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Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) gehört für die meisten Psychotherapeuten mit Kassensitz zu den ungeliebten Pflichtvorgaben. Aber was ist die TI eigentlich? Was nützt die TI-Anbindung im Therapiealltag? Und wie erfüllt man die gesetzliche Anschlusspflicht am besten?

In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Telematikinfrastruktur aus der Psychotherapie-Perspektive. Wir klären wichtige Fragen und zeigen Ihnen, wie Sie die Pflicht nicht nur stressfrei erfüllen – sondern sie nutzen, um bares Geld zu sparen!

Basiswissen: Telematikinfrastruktur für Psychotherapeuten erklärt

Um die Telematikinfrastruktur besser verstehen zu können, lohnt sich ein Blick auf die Grundlagen: Was genau ist die Telematikinfrastruktur, mit welchem Ziel wurde sie geschaffen und wer ist eigentlich für die TI und ihren Ausbau verantwortlich? Diese Fragen klären wir im folgenden Absatz.

Die Telematikinfrastruktur ist die digitale “Datenautobahn” des deutschen Gesundheitswesens. Sie vernetzt Psychotherapeuten, Ärzte und weitere Leistungserbringer miteinander und ist die Basis für viele digitale Prozesse im Therapiealltag.

Für alle Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten mit Kassensitz ist der Anschluss an die Telematikinfrastruktur seit mehreren Jahren verpflichtend.

Wer seine Praxis nicht an die TI anschließt oder Pflichtanwendungen (z. B. ePA, KIM etc.) nicht nutzt, muss mit Honorarkürzungen und gekürzten TI-Pauschalen rechnen.

Das sind die Ziele der digitalen Vernetzung verschiedener Heilberufe:

  • Informationen zentralisieren und besser verfügbar machen
  • Überflüssige Mehrfachuntersuchungen vermeiden
  • Behandlungen koordinierter und transparenter machen.

Für psychotherapeutische Praxen bedeutet das im Idealfall: weniger Papier, weniger Medienbrüche und mehr Zeit für die eigentliche Behandlung – etwa, wenn Stammdaten, Medikationsinformationen oder ärztliche Berichte digital vorliegen, statt per Fax oder Brief zu kommen.

Es bedeutet aber auch: Zusätzliche Dokumentations- und Aufklärungspflichten, etwa im Rahmen der elektronischen Patientenakte.

Den gesetzlichen Rahmen für die Telematikinfrastruktur gibt die Bundesregierung vor – genauer gesagt das Bundesgesundheitsministerium (BMG).

Für die Umsetzung der Vorgaben sorgt die gematik, an der das BMG 51% der Anteile (und damit die Entscheidungsgewalt) hält. Weitere Anteilseigner sind Interessengemeinschaften wie Kassen, KBV und Ärztekammer.

Die gematik legt technische Standards fest, ist mit allen Akteuren im Austausch und koordiniert die Weiterentwicklung der TI.

Umgesetzt werden die Vorgaben der gematik dann von:

  • Hardware-Herstellern, die technische Komponenten (Kartenterminals, Chipkarten, Konnektoren) produzieren
  • Software-Anbietern, die mit Ihren Produkten beispielsweise den ePA-Zugriff oder das Versenden und Empfangen von Nachrichten ermöglichen
  • IT-Dienstleistern, die TI-Anschlüsse durchführen und Praxen bei der Technik unterstützen

Das Sprachrohr von Psychotherapeuten, wenn es um die Telematikinfrastruktur geht, sind:

  1. Die Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV), denn sie ist Anteilseigner der gematik und sitzt somit direkt am Verhandlungstisch.
  2. sychotherapeutische Verbände und Interessensvertretungen, wie die Bundespsychotherapeutenkammer (BPtK) oder der DPTV. Denn diese sind gut vernetzt und können somit öffentlichen Druck auf BMG, gematik und Co. ausüben.

Grundsätzlich gilt: Alle Praxen, die gesetzlich Versicherte behandeln und mit der KV abrechnen, müssen an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein.

Diese Pflicht gilt für Psychotherapeuten und Ärzte gleichermaßen – egal, ob sie in einer Einzel- oder Gemeinschaftspraxis oder einem MVZ arbeiten. Die Rechtsgrundlage bieten das Sozialgesetzbuch (§ 291a SGB V) sowie das E-Health-Gesetz, welches Ausschlussfristen vorgibt und Sanktionen bei Nichteinhaltung der Pflicht regelt.

Für Privatpraxen ohne GKV-Patienten gibt es hingegen keine TI-Pflicht.

Die Missachtung der TI-Pflicht führt zu Honorarabzügen.

Bei Psychotherapeuten, die den Anschluss verweigern, können bis zu 3,5 Prozent des KV-Honoras gekürzt werden.

Auch wenn einige TI-Verweigerer damit nicht einverstanden sind, wurde die Rechtmäßigkeit dieser Sanktionen bereits gerichtlich bestätigt.

Kurz gesagt: Die Frage ist nicht, ob Sie sich an die TI anschließen – sondern welche TI-Anbindung für Sie die passende ist.

Illustration eines TI-Anschlusses für Psychotherapeuten mit zentralem Konnektor im Rechenzentrum und sicherer Serveranbindung.

RED telematik

Mit unserem TI-Anschluss erfüllen Sie die TI-Pflicht komfortabel und kostenneutral – ganz ohne Technik-Stress!

Wichtige Begriffe rund um die Telematikinfrastruktur

Viele Fragen rund um die Telematikinfrastruktur lassen sich leichter beantworten, wenn die grundlegenden Begriffe bekannt sind. Die nachstehenden Definitionen fassen die wichtigsten Begrifflichkeiten kompakt zusammen – und bilden damit die Grundlage für die vertiefenden Inhalte im weiteren Verlauf des Artikels.

Damit ist die technische Anbindung einer Praxis an die Telematikinfrastruktur gemeint. Ein TI-Anschluss besteht aus mehreren Bausteinen:

  • dem “Konnektor” (der in der Praxis selbst oder bei einem TI-Anbieter im Rechenzentrum steht),
  • dem Kartenterminal, mit der darin befindlichen gSMC-KT Karte,
  • dem Praxisausweis (SMC-B),
  • dem Heilberufsausweis (eHBA) sowie
  • der Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem.

Nur wenn diese Komponenten zusammenspielen, können Sie TI-Anwendungen wie VSDM, KIM oder ePA nutzen.

Die TI-Erstattung (auch TI-Pauschale genannt) ist eine monatliche Vergütung, die von den Kassenärztlichen Vereinigungen ausgezahlt wird und die Kosten des TI-Anschlusses decken soll.

Die Höhe der Pauschale ist abhängig von der Praxisgröße, kann aber gekürzt werden, wenn bestimmte TI-Anwendungen nicht genutzt werden.

Mehr über die Erstattung erfahren Sie in diesem ausführlichen Artikel.

Der Konnektor ist das Kernstück des TI-Anschlusses. Dabei handelt es sich um einen besonders sicheren Router, der eine verschlüsselte Verbindung ins Gesundheitsnetz ermöglicht. Früher stand dieses Gerät direkt in der Praxis, wo sich Ärzte, Apotheker und Psychotherapeuten selbst um die Technik kümmern mussten.

Heute ist das viel einfacher: Als einer der ersten Anbieter hat RED im Jahr 2018 einen Anschluss entwickelt, bei dem der Konnektor in einem Rechenzentrum steht und dort von IT-Profis verwaltet wird. Diese Anbindungsform ist heute die Regel.

TI-as-a-Service (auch bekannt als “Managed TI”) ist die heute übliche Form der TI-Anbindung. Dabei steht der Konnektor nicht mehr (wie früher üblich) in der Praxis, sondern befindet sich in einem Rechenzentrum (“Konnektorfarm”) des TI-Anbieters. Der Zugriff auf den Rechenzentrums-Konnektor erfolgt über eine gesicherte Internetverbindung (“VPN-Tunnel”).

Für Psychotherapeuten bedeutet das: weniger Hardware vor Ort, keine Updates in Eigenregie und eine schnelle Lösung von Verbindungsproblemen.

Eine Konnektorfarm ist der Verbund vieler Konnektoren in einem Rechenzentrum. Dort werden die Geräte von Administratoren des TI-as-a-Service-Anbieters überwacht, verwaltet, aktualisiert und bei Bedarf ausgetauscht.

Der große Vorteil: Ein IT-Techniker muss für diese Tätigkeiten nicht mehr in die Praxis kommen.

Das TI-Gateway ist die neueste Anschluss-Variante an die Telematikinfrastruktur. Technisch funktioniert sie (wie TI-as-a-Service) über ein Rechenzentrum. Dort steht aber – statt vieler Einbox-Konnektoren – ein sogenannter “Highspeed-Konnektor”. Auf diesen können zahlreiche Praxen gleichzeitig zugreifen.

Der elektronischer Psychotherapeutenausweis (auch eHBA = elektronischer Heilberufsausweis) ist ebenfalls für einen funktionierenden TI-Anschluss nötig.

Er ist personenbezogen und weist Psychotherapeuten eindeutig als Behandler aus. Außerdem dient der ePtA bzw. eHBA zum elektronischen Signieren von Dokumenten. Der Antrag Ihres Psychotherapeutenausweises erfolgt bei der für Sie zuständigen Landeskammer.

Mehr Informationen rund um den ePtA, die Beantragung und Bestellung finden Sie in diesem PDF der Bundespsychotherapeutenkammer.

Wenn Sie bereits einen Therapeutenausweis beantragt haben, können Sie diesen bei unserem Partner medisign bestellen.

Die SMC-B (ausgeschrieben „Security Module Card – Typ B“) ist der elektronische Ausweis der Praxis. Der Institutionsausweis weist nach, dass der TI-Zugriff aus dieser Einrichtung erfolgen darf.

Jede Einrichtung, die an die TI angeschlossen ist, benötigt mindestens eine SMC-B – unabhängig davon, welche oder wie viele Psychotherapeuten dort tätig sind.

Eine SMC-B können Sie bei unserem Partner medisign beantragen.

Wichtig: Für die Beantragung des Institutionsausweises benötigen Sie zuerst Ihren Psychotherapeutenausweis. Vorher ist die Bestellung nicht möglich.

Um die für die TI nötigen Karten (elektronische Gesundheitskarte des Patienten, Institutionsausweis und Heilberufsausweis) zu lesen, benötigen psychotherapeutische Praxen ein TI-fähiges Kartenterminal. Das Kartenterminal ist über den Konnektor mit der Telematikinfrastruktur verbunden.

Jedes Kartenterminal wird mit einer sogenannten “gSMC-KT” geliefert. Das ist der Ausweis des Kartenterminals, der dauerhaft im Gerät verbleibt.

Welche Vorteile bietet die Telematikinfrastruktur für Psychotherapeuten?

Die Telematikinfrastruktur enthält zahlreiche Anwendungen, die die medizinische Versorgung zentralisieren und erleichtern sollen. Die bekanntesten Funktionen sind zum Beispiel die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder das E-Rezept.

Doch welche TI-Anwendungen sind eigentlich für Psychotherapeuten relevant und was genau sind die Vorteile?

Mit einer KIM-Adresse können Psychotherapeuten Befunde, Berichte oder Antragsunterlagen sicher und rechtsverbindlich digital versenden – zum Beispiel an Hausärzte, Kliniken oder Kostenträger.

Genau wie beim Versand von E-Mails hat jede Praxis eine oder mehrere KIM-Adressen. Der Versand kann dann entweder aus dem bereits genutzten E-Mail-Programm oder direkt aus der Praxissoftware geschehen.

KIM ist ein geprüfter und zertifizierter Kommunikationskanal, der Brief und Fax obsolet macht und eine sichere Alternative zu Telefonaten und unverschlüsselten E-Mails darstellt.

Die elektronische Patientenakte soll wichtige Behandlungsinformationen sektorenübergreifend bündeln, um eine effiziente und ganzheitliche Behandlung zu ermöglichen.

Für die Psychotherapie ist sie Chance und Herausforderung zugleich: Einerseits können dank der ePA relevante medizinische Informationen schneller zugänglich sein, andererseits ist ein sehr sensibler Umgang mit psychotherapeutischen Einträgen nötig.

In diesem Blogartikel haben wir die elektronische Patientenakte aus Sicht der Psychotherapie genau unter die Lupe genommen.

Der eMP enthält medikationsrelevante Informationen wie Allergien, Unverträglichkeiten und eingenommene Medikamente sowie deren Dosierungen.

Psychotherapeuten haben bei Einwilligung des Patienten Leserechte – etwa, um Wechselwirkungen und Risiken (z. B. bei Psychopharmaka) besser einschätzen zu können.

Unter dem “VSDM-Abgleich” versteht man die Prüfung und Aktualisierung der Versichertendaten, die auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) des Patienten hinterlegt sind.

Ist die eGK des Versicherten noch gültig? Stimmen Name und Adresse des Patienten? Solche und weitere Fragen lassen sich durch den Abgleich der VSDM-Daten klären.

Psychotherapeuten stellen damit sicher, dass die Stammdaten korrekt sind – und schützen sich so vor Abrechnungsfehlern und Regressen.

Der Notfalldatensatz befindet sich ebenfalls auf der eGK und ermöglicht Behandlern im medizinischen Notfall, direkt auf essenzielle Informationen wie Diagnosen, Medikamente, Allergien oder auch den Schwangerschaftsstatus zuzugreifen.

Grundlage für all diese Funktionen ist ein stabiler und komfortabler TI-Anschluss.

Mit RED telematik schaffen Sie eine stabile Basis für die Nutzung aller TI-Funktionen.

Lernen Sie RED telematik kennen!

Mit dem TI-as-a-Service-Anschluss der ersten Stunde nutzen Sie alle Vorteile der Telematikinfrastruktur – und zwar komplett ohne Zusatzkosten oder Technik-Verantwortung!

Technik & Betriebsmodelle: Wie und wo läuft die TI?

Mit dem nötigen Basiswissen und Verständnis für die wichtigsten Fachbegriffe wenden wir uns nun der Praxis zu. Der folgende Abschnitt beleuchtet die technischen Grundlagen und gängigen Betriebsmodelle der TI und zeigt, wie Anschluss, Nutzung und Betreuung ablaufen.

1. Entscheidung

Entscheiden Sie sich als Erstes für einen TI-Anbieter (z. B. RED). Dieser unterstützt Sie bei der weiteren Planung und Vorbereitung.

2. Vorbereitung des Anschlusses

Sorgen Sie dafür, dass alle nötigen Voraussetzungen erfüllt sind und Sie die nötige Soft- und Hardware besitzen. Für einen TI-Anschluss brauchen Sie:

  • einen Internetanschluss
  • einen Konnektor (in der Praxis oder im Rechenzentrum)
  • eine TI-fähige Praxissoftware
  • einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA)
  • einen Institutionsausweis (SMC-B)
  • ein TI-fähiges Kartenterminal (inkl. gSMC-KT)

3. Vereinbaren Sie einen Installationstermin

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Installation erfolgen. Das dauert in der Regel nur ein bis zwei Stunden. Je nach Anbieter und Komplexität erfolgt die Installation entweder remote (per Fernzugriff) oder es kommt ein Techniker in Ihre Praxis.

Der Zugang zur Telematikinfrastruktur erfolgt immer über einen Konnektor. Zu Beginn der Telematikinfrastruktur wurde das Gerät in der Praxis aufgebaut, wo Therapeuten und Ärzte sich selbst um Technik kümmern mussten.

Heutzutage erfolgt der Anschluss viel komfortabler: Der Konnektor befindet sich nicht mehr in der Praxis, sondern in einem sicheren Rechenzentrum (TI-as-a-Service). Statt Therapeuten kümmern sich dort Technik-Experten um die TI und tragen auch die Verantwortung für Updates, Wartungen und Co.

Dieser “konnektorlose” TI-Anschluss wird aktuell noch weiter ausgebaut: Mit dem sogenannten TI-Gateway werden nicht mehr viele “Einbox-Konnektoren” im Rechenzentrum betrieben, sondern ein moderner “Highspeed-Konnektor”, über den viele Praxen gleichzeitig sicher auf die TI zugreifen können.

Fazit: Auch wenn viele psychotherapeutische Praxen aus historischen Gründen noch einen Konnektor vor Ort besitzen, ist dieses Modell längst nicht mehr zeitgemäß.

Das ist auch der Grund, warum die meisten Therapeuten zu einem TI-as-a-Service-Anschluss wechseln. Bei Praxisneugründungen ist die “konnektorlose” Variante ohnehin längst der Standard.

Natürlich. Am einfachsten geht das, mit einer webbasierten Praxissoftware und einem TI-Anschluss im Rechenzentrum. Damit können Sie jederzeit wie gewohnt aus dem Homeffice weiterarbeiten und neben Dokumentations- und Verwaltungsaufgaben auch die KV-Abrechnung erledigen oder andere TI-Funktionen in Ihrer Praxissoftware nutzen.

Wenn Ihre Praxis nicht vollständig remote-fähig eingerichtet ist, ist Homeoffice nicht ohne weiteres möglich. Am besten sprechen Sie Ihren IT-Dienstleister sowie die Anbieter Ihres TI-Anschlusses und Ihrer Praxissoftware an. Es lässt sich sicher eine individuelle Lösung finden.

Wichtig: Auch im Homeoffice steht Vertraulichkeit an erster Stelle. Das mobile Arbeiten ist daher nur möglich, wenn alle rechtlichen und technischen Datenschutzanforderungen an die Therapie erfüllt bleiben.

Wie die allermeiste Technik läuft auch die TI nicht immer stabil. Störungen und Ausfälle sind leider nach wie vor Bestandteil der Telematikinfrastruktur.
Im Störungsfall ist eines der größten Probleme für Psychotherapeuten, schnell und kompetent Hilfe zu erhalten.

Denn: Fällt die TI aus, sind Technik oft nicht greifbar. Nicht selten schieben sich zudem PVS-Hersteller, TI-Anbieter und IT-Dienstleister gegenseitig die Verantwortung zu.

Um das zu vermeiden, haben sich zwei Prinzipien bewährt:

1. Cloudbetrieb statt Hardware in der Praxis

In der Cloud sind Ausfälle seltener und die Probleme werden schneller gelöst. Eine webbasierte Praxissoftware und ein TI-Anschluss im Rechenzentrum schonen also Ihre Nerven, denn:

  • Hochqualifizierte Techniker kümmern sich um den laufenden Betrieb.
  • Redundante Systeme (bei RED z. B. mehrere, räumlich getrennte Rechenzentren) sorgen für hohe Ausfallsicherheit.
  • Technische Sicherheits- und Prüfsysteme verhindern Probleme ganz automatisch.
  • Die Systeme werden 24/7 überwacht. Probleme fallen also in der Regel auf (und können behoben werden), bevor die Nutzer diese bemerken.
  • Häufig liegt die Ursache für IT-Probleme in der Systemkonfiguration der Praxis selbst. Dieses Risiko wird mit Cloud-Systemen deutlich reduziert.
  • Im Ernstfall müssen Sie nicht warten, bis ein Techniker vorbeikommt. Erfahrene Administratoren sind immer vor Ort und können direkt mit der Problemlösung beginnen.

Wenn Sie mehr über die Vorteile von cloudbasierter Praxissoftware erfahren wollen, empfehlen wir Ihnen unseren ausführlichen Hintergrund-Artikel.

2. Zentraler Ansprechpartner

In der Praxis hat es sich bewährt, die Technik auf möglichst wenige Parteien aufzuteilen – sprich: TI-Anschluss, Praxissoftware und sonstige Technik vom selben Anbieter zu nutzen.

So kümmert sich im Störungsfall eine zentrale Support-Hotline um alle Fragen und Sie vermeiden es, zwischen verschiedenen Stellen zu vermitteln.

Unser Anspruch bei RED ist es, Sie von allen Technik-Sorgen zu befreien!

Deshalb bieten wir Ihnen ein umfassendes IT-Gesamtpaket an, das alles abdeckt, was Sie für Ihre Praxis brauchen:

  • Cloudbasierte Psychotherapie-Software (inkl. Videotherapie)
  • Konnektorloser TIaaS-Anschluss (inkl. KIM-Adresse)
  • Sichere Hardware-Firewall für den Schutz Ihrer Patientendaten

Das Beste: Die monatlichen Kosten für das Paket sind vollständig von der TI-Erstattung gedeckt!

Die meisten Funktionen Ihrer Praxissoftware funktionieren auch ohne einen TI-Anschluss. Sie können Sitzungen protokollieren, Berichte schreiben, Termine koordinieren und brauchen dafür keine Verbindung zur Telematikinfrastruktur.

Allerdings gibt es auch viele Funktionen in der Praxissoftware, die eine TI-Verbindung voraussetzen. Zum Beispiel:

  • Wenn Sie einen Patienten erfassen wollen, können Sie das durch das Stecken der Gesundheitskarte tun. Dahinter steckt der VDSM-Abgleich, der die Daten von der eGK direkt in Ihre Software spielt.
  • Wenn Sie in die ePA eines Patienten blicken oder dort Daten hochladen wollen, ist ein TI-Anschluss nötig.
  • Wenn Sie Ihre Abrechnungsdatei an die KV übermitteln wollen, benötigen Sie dafür eine TI-Verbindung und einen gültigen KIM-Anschluss.

Selbstverständlich! Ein solcher Simultan-Wechsel ist tatsächlich keine Seltenheit. Der Umfang der beiden Wechsel ist allerdings sehr unterschiedlich: 

Wenn alle notwendigen Vorbereitungen getroffen sind, dauert der TI-Wechsel nur wenige Stunden. Der Wechsel der Praxissoftware hingegen ist komplexer. Daten müssen migriert, neue Prozesse erlernt und Mitarbeiter geschult werden. Nicht selten werden Alt- und Neusystem daher einige Wochen parallel betrieben, bis alle Prozesse glatt laufen.

Wichtig ist in beiden Fällen, dass der Wechsel gut geplant ist. Ein guter Zeitpunkt ist zum Beispiel direkt nach Abschluss der Quartalsabrechnung. So haben Sie keinen Stress und reduzieren das Risiko für Abrechnungsfehler und Verdienstausfälle auf ein Minimum.

Übrigens: Viele Psychotherapeuten nutzen zum Beispiel den Ablauf ihres Konnektors, um Praxissoftware und TI in einem Schritt zu modernisieren. Gleichzeitige Wechsel von PVS und TI-Anschluss haben wir deshalb schon häufig begleitet.

Lebenszyklus der TI: Einstieg, Wechsel, Fristen

Die Telematikinfrastruktur ist kein einmaliges Projekt, sondern erfordert immer wieder Ihre Aufmerksamkeit. Ob Praxisstart, Übernahme, Softwarewechsel oder auslaufende Zertifikate: Dieser Abschnitt zeigt, wann Sie aktiv werden sollten – und was in der jeweiligen Situation zu tun ist.

Typische Anlässe, um sich mit der Telematikinfrastruktur zu befassen, sind:

1. Praxisgründung / Zulassungsstart

Wer neu in die vertragspsychotherapeutische Versorgung startet, muss den TI-Anschluss von Anfang an einplanen, um die gesetzliche Pflicht zu erfüllen und eine reibungslose KV-Abrechnung zu sichern.

2. Ablauf von Konnektor-Zertifikaten

In vielen Psychotherapie-Praxen stehen noch immer alte Einbox-Konnektoren. Diese verlieren fünf Jahre nach der Produktion ihre Funktion, da Sicherheitszertifikate ablaufen. Eine Situation, die viele Praxen nutzen, um den TI-Anschluss zu modernisieren.

Mehr über die Hintergründe zum Konnektor-Ablauf erfahren Sie hier.

3. Praxissoftware-Wechsel

Die meisten Psychotherapeuten beziehen PVS und TI-Anschluss vom selben Anbieter. Wer seine Praxissoftware wechselt, sollte auch darüber nachdenken, mit der TI zum neuen Anbieter zu wechseln – etwa um Abläufe zu vereinfachen, Zuständigkeiten zu bündeln oder technisch zukunftssicher aufgestellt zu sein.

Insgesamt ist eine gute Planung mit ausreichend Vorlaufzeit essentiell – ganz besonders bei TI-Neulingen.

Denn: Wer sich rechtzeitig mit dem TI-Anschluss befasst, verschafft sich den notwendigen zeitlichen Spielraum, um den Einstieg strukturiert und ohne Zeitdruck vorzubereiten:

  • Angebote in Ruhe vergleichen & passenden Anbieter wählen
  • Notwendige Anträge, Bestellungen und Anschaffungen erledigen (Achtung: Der Antrag von eHBA und SMC-B kann mitunter mehrere Wochen dauern!)
  • Ausreichende Testläufe durchführen und interne Abläufe optimieren, bis es ernst wird (Stichwort: KV-Abrechnung)

Wenn das Zertifikat Ihres Konnektors ausläuft, haben Sie in der Regel drei Möglichkeiten:

1. Neuen Einbox-Konnektor kaufen

Technisch (noch!) möglich, aber nicht sinnvoll, da sie damit auf ein Auslaufmodell setzen. Es werden keine neuen Geräte mehr produziert und der klassische Konnektor wird bald abgeschafft.

2. Zertifikatsverlängerung per Softwareupdate

Bei einigen Geräten ist eine Verlängerung der Konnektor-Zertifikate möglich. Das löst das Problem allerdings nicht, sondern schiebt es nur auf die lange Bank. In der Zwischenzeit haben Sie weiterhin die volle Verantwortung für die Technik.

3. Wechsel ins Rechenzentrum

Mit einem Wechsel zu TI-as-a-Service, werden Sie nicht nur Ihren Konnektor, sondern auch Ihre TI-Verantwortung los. Gleichzeitig sind Sie so für die Zukunft perfekt aufgestellt! Hier finden Sie mehr Informationen dazu.

Für viele psychotherapeutische Praxen ist der Zertifikatsablauf die ideale Gelegenheit, um nicht nur Konnektor und TI, sondern auch die Praxissoftware grundsätzlich neu zu denken.

Falls Sie auch Verbesserungsbedarf bei Ihrer Praxis-IT sehen, lohnt sich ein Blick auf das All-in-One-Paket von RED.

Neben dem TI-as-a-Service-Anschluss RED telematik ist darin die Psychotherapie-Software RED medical (inkl. Videosprechstunde), eine Hardware-Firewall und ein KIM-Anschluss enthalten.

Wichtig ist, dass Sie sich genügend Vorlauf einplanen. Denn so haben Sie Zeit, das Thema ruhig und geordnet anzugehen, die nötigen Anträge anzustoßen, die erforderliche Hardware zu beschaffen und die Anbindung ausführlich zu testen, bevor die erste KV-Abrechnung ansteht.

Diese Schritte stehen für Sie als Praxisgründer an:

  1. Entscheiden Sie sich als Erstes für einen TI-Anbieter. Dieser kann Ihnen im weiteren Verlauf bei Fragen weiterhelfen.
  2. Beantragen und bestellen Sie Ihren elektronischen Psychotherapeutenausweis (ePtA)
  3. Beantragen und bestellen Sie Ihren Institutionsausweis (SMC-B). Achtung: Dafür benötigen Sie bereits Ihren ePtA.

Sobald alle Karten vorliegen, kann der TI-Anschluss erfolgen. Die nötige Hardware (Kartenterminals, Firewall) bekommen Sie in der Regel direkt von Ihrem TI-Anbieter.

Wenn der TI-Anschluss dann steht, können Sie dann Ihre TI-Erstattung beantragen und erhalten die Kosten für die TI-Anbindung von Ihrer KV zurück.

Wenn Sie eine Praxis übernehmen, sollten Sie als Erstes abklären: Besteht bereits ein TI-Anschluss?

Wenn es noch keinen TI-Anschluss gibt, sollten Sie die Anbindung als integralen Bestandteil des Übernahmeprozesses verstehen (siehe vorheriger Abschnitt zur Praxisgründung).

Gibt es schon einen TI-Anschluss, dann geht es an die Bestandsaufnahme:

  • Welche TI-Komponenten (Konnektor, Kartenterminals) liegen vor und können übernommen werden?
  • Wie ist die Restlaufzeit der bestehenden Hardware (Konnektoren, gSMC-KT)?
  • Welche Komponenten werden zusätzlich benötigt (z.B. eHBA, SMC-B)?

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie sich entscheiden, ob Sie den bestehenden Vertrag übernehmen oder lieber den Anbieter wechseln wollen.

Unsere Empfehlung: Wenn ein Anschluss via Vor-Ort-Konnektor vorliegt, lohnt sich in der Regel der Wechsel zu TI-as-a-Service.

Am besten sollten Sie sich genügend Zeit einplanen, um die TI-Verbindung zu testen, bevor die erste KV-Abrechnung ansteht. Vergessen Sie außerdem nicht, die TI-Erstattung zu beantragen, sobald der Anschluss steht. So bekommen Sie die Kosten für die TI-Anbindung von der GKV zurück.

Kosten & Erstattung der Telematikinfrastruktur

Die Kosten der Telematikinfrastruktur wirken oft unübersichtlich: laufende Gebühren, einmalige Anschaffungen und dazu die Frage, wer für diese Kosten aufkommt. Im Folgenden werfen wir deshalb einen Blick in auf den finanziellen Aspekt der TI-Anbindung und zeigen Ihnen, wie Sie der TI-Pflicht möglichst wirtschaftlich nachkommen. Im besten Fall bekommen sie nämlich alle Kosten erstattet!

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Kosten für die TI-Anbindung sind von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Oft wird der TI-Anschluss gemeinsam mit der Praxissoftware verkauft oder die Kosten variieren je nach Vertragslaufzeit.

Üblich ist jedoch eine monatliche Servicegebühr, die meist innerhalb des Erstattungsrahmens liegt.

Das bedeutet: Sie können sich die Kosten von den Kassen wieder zurückholen.

Hinzu kommen bei der Erstausstattung zusätzlich Einmalkosten für die benötigte Hardware. Dazu zählen der ePtA, die SMC-B, mindestens ein Kartenterminal sowie der Konnektor (entfällt bei TI-as-a-Service).

Übrigens: Bei RED bekommen Sie für die TI-Erstattungspauschale nicht nur den TI-Anschluss, sondern Ihre gesamte Praxis-Ausstattung (bestehend aus TI-as-a-Service-Anschluss, KIM-Dienst, Praxissoftware, Videosprechstunde und Hardware-Firewall).

Die TI verursacht laufende Kosten (Anschluss, Betrieb, Support, ggf. Firewall). Dem gegenüber steht die TI-Pauschale, die Praxen entlasten soll, indem die Kosten refinanziert werden.

  • Seit Juli 2023 wird diese Erstattungspauschale monatlich ausgezahlt.
  • Die Höhe der Pauschale hängt u. a. von der Praxisgröße (Anzahl der Behandler) ab.
  • Fehlt eine geforderte Anwendung oder Komponente, wird die Pauschale halbiert. Fehlen mehr als zwei, entfällt sie komplett. Hier finden Sie eine Liste der geforderten Anwendungen.
  • Die Pauschale soll sowohl Hardware (Konnektoren, Kartenterminals, Karten) als auch Betriebskosten (z. B. im Rahmen von TI-as-a-Service) abdecken.
  • Wenn Sie die TI-Ausstattung nicht vorweisen können, wird keine Pauschale ausgezahlt. Stattdessen drohen sogar Honorarkürzungen.

Die Höhe der TI-Pauschale haben wir in diesem Artikel für alle Fachgruppen (auch für Psychotherapeuten) übersichtlich aufgeschlüsselt.

Die Erstattungspauschalen für die Telematikinfrastruktur können Psychotherapeuten digital über das GKV-Antragsportal beantragen – und zwar im selben Quartal, in dem auch der Anschluss erfolgt ist. Verpassen Sie die Deadline, erhalten Sie erst im nächsten Quartal eine Erstattung.

Gerade bei Installationen kurz vor Quartalsende sollten Sie diese Frist also im Blick haben.

1. Voraussetzungen erfüllen

Um die Erstattung zu erhalten, benötigen Sie einen TI-Anschluss und müssen nachweisen, dass Sie alle relevanten TI-Funktionen (ePA, KIM & Co) zumindest technisch nutzen können.

2. Registrierung im GKV-Antragsportal

Für die Beantragung der TI-Pauschale ist ein Nutzerkonto im GKV-Antragsportal erforderlich.

3. Antrag stellen

Wählen Sie in der Antragsübersicht das Thema “Telematikinfrastruktur” aus und starten Sie die Beantragung. Geben Sie an, welche Pauschale Ihnen zusteht und wann Sie an die Telematikinfrastruktur angeschlossen wurden.

Achtung: Beantragen Sie die Erstattung unbedingt im selben Quartal, in dem auch der Anschluss erfolgt ist, um die Erstattung zu erhalten.

4. Nachweise hochladen

Jetzt müssen Sie die sogenannte “Eigenerklärung” ausfüllen. Dort weisen Sie nach, dass Sie die erforderliche Technik für die TI in der Praxis installiert haben. Diese Angaben sind Teil der Eigenerklärung:

  • Name und Adresse der Praxis
  • TI-Startdatum
  • Telematik-ID Ihres Praxisausweises
  • Verwendete Konnektor- und KIM-Version
  • “Mitteilung über den Zeitpunkt der ersten Nutzung” (ein Schreiben, das Ihnen Ihr TI-Anbieter zur Verfügung stellt)

Fertig! Das war es schon.

Die Auszahlung erfolgt dann ab dem nächsten Quartal – und zwar in der Regel ab dem 15. des Monats. Ist der Antrag unvollständig oder fehlen Nachweise, verschiebt sich die Auszahlung laut Vereinbarung um ein Quartal.

Der richtige TI-Anschluss für Psychotherapeuten

Psychotherapeutische Praxen arbeiten meist allein oder in kleinen Teams. Ein voller Terminkalender und lange Wartelisten lassen kaum Raum, sich zusätzlich mit komplexer Technik zu beschäftigen – und externe IT-Mitarbeiter sind nicht nur teuer, sondern müssen auch koordiniert werden.

Deshalb brauchen Psychotherapeuten eine TI-Lösung…

  • von einem erfahrenen Anbieter.
  • bei der sie sich nicht um die Technik kümmern müssen.
  • mit planbaren Kosten innerhalb der TI-Erstattung.

Diese Lösung ist RED telematik – der TI-as-a-Service-Anschluss der ersten Stunde!

Ihre Vorteile mit RED telematik

 

Schaubild zum TI-Anschluss von RED telematik für Psychotherapeuten mit ausgelagertem Konnektor im Rechenzentrum

Die Mission von RED war es schon immer, Therapeuten und Mediziner von komplexer Technik zu befreien. Für uns stand deshalb schon zu Beginn der Telematikinfrastruktur im Jahr 2018 fest: Der Konnektor gehört ins Rechenzentrum – nicht in die Praxis! TI-as-a-Service war geboren.

Seitdem haben wir RED telematik kontinuierlich weiterentwickelt und optimiert. Heute vertrauen weit über 3.000 Kunden auf unseren TI-Anschluss im Rechenzentrum.

Mit der Abschaffung des klassischen Konnektors und der Einführung des TI-Gateways wurde die konnektorlose TI-Anbindung 2025 endlich zum Branchen-Standard. Bei RED ist dieses Prinzip seit Jahren gelebte Praxis: stabil, skalierbar und konsequent auf Entlastung der Praxis ausgelegt.

Wir finden, Therapeuten sollten sich blind auf ihren IT-Partner verlassen können. Deshalb stehen Vertrauen, Fairness und maximale Transparenz für uns an erster Stelle.

Bei RED telematik erwartet Sie:
faire Vertragslaufzeiten und attraktive Rabatte (z. B. für Partner & Verbandsmitglieder)

eine kostenfreie Installation ohne versteckte Zusatzpakete

planbare Kosten innerhalb der TI-Erstattung. Sie zahlen also effektiv nichts für ihren TI-Anschluss.

RED steht für Partnerschaft auf Augenhöhe! Deshalb bieten wir Ihnen eine TI-Lösung, die sich nicht nur technisch bewährt, sondern sich auch wirtschaftlich gut anfühlt – ganz ohne Überraschungen!

Konnektor, Wartung, Updates: Mit RED telematik müssen Sie sich um nichts davon kümmern! Stattdessen geben Sie die Verantwortung für den TI-Anschluss vollständig in die Hände von erfahrenen Experten.

Wir übernehmen die gesamte Technik für Sie. Unser 24/7-Monitoring sorgt dafür, dass Auffälligkeiten früh erkannt werden und unsere Administratoren im Rechenzentrum direkt eingreifen können. So sind Störungen in der Regel behoben, noch bevor Sie davon überhaupt etwas mitbekommen.

Dabei denken wir bewusst ganzheitlich. Neben der Telematikinfrastruktur bieten wir viele weitere Bestandteile einer modernen Praxis-IT an – von der Praxissoftware über die Videosprechstunde bis zur IT-Sicherheit.

Übrigens: In unserem Gesamtpaket für Psychotherapeuten sind all diese Lösungen kombiniert – für einen monatlichen Preis innerhalb der TI-Erstattung.

Mehr als nur TI: Praxis-IT muss ineinander greifen!

Die Telematikinfrastruktur ist wie ein einzelnes Werkzeug: Essenziell für bestimmte Anforderungen (wie die KV-Abrechnung oder die ePA), aber nicht die Lösung für jede Aufgabe.

Nur wenn die gesamte Praxis-IT als stimmiges System aufgebaut ist, läuft der Alltag wirklich rund. Dann werden digitale Prozesse zur Entlastung, statt zusätzliche Arbeit zu verursachen.

Deshalb bietet RED nicht nur einen TI-Anschluss an, sondern ein IT-Gesamtpaket für Psychotherapeuten, bei dem alle Komponenten ineinander greifen und zentral betreut werden.

Und das Beste: Dank der TI-Erstattung ist diese Praxis-Ausstattung für Psychotherapeuten fast kostenneutral!

Das RED IT-Komplettpaket für Psychotherapeuten

Illustration des RED All-in-One-Pakets für Psychotherapeuten mit Praxissoftware, TI-Anschluss, Videosprechstunde, KIM und Firewall.

Mit RED telematik erfüllen Sie Ihre gesetzliche TI-Pflicht ganz ohne Technik-Stress und schaffen die technische Basis für die TI-Funktionen, wie die KV-Abrechnung und die elektronische Patientenakte.

RED medical ist unsere webbasierte Praxissoftware. Sie erlaubt Ihnen die Nutzung aller TI-Funktionen. Darüber hinaus ermöglicht sie Ihnen eine effiziente Praxis- und Terminverwaltung, kinderleichte Dokumentation mit zahlreichen Eingabehilfen und eine stressfreie Abrechnung von Privat- und Kassenpatienten – und das alles nicht nur in Ihrer Praxis, sondern auch von zu Hause oder unterwegs. Alles, was Sie dafür brauchen, ist eine Internetverbindung!

Mit in RED medical integriert ist unsere Videosprechstunden-Lösung RED connect – Deutschlands führende Videosprechstunde mit über 75.000 Nutzern. Führen Sie unbegrenzt viele Termine durch, egal ob Einzeltherapie, Supervision oder Gruppengespräch und nutzen Sie zahlreiche Komfort-Funktionen, wie automatischen Termineinladungen.

Mit dem KIM-Anschluss von RED kommunizieren Sie schnell und datenschutzkonform mit Ihren Kolleginnen und Kollegen.

Mit der Praxis-Firewall RED protect erfüllen Sie die KBV-Pflicht einer geeigneten Hardwarefirewall und schützen sich zuverlässig vor Hackerangriffen und Cyber-Bedrohungen. Ihre Patientendaten sind dadurch stets sicher.

Und der zentrale Vorteil: Sie haben einen Ansprechpartner, der Sie rund um die gesamte Praxis-IT unterstützt!

Annika Götz ist Vertriebsleiterin bei RED und berät Psychotherapeuten zur RED medical Praxissoftware.

Jetzt beraten lassen!

In einer persönlichen Beratung zeigen wir Ihnen, wie Praxissoftware, TI-Anschluss und weitere IT-Bausteine auch in Ihrer Praxis perfekt zusammenspielen können!

Annika Götz ist Vertriebsleiterin bei RED und berät Psychotherapeuten zur RED medical Praxissoftware.

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Über den Autor

Georg Kirbis schreibt für RED über digitale Prozesse und Anforderungen in Psychotherapie-Praxen. Zu seinem Fachbereich gehören u. a. die Themen Telematikinfrastruktur, TI-as-a-Service, TI-Gateway und TI-Finanzierung.

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