.

TI bei Praxisübernahme

Die Telematikinfrastruktur gehört zu den wichtigsten operativen Themen vor dem Praxisstart. Viele angehende Praxisinhaber unterschätzen, wie stark die einzelnen Komponenten voneinander abhängen: Ohne Praxis- und Heilberufsausweis kann der TI-Anschluss nicht vollständig in Betrieb genommen werden, ohne funktionierende TI kann das Versichertenstammdatenmanagement nicht regulär betrieben werden, und ohne korrekt übermittelte Nachweise wird es spätestens bei der Quartalsabrechnung Probleme geben.

Was viele Psychotherapeuten nicht wissen: Praxissoftware und TI-Anschluss müssen nicht zwingend vom selben Anbieter kommen. Praxen können PVS und TI-Anbieter grundsätzlich getrennt auswählen. § 332a SGB V verbietet Beschränkungen auf bestimmte Hersteller oder Anbieter und untersagt direkte oder indirekte Zusatzkosten im Zusammenhang mit der Wahl eines Anbieters.

Zum Praxisstart sollten vor allem diese Komponenten einsatzbereit sein und einwandfrei funktionieren:

  • TI-Anschluss: verbindet die Praxis mit der Telematikinfrastruktur
  • Kartenterminal: liest eGK, SMC-B und eHBA/ePtA ein
  • SMC-B: weist die Praxis gegenüber der TI aus
  • eHBA / ePtA: weist den Psychotherapeuten gegenüber der TI aus
  • KIM: ist der sichere Kommunikationsdienst im Gesundheitswesen
  • Internetanschluss: fungiert als technische Grundlage für PVS, TI und Cloud-Dienste
  • Firewall: schützt das Praxisnetzwerk vor unerwünschten Zugriffen
  • PVS-Integration: stellt die TI-Funktionen im PVS dar

Für die Praxisübernahme bedeutet das: Sobald die KV-Zusage vorliegt und die notwendigen Praxisdaten feststehen, sollten die SMC-B und (falls noch nicht geschehen) der eHBA sofort beantragt werden. Realistisch sollte zwischen KV-Zusage und Praxisstart mindestens ein Puffer von sechs Wochen eingeplant werden – nicht nur wegen der Karten, sondern auch, weil TI-Anbieter, PVS-Anbieter und gegebenenfalls IT-Dienstleister die Einrichtung terminieren und testen müssen.

  1. KV-Zusage und Praxisdaten liegen vor.
  2. Die zuständige KV vergibt oder bestätigt die BSNR.
  3. SMC-B und eHBA werden beantragt und freigegeben.
  4. Die beiden Karten werden produziert, geliefert, ins Kartenterminal gesteckt und freigeschaltet.
  5. Der TI-Anschluss wird eingerichtet und getestet.
  6. Das Einlesen der eGK, das VSDM, der KIM-Dienst und die PVS-Anbindung werden geprüft.

Tipp: Gerade Schritt 3 bis 5 kostet Zeit. Deshalb sollte der TI-Anschluss nicht erst dann Thema werden, wenn der erste Behandlungstag unmittelbar bevorsteht.

Nicht jede technische Komponente der Vorgängerpraxis lässt sich automatisch weiterverwenden. Bei Kartenterminal, TI-Anschluss, Konnektor, Internetanschluss und Firewall sollte geprüft werden, ob die vorhandene Ausstattung technisch kompatibel und sicher genug für den weiteren Praxisbetrieb ist.

Gerade Firewalls werden für Praxen immer wichtiger, weil auch kleinere Einrichtungen zunehmend von Cyberangriffen betroffen sind. Deshalb sollte bei einer Praxisübernahme nicht nur gefragt werden, ob eine Firewall vorhanden ist, sondern auch, ob sie aktuell eingerichtet ist und gewartet wird.

Zu prüfen sind vor allem:

  • Ist das Kartenterminal noch zugelassen und kompatibel?
  • Gehört die Hardware wirklich zur Praxis oder zu einem laufenden Vertrag?
  • Läuft ein lokaler TI-Konnektor bald aus oder ist ein Wechsel auf eine neue Lösung sinnvoll?
  • Reicht der Internetanschluss aus?
  • Ist eine geeignete Firewall vorhanden?
  • Wer übernimmt Wartung, Updates und Support?

Wichtig: Auch wenn die Hardware technisch noch funktioniert, kann ein Neustart sinnvoller sein – etwa wenn Verträge, Zuständigkeiten oder Sicherheitsanforderungen unklar sind. Von den PVS-Anbietern gibt es oft spezielle Gründerangebote mit vollständiger IT-Ausstattung.

Die erste KV-Abrechnung nach der Praxisübernahme

Die erste KV-Abrechnung ist oft der Moment, an dem sich gute Vorbereitung auszahlt. Viele neue Praxisinhaber kennen die Behandlung und Dokumentation bereits aus ihrer Mitarbeit in einer Praxis – die vollständige administrative Verantwortung ist aber neu. Für den neuen Inhaber heißt das: In kurzer Zeit muss viel neues Wissen zu Abrechnung, KV-Vorgaben, Praxisdaten, PVS-Abläufen, Bewilligungen und IT aufgebaut werden. Für diesen Wissenssprung sollte von Anfang an ausreichend Zeit eingeplant werden – idealerweise deutlich vor Quartalsende.

Bei der ersten Abrechnung müssen viele Informationen erstmals sauber zusammenlaufen: Patientenstammdaten, Diagnosen, Leistungen, Bewilligungen, LANR, BSNR und technische Nachweise. Schon kleine Lücken können dazu führen, dass Fälle nicht korrekt abgerechnet werden oder nachbearbeitet werden müssen.

Besonders bei übernommenen Patienten sollte deshalb früh geprüft werden, ob laufende Therapien, Bewilligungen und bisherige Leistungsstände korrekt dokumentiert sind.

Moderne PVS-Systeme zeigen Fehlerlisten oder Prüfhinweise an. Diese sollten frühzeitig durchgesehen werden, damit vor der finalen Abgabe noch genug Zeit für Korrekturen bleibt.

Gerade bei der ersten Abrechnung kann fachliche Unterstützung viel Sicherheit geben. Hilfreich sind zum Beispiel eine PVS-Schulung, eine Abrechnungsbegleitung, Hinweise der zuständigen KV, eine eigene Checkliste und feste Ansprechpartner beim Softwareanbieter.

Tipp: Planen Sie die erste Abrechnung nicht als einmaligen Vorgang am Quartalsende, sondern als Prozess. Wer früh prüft und offene Punkte sammelt, reduziert Stress und vermeidet unnötige Korrekturen.

Annika Götz ist Vertriebsleiterin bei RED und berät Psychotherapeuten zur RED medical Praxissoftware.

Unterstützung bei der ersten Abrechnung

Gerade für neue Praxisinhaber kann eine persönliche Abrechnungsbegleitung sinnvoll sein. RED unterstützt Sie gerne bei der Vorbereitung Ihrer ersten Abrechnung – von der Prüfung der wichtigsten Angaben bis hin zum Umgang mit Fehlerhinweisen im PVS.

Annika Götz ist Vertriebsleiterin bei RED und berät Psychotherapeuten zur RED medical Praxissoftware.

Unterstützung bei der ersten Abrechnung

Gerade für neue Praxisinhaber kann eine persönliche Abrechnungsbegleitung sinnvoll sein. RED unterstützt Sie gerne bei der Vorbereitung Ihrer ersten Abrechnung – von der Prüfung der wichtigsten Angaben bis hin zum Umgang mit Fehlerhinweisen im PVS.

Annika Götz ist Vertriebsleiterin bei RED und berät Psychotherapeuten zur RED medical Praxissoftware.

Unterstützung bei der ersten Abrechnung

Gerade für neue Praxisinhaber kann eine persönliche Abrechnungsbegleitung sinnvoll sein. RED unterstützt Sie gerne bei der Vorbereitung Ihrer ersten Abrechnung – von der Prüfung der wichtigsten Angaben bis hin zum Umgang mit Fehlerhinweisen im PVS.

Die häufigsten Fehler bei der Praxisübernahme

Eine Praxisübernahme bringt viele organisatorische, technische und rechtliche Themen mit sich. Gerade deshalb entstehen Probleme häufig nicht durch einzelne große Fehler, sondern durch zu späte Entscheidungen, unklare Zuständigkeiten oder fehlende Vorbereitung.

Diese Punkte sollten neue Praxisinhaber unbedingt vermeiden

Einrichtung, Schulung, Datenbefüllung und Abrechnung brauchen Vorlauf. Wer sich erst kurz vor dem Start entscheidet, verliert wichtige Testzeit.

Einige Schritte sind erst nach der KV-Entscheidung möglich. Trotzdem sollten PVS- und TI-Anbieterwahl, technische Anforderungen und Zuständigkeiten vorher geklärt sein. Wichtige Unterlagen sollten ebenfalls bereits vorliegen bzw. beantragt sein.

Vom Antrag über die Identifizierung bis hin zu Freigabe, Produktion, Versand und Freischaltung können Wochen vergehen.

Konnektor, Kartenterminal, SMC-B, eHBA, PVS-Anbindung und Internet müssen zusammenspielen. Der erste Behandlungstag sollte nicht der erste TI-Test sein.

Kartenterminal, Konnektor, Router, Drucker, Scanner oder alte Praxisrechner können technisch veraltet, vertraglich gebunden oder datenschutzrechtlich problematisch sein.

Patientenakten sind kein normales Praxisinventar. Vor einer Datenübernahme muss klar sein, welche Daten übernommen werden dürfen, wie Patienten informiert werden und wer Altakten archiviert.

Der Vertrag ersetzt nicht die Zulassung. Sinnvoll ist häufig eine Regelung, die die Vertragsgültigkeit an die erfolgreiche KV-Zulassung knüpft.

Wer informiert Patienten? Wer übergibt laufende Bewilligungen? Wer bleibt Ansprechpartner? Gibt es eine Einarbeitung oder Sicherstellungsassistenz? Diese Fragen sollten früh geklärt werden.

Ein Start zum Quartalsanfang ist meist einfacher, weil Zulassung, Patientenübernahme und Abrechnung sauberer voneinander getrennt werden können.

Gerade bei der ersten KV-Abrechnung sollten Stammdaten, Diagnosen, Leistungen, Bewilligungen, VSDM-Nachweise und Fehlerlisten früh geprüft werden.

Ansprechpartner für PVS, TI, Hardware, Internetanbieter und KV sollten vor dem Start bekannt sein. In den ersten Wochen spart das viel Zeit.

Kurz gesagt: Die größten Fehlerquellen entstehen dort, wo technische Einrichtung, Datenschutz, KV-Verfahren und Abrechnung voneinander abhängen. Wer diese Themen früh sortiert, vermeidet unnötigen Stress zum Praxisstart.

Praxisübernahme mit RED

Eine Praxisübernahme ist ein großer Schritt – organisatorisch, fachlich und finanziell. Gerade in der Startphase ist es wichtig, Kosten planbar zu halten und unnötige Investitionen zu vermeiden. Genau dabei unterstützt Sie RED mit einem besonderen Angebot für Praxisgründer:

Ein IT-Komplettpaket für Ihre neue Praxis – ganz ohne monatliche und einmalige Kosten!

Denn: Die laufenden Gebühren von unserem IT-Gründerpaket liegen vollständig innerhalb der monatlichen TI-Erstattung, die Sie von Ihrer KV erhalten. Außerdem verzichten wir auf Einmalgebühren für die Installation und die Hardware. Unterm Strich entstehen Ihnen also keine Kosten für die IT-Vollausstattung Ihrer Praxis.

✔️  Sie schützen Ihre Liquidität
Gerade zu Beginn der eigenen Praxis zählt jede Ausgabe. Mit RED vermeiden Sie hohe Anfangsinvestitionen und behalten Ihre Kosten von Anfang an im Blick.

 ✔️  Sie haben Planungssicherheit
Sie zahlen eine feste monatliche Gebühr, die Sie am Quartalsende von Ihrer KV zurückerstattet bekommen. Unregelmäßige Einmalrechnungen gibt es bei RED nicht.

 ✔️  Sie benötigen keinen Kredit
Viele Praxisgründer müssen Hardware, Software und technische Ausstattung über zusätzliche Investitionen oder Kredite finanzieren. Mit dem RED IT-Komplettpaket bleiben Ihnen solche Anschaffungskosten erspart.

Praxisgründung in der Psychotherapie: Das Bild zeigt einen Computerbildschirm, ein Smartphone und ein Tablet. Auf den Geräten sind jeweils unterschiedliche Anwendungen der RED medical Praxissoftware geöffnet.

Das IT-Gründerpaket von RED enthält:

Unsere intuitive und moderne Praxissoftware, mit der die Dokumentation, Abrechnung und Terminverwaltung kinderleicht und schnell klappt.

Unsere marktführende Videosprechstunde, mit der Sie Ihre digitalen Sitzungen bequem und zertifiziert sicher durchführen – egal wo, egal wann.

Unser TI-Anschluss, mit dem Sie sich schnell, effizient und sicher an die Telematikinfrastruktur anbinden lassen können – und damit Ihre gesetzliche TI-Pflicht erfüllen.

Unser KIM-Anschluss – für eine sichere und komfortable Kommunikation mit allen medizinischen Leistungserbringern des Gesundheitswesens.

Unsere wirksame Praxis-Firewall, die Ihre Patientendaten jederzeit zuverlässig gemäß den Vorgaben der KBV schützt.

Ihre Vorteile mit dem IT-Gründerpaket von RED:

… statt unzähliger Einzel­tools!

Mit dem RED IT-Komplettpaket erhalten Sie eine ganzheitliche IT-Lösung, bei der sämtliche technischen Komponenten ideal aufeinander abgestimmt sind. So vermeiden Sie Insellösungen, doppelte Einrichtung und unnötige Abstimmung zwischen verschiedenen Anbietern.

… statt unklarer Zuständigkeiten!

Mit RED steht Ihnen ein IT-Partner zur Seite, der Ihre technische Infrastruktur ganzheitlich im Blick hat und Sie jederzeit gezielt unterstützen kann. Wenn Fragen auftauchen, müssen Sie nicht zwischen mehreren Anbietern vermitteln und können sich voll auf Ihre therapeutische Arbeit fokussieren.

… statt teurer Einzel-Verträge!

Als Psychotherapeut erhalten Sie von Ihrer KV eine monatliche TI-Erstattung. Bei RED deckt diese Erstattung nicht nur den TI-Anschluss, sondern die laufenden Kosten für Ihre komplette IT-Ausstattung. So starten Sie mit einer modernen Praxisausstattung – ohne zusätzliche laufende Kosten.

Informieren Sie sich jetzt zu unserem IT-Gründerpaket:

Ihre komplette Praxis-IT. Für 0 €.*

Wir bieten Ihnen eine perfekt abgestimmte IT-Komplettlösung für Ihre neue psychotherapeutische Praxis – ganz ohne Kosten!

*Die monatlichen Gebühren für das IT-Gründerpaket werden durch die TI-Pauschale vollständig von Ihrer KV erstattet. Es fallen keine einmaligen Kosten an.

Häufige Fragen von Psychotherapeuten zur Praxisübernahme

Klären Sie zuerst, was genau übernommen wird: nur der Kassensitz und die Räume – oder auch Ausstattung, Verträge, Patienten, Praxissoftware, Abläufe und technische Infrastruktur? Davon hängt ab, was Sie neu organisieren müssen.
Besonders wichtig sind Starttermin, PVS, TI-Anschluss, eHBA, SMC-B, ggfs. der Umzug von Patientendaten und die erste KV-Abrechnung.

Nein, nicht zwingend. Sie können das bestehende Praxisverwaltungssystem weiterführen oder mit einem neuen System starten. Gerade eine Praxisübernahme kann aber der ideale Zeitpunkt sein, um frühzeitig die Grundlagen für einen effizienten, gut strukturierten Praxisalltag zu legen. Folgende Fragen sollten Sie sich daher stellen:

  • Wie möchte ich künftig dokumentieren?
  • Möchte ich mobil arbeiten?
  • Soll die Praxissoftware auch auf dem Tablet funktionieren?
  • Benötige ich Unterstützung bei der Abrechnung?
  • Wie wichtig ist mir eine moderne Benutzeroberfläche und strikter Datenschutz?

Ein modernes PVS kann hier einen großen Unterschied machen – zum Beispiel durch digitale Dokumentation, Nutzung per Tablet oder Spracheingabe, flexiblen Zugriff aus der Praxis oder dem Homeoffice, verlässlichen Datenschutz und eine klare Abrechnungsunterstützung. So wird die Praxisübernahme nicht nur zur organisatorischen Übergabe, sondern auch zur Chance, den Praxisalltag von Anfang an effizient und zeitgemäß zu gestalten.

Patientendaten sind kein normales Praxisinventar. Sie dürfen nicht einfach automatisch in ein neues PVS übertragen werden. Deshalb sollte im Vorfeld der Praxisübernahme geklärt werden, welche Daten für laufende Behandlungen wirklich benötigt werden, wie Patienten informiert werden und ob Einwilligungen erforderlich sind. Häufig ist es praktikabler, Patienten im neuen System neu anzulegen und nur notwendige Behandlungsinformationen gezielt zu übernehmen.

Dieser Abschnitt im Wissensartikel gibt Ihnen mehr Hintergrund zum Thema Datenschutz bei der Übernahme von Patientendaten.

Patienten sollten möglichst früh durch den bisherigen Praxisinhaber über die geplante Übergabe informiert werden. Laufende Patienten können persönlich im Gespräch informiert werden; ergänzend sind ein schriftlicher Hinweis, ein Praxisaushang oder eine Information auf der Website sinnvoll.

Ein Aushang allein reicht meist nicht aus, weil er nicht alle Patienten zuverlässig erreicht. Eine E-Mail sollte nur genutzt werden, wenn Patienten dieser Kommunikationsform zugestimmt haben und keine sensiblen Behandlungsdetails enthalten sind.

Wichtig ist, dass klar wird: Wer übernimmt die Praxis? Ab wann ist der neue Praxisinhaber verantwortlich? Und wie werden laufende Behandlungen und Termine fortgeführt?

So früh wie möglich. Da die Bereitstellung der Karten einige Wochen dauert und von mehreren Faktoren abhängt (finale Praxisdaten, BSNR, Freigabe etc.), sollten die erforderlichen Unterlagen früh vorbereitet sein, damit nach der KV-Zusage keine Zeit verloren geht.

Hier erhalten sie einen klaren Fahrplan zum zeitlichen Ablauf bei der Beantragung der Karten.

Das ist möglich, aber nicht automatisch sinnvoll. Vorher sollte geprüft werden, ob das Kartenterminal technisch kompatibel, vertraglich übernehmbar und für den geplanten TI-Anschluss geeignet ist. Auch Support, Updates und Sicherheitsanforderungen sollten im Vorfeld geklärt werden.

Im Falle, dass die eGK nicht eingelesen werden kann, gibt es das Ersatzverfahren. Damit können Versicherungsdaten manuell oder über eine elektronische Ersatzbescheinigung erfasst werden, damit Patienten trotzdem behandelt und Leistungen später abgerechnet werden können.

Das Ersatzverfahren ist aber nur für Ausnahmefälle gedacht – etwa bei einer defekten Karte oder einer technischen Störung. Es ersetzt keinen funktionsfähigen TI-Anschluss. Wenn eine Praxis die erforderliche TI-/VSDM-Ausstattung bei der Quartalsabrechnung grundsätzlich nicht nachweisen kann, können Honorarkürzungen von 2,5 % drohen. Fehlen zusätzlich weitere verpflichtende TI-Anwendungen, können weitere Kürzungen hinzukommen.

Kurz gesagt: Es ist nicht empfehlenswert, die Praxis ohne TI-Anbindung zu starten. Wirklich kritisch wird es, wenn die TI zur Quartalsabrechnung nicht nachweisbar einsatzbereit ist. Dann können Honorarkürzungen drohen. Deshalb sollten Sie TI-Anschluss, Karten, Kartenterminal, PVS-Anbindung und das Ersatzverfahren vor dem ersten Behandlungstag testen.

Die KV-Abrechnung läuft quartalsweise. Ein Start zum Quartalsanfang erleichtert die Trennung zwischen alter und neuer Praxisverantwortung, laufenden Behandlungen und der Abrechnung. Außerdem bleibt bei einem Start zum Quartalsanfang mehr Zeit, die Praxissoftware, den TI-Anschluss und den ersten Abrechnungslauf ausgiebig zu testen.

Vor der ersten Abrechnung sollten Stammdaten, Versichertendaten, Diagnosen, Leistungen, Bewilligungen, LANR, BSNR und Praxisdaten korrekt hinterlegt sein. Außerdem sollten Fehlerlisten und Prüfhinweise im PVS frühzeitig kontrolliert werden – nicht erst kurz vor Quartalsende.

Typisch sind fehlende Diagnosen, unvollständige Stammdaten, nicht erfasste Leistungen, fehlende Bewilligungen, falsch zugeordnete Fälle oder ungeprüfte Fehlerlisten. Und: Häufig entsteht Stress, weil die erste Abrechnung zu spät vorbereitet wird.

Sinnvoll sind mehrere Ansprechpartner:

  • Die KV bietet Unterstützung bei den Themen Zulassung, Fristen und Abrechnungsvorgaben
  • Eine Steuer- und Rechtsberatung unterstützt Sie bei den Themen Vertrag und Finanzierung
  • Der PVS- und TI-Anbieter unterstützt Sie beim operativen Start und bei der Abrechnungsbegleitung für das erste Quartal.

RED unterstützt neue Praxen auf Wunsch bei Praxissoftware, TI-Einrichtung und erster Abrechnung.

Über die Autorin

Jenny Ludwig ist PR- und Marketing Managerin bei RED. Sie beschäftigt sich unter anderem mit den organisatorischen und technischen Aufgaben rund um Praxisgründung in der Psychotherapie – von Praxissoftware über Telematikinfrastruktur bis hin zu digitalen Praxisprozessen.

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